ICT-beheer met Asana

Notulen maken? Actielijsten bijhouden? Nee hoor, dat kan anders: papiervrij, efficiënt — en lollig :)

Wat is het?

Asana is een todo-lijst met een glimlach — en bijzonder dikke spierballen. Op het eerste gezicht lijkt het weer één van die onschuldige takenlijstprogramma’s die je binnen proberen te slepen om vervolgens de leukste dingen achter een betaalmuur te verstoppen, maar niets is echter minder waar: je kunt het programma ten volste gebruiken en alleen wanneer je heel veel meer extra opties wilt (méér projecten, méér statistieken, méér gebruikers) dan kom je de noodzaak van de pro-versie tegen.

Het programma werkt met taken die je kunt groeperen in projecten en daarnaast kunt voorzien van tags. Verder kun je aan de projecten, taken en los van beiden chats creëren waarmee je binnen de betreffende relevante context kunt communiceren met je teamgenoten.

De how-to is bijzonder compleet en voelt bijna aan als een ELO waarin je logisch en gemakkelijk de stappen maakt die je tot het gewenste inzicht brengen.

Wie gebruiken het?

Bij ons op school wordt Asana op dit moment gebruikt door de ICT-commissie, bestaande uit:

  • systeembeheerder;
  • ICT-coördinator;
  • stagiaire(s).

Hoe gebruiken wij het?

Vroeger werkten we met actielijsten die we iedere week bijwerkten en vervolgens als PDF opsloegen.

Vergaderingen duurden toen zo tussen de 45 en 60 minuten per week. Daarnaast moest de actielijst steeds bijgewerkt, opgeslagen en verspreid. Natuurlijk moest de actielijst — indien nodig — tussentijds ook nog bijgewerkt worden. Al met al een behoorlijke administratie.

Met Asana is dat anders. Per vergadering lopen we alle taken langs waarbij we ons richten op de zaken waar we meteen iets mee kunnen, waar iets bij veranderd is of die we kunnen afvinken. Alles waar we niets mee kunnen verplaatsen we naar een toepasselijke lange termijn context.

We hebben één standaard project (TODO) waarin we alle actuele losstaande zaken onderbrengen en alle zaken die we willen volgen, maar die niet perse opgelost hoeven te worden (uitfasering flash en invoer html5, wat doet Google, etc. etc.).

Verder groeperen we alle lopende zaken die hetzelfde thema hebben in een eigen project (bijvoorbeeld: BYOD, hardware/software, lopende schoolprojecten, SCCM, etc.).

Binnen elk project kun je secties aanbrengen, bijvoorbeeld op basis van prioriteit of status (afwachten, etc.) waardoor je overzicht houdt binnen je project.

Door slim te taggen kun je zelfs op een Getting Things Done-achtige manier taken wegwerken. Ik gebruik de tag ‘LMT’ om alle taken te bundelen die ik moet meenemen naar het zeswekelijkse overleg met het LMT en het hoofd ICT van onze stichting. Op die manier zijn alle partijen vanuit één plek altijd actueel geïnformeerd.

Verder zit er bij Asana een hele goede app waardoor je een groot deel van de taken tijd- en plaatsonafhankelijk kunt afvinken — waarbij alle betrokken personen direct op de hoogte worden gebracht.

Op die manier is een groot deel van het administratieve werk meteen gedaan met als gevolg dat ons wekelijks operationeel overleg nu tussen de 30 en maximaal 45 minuten kost.

En wanneer door omstandigheden het overleg eens niet kan doorgaan dan is en blijft iedereen toch op de hoogte. Vaak lukt het toch om los van elkaar een kwartiertje vrij te maken om Asana bij te werken, waardoor er ondanks het ontbreken van het gezamenlijke moment er toch een hoop wordt afgevinkt of geüpdatet.

Wat zijn de voordelen?

Tijdwinst: vroeger liepen we alle punten op de actielijst langs en verstuurde ik steeds een bijgewerkte versie als PDF naar alle betrokkenen. Nu vallen punten onderweg van de lijst (done = done) en kunnen we langlopende zaken onderbrengen in een lijstje met ‘zaken voor later’ (bij ons: ‘Het land van ooit’).

Ad hoc: je kunt tijdens de vergadering makkelijk nieuwe taken maken en direct onderbrengen en toewijzen. Mocht een taak te lang blijven hangen dan kun je hem zo aan iemand anders geven, aanpassen, verplaatsen of verwijderen.

Ticketing: omdat elk project z’n eigen e-mailadres heeft kun je als teamlid taken via de mail het project insturen. Dat betekent dat je Asana zelfs als ticketsysteem zou kunnen inzetten (iets waar we waarschijnlijk volgend schooljaar verder mee aan de slag gaan).

Overzicht: door alle relevante issues vanuit de mail een plek in Asana te geven, blijft alle informatie en data bij elkaar. Geen gezoek meer in je mailbox naar dat ene mailtje met belangrijke info. Is een project rond of moet een betrokkene geïnformeerd worden dan heb je alle status updates en actuele informatie binnen handbereik.

Humor: wanneer je ‘lekker bezig bent’ en een hoop taken afvinkt dan kan het zijn dat er ineens een eenhoorn door je scherm vliegt. Sinds kort zijn daar nog een paar fantastische dieren bijgekomen, elk met hun eigen specifieke mysterieuze thema (langliggende taken krijgen een yeti, bijvoorbeeld).
NB: deze optie moet je wel aanzetten in de settings, wij vonden het meteen al briljant en vooral bij het inwerken van stagiaires brengt deze aanpak een hoop verluchting en een gezonde competitiedrang.

Dus:

Wanneer je in je operationeel overleg en de wijze van samenwerken met de verschillende belanghebbende partijen binnen je school een fikse efficiëntieslag wilt maken, probeer Asana dan eens uit. Ook al kies je niet voor dit programma (maar bijvoorbeeld voor Trello, Slack, Evernote of JIRA), het op deze manier kijken naar het organiseren van je schoolse ICT-zaken zal je werk sowieso in een stroomversnelling brengen. Proberen!

--

--

--

Innovatie, onderwijs, ontwikkeling. https://www.linkedin.com/in/mellekramer

Love podcasts or audiobooks? Learn on the go with our new app.

Get the Medium app

A button that says 'Download on the App Store', and if clicked it will lead you to the iOS App store
A button that says 'Get it on, Google Play', and if clicked it will lead you to the Google Play store
Melle Kramer

Melle Kramer

Innovatie, onderwijs, ontwikkeling. https://www.linkedin.com/in/mellekramer

More from Medium

Using Data to Motivate the Post-Novice Lifter

OFAC Checker: Best OFAC checking tool to ensure your compliance

💥New Release — Hardcoin Landing Page Redesign

How To Shave Your Head Bald And Still Look Good