職場人必備的數位筆記本 — OneNote 情境應用

前一篇簡單介紹 OneNote 以及十大不藏私密技，這一篇主要是跟大家分享身為一個資訊工作者，如何將 OneNote 應用在日常工作中。

OneNote 對我而言是一個數位秘書的概念，無論是個人的工作待辦清單、參與大小會議的紀錄、專案進度、長期的年度計劃，或者靈機乍現的隨筆，和工作相關的大小事基本上都仰賴 OneNote，以下分享一些個人應用情境。

基本上每一個年度我都會建立一本新的筆記本，這樣能夠比較有系統的整理搜尋資料，也可以每一個年度 reset(到年底太亂的話直接砍掉重練的概念)，每本筆記本大致上會分成下列章節：

1. 個人工作清單

就是便利貼工作清單的概念囉，會依照區塊分成當天一定要處理的，當天需要處理的又分成可於<零碎時間>完成或交辦的以及需要<整段時間>思考規劃的。

<零碎時間>的工作都是十分鐘內可以完成的，包含回信、需要交辦給他人的工作等，可於會議間零碎的時間完成或交辦出去讓團隊其他人可以同步進行，不將工作卡在自己的手上。<整段時間>規劃的工作事項列出最重要的，不超過三筆，超過很難完成然後就會越積越長，通常這塊會包含活動規劃、部門績效 review 報告、以及研讀產品等，需要一氣呵成才能夠有效率完成的工作，以小時為單位。

運用 OneNote 待辦事項標籤的功能，任務達成就打個 V。如果每天都能按照計畫完成就太美好啦，畢竟我的工作性質常常會有臨時會議或緊急事件，通常都是能達成八成就很不錯了~所以下班前會再檢視一下當天的工作狀況，將未完成的以及當天新增的任務整理成隔天的工作待辦清單。

2. 會議筆記

會議筆記主要會分兩種類型，自己看的以及團隊共用的。自己看的會議紀錄獨立成一個節，每一次的會議紀錄按照日期+會議主題排序，

或者也可以運用 Outlook 與 OneNote 結合的會議記錄功能，選擇指定的筆記本路徑，就會匯到指定的章節頁面，並且會自動帶入會議相關訊息，包含時間地點、會議邀請訊息以及參與者。如果想要從 OneNote 回到 Outlook 看原始訊息，OneNote 也會有一個 "連結至 Outlook 項目" 的選項，可以點開原始信件。同是 Office 家族成員的就是有這個好處。

除了日常會議之外，參與大型產品功能發表會研討會的時候，OneNote 也很好用，可以搭配"職場人必備的數位筆記本 — OneNote!"中介紹的 Office Lens擷取會場投影片直接插入筆記本。

如果是與團隊共用，可以設定筆記本的權限，運用在部門週會紀錄、業績追蹤等，主要是讓所有人的資訊有所本，修改討論都在同一個平台上，而不會各說各話。我們的產品行銷部門就有一本共用的筆記本，每周進行部門會議時，直接打開投影，一筆一筆確認進度以及工作分配，避免掉球。

3. 專案進度追蹤

還不認識 OneNote 之前，會運用 Excel 做專案進度追蹤，不過有時候需要插入各種檔案截圖、或者搜尋時，就會需要耗費較多的時間。運用 OneNote ，可以把專案單獨建立成一個章節，將不同的專案分成不同的頁面，相關的資訊也都可以再建立子頁面，平時不用的時候可以折疊起來頁面看起來不會這麼雜亂。我自己是習慣將不同的活動專案建立不同的頁面，相關的發想或者是市場資訊丟進去，如果是業務的話就可以按照不同的客戶建檔追蹤，作為個人的客戶關係管理幫手。

4. 新知特輯

SaaS 訂閱服務的的特色就是更新速度非常快，和以前三年一大更新的年代不太一樣。這本筆記本主要蒐集重要但不急的新知訊息，包含公司產品更新資訊、競品資訊、產業資訊、市場報告等，需要專注的時間閱讀，放在信箱裡面可能會不小心躺到過期的資訊，目標是每周(雖然常常不小心是每個月)去瀏覽的資訊，基本上就是一個個人圖書館的概念囉~

另外，如果是擷取網頁資訊的話，OneNote 也會自動記錄網址來源，方便之後回顧完整資訊。

5. 雜記隨筆

這部分就是很 freestyle 的筆記，屬於一個暫存區的概念，靈光乍現擔憂稍縱即逝的時候快速記錄下來，以前也會用手寫紀錄不過下場就是不知道記到哪裡去……例如部落格動工這件事情很久以前就有這個想法，有一些主題 idea 的時候就記下來，真正開始動工的時候組織架構即可，不必重新尋找素材。

以上主要是個人使用的分享，如果是一對多的資訊佈達，我們最常用的情境就是年度開始，總部將年度方向、Program 執行細節、KPI 設定的邏輯、各區域注意事項等，直接分享一整本筆記本，是一個 playbook 劇本的概念，分公司要按表操課華麗登場囉。

怎麼開始使用 OneNote？

OneNote 桌機版：基本上電腦裡有 Office Suite 就有，OneNote 已經存在15年囉，搜看看你的電腦吧！

OneNote Windows App版：使用 Windows 的朋友可於市集免費下載，功能較桌機版少，登入微軟帳號後可同步儲存於 OneDrive 雲端空間，免費空間有 5G，傳送門

OneNote Mobile 手機版：以行動為主，支援 iOS/andorid/Windows Phone 各主要平台，一樣可以免費下載，登入微軟帳號有 5GB 的 OneDrive 免費雲端空間。

功能的完整性就是由上而下遞減囉，根據不同的平台有不同的設計。上面介紹的功能都是以桌機版為主。

操作的部分基本上蠻直觀的，打開 OneNote 新增一本筆記本也會有內建入門操作介紹如下。

更多影片教學可以參考官方教學影片囉<傳送門由此去>

快載來試試吧～