5 razones por las que la mensajería instantánea es mejor que el e-mail para tu empresa

En enero de 2016 el número de usuarios de herramientas de mensajería instantánea como Whatsapp y Telegram superó al número de usuarios de redes sociales como Facebook, Instagram y Twitter. Esto ocurrió porque las conexiones Wi-Fi y 4G (y superiores) ya están disponibles en la mayoría de los países y porque los usuarios han aceptado la posibilidad de tener conversaciones gratuitas con amigos, familiares y compañeros de trabajo, tanto en personales como grupales.

Sin embargo, la mensajería instantánea no se ha extendido tanto en el entorno laboral como en nuestra vida personal por tres razones principales:

Las soluciones de mensajería instantánea inicialmente no fueron diseñadas como soluciones de comunicación empresarial
Las empresas han utilizado el correo electrónico como su principal canal de comunicación desde hace décadas y cambiar este hábito es complicado
Soluciones tecnológicas fiables y escalables de mensajería instantánea para empresas no han estado disponibles hasta hace poco tiempo

No obstante, las soluciones de mensajería instantánea para la empresa son, sin lugar a dudas, la mejor forma de comunicación para el trabajo. El e-mail era muy útil y durante décadas ha cubierto las necesidades de las empresas, pero los tiempos modernos y las nuevas formas de trabajo exigen que todo tipo de empresas (multinacionales incluidas) den un paso adelante y comiencen a utilizar a nuevas y mejores soluciones construidas en torno al concepto de mensajería instantánea con el fin de mejorar las comunicaciones internas en el siglo XXI.

A continuación analizamos 5 razones por las que la mensajería instantánea es mejor que el e-mail para tu empresa:

1.Presencia:

Puedes ver quién está conectado, entablar una conversación en tiempo real con los miembros de tu equipo, resolver problemas y tomar decisiones en cuestión de segundos en lugar de esperar una respuesta por correo electrónico que puede tardar días en llegar o, peor aún, cadenas de correo electrónico que se eternizan.

2.Estructura:

Puedes configurar tus comunicaciones en canales o conversaciones, persona a persona o en grupos públicos o privados, en base a la forma de trabajo de cada organización. Es la empresa la que decide si desea organizar sus canales de comunicación por región, unidad de negocio, departamento, proyecto o cliente. En definitiva, puedes adaptar tus canales a tus necesidades y no al revés. Además, puedes asegurarse de que la información llega a las personas adecuadas y evitar estar en copia en decenas de correos electrónicos que no requieren ninguna acción por tu parte todos los días.

3.Formato de chat:

Tener todos los mensajes de un departamento o sobre un proyecto específico en orden cronológico minimiza el riesgo de errores en la comunicación típicos en los hilos de correo electrónico, como la recepción simultánea de mensajes contradictorios, respuestas incompletas y mucho más. Además, se puede informar a los nuevos miembros del equipo con mucha más facilidad simplemente mediante su inclusión en un grupo en el que tienen acceso al historial completo de mensajes y archivos. De lo contrario, tendrás que seguir reenviando una larga lista de correos electrónicos cada vez que alguien se incorpora a tu equipo de trabajo.

4.Automatismos:

Los archivos se organizan automáticamente por canal o conversación, lo cual te ahorra la molestia de tener que crear carpetas y establecer reglas para guardar tus archivos en función de quién sea el remitente o el tema con el que está relacionado. Además, Noysi cuenta con una API abierta ilimitada que te permite conectar y sincronizar otras aplicaciones o bases de datos que ya utilices y enviar mensajes automatizados tales como alertas de disponibilidad de stock o informes sobre el estado de tareas a aquellas personas que deben disponer de dicha información.

5.Accesibilidad:

Todos los mensajes y archivos son accesibles en todo momento y desde cualquier lugar. Solo es necesario tener el ordenador, el teléfono o la tablet conectados a Internet. Como el tráfico móvil es cada vez mayor, Noysi ha lanzado aplicaciones nativas para Android e iOS y Windows Phone para que los usuarios puedan acceder a toda su información simplemente pinchando en el icono de la app de Noysi y disponer de notificaciones cuando reciben nuevos mensajes.

Crea un nuevo equipo en Noysi y empieza a disfrutar de las ventajas de la mensajería instantánea en tu empresa.