Cómo preparar una universidad para las nuevas formas de comunicación

Reconozcámoslo. No hay entorno más ineficiente que las universidades o centros de educación superior cuando hablamos de comunicación y sistemas tecnológicos. Cada día se produce una cruenta batalla entre profesores jóvenes y veteranos, entre estos y la Administración, entre alumnos y profesores, y entre los propios alumnos contra sí mismos. Y el problema siempre es el mismo: ¿cuál es la plataforma ideal de comunicación?

La vieja guardia se resiste a los cambios, mientras que el uso de soluciones “más modernas” no siempre son bien aceptadas, no funcionan sobre los arcaicos dispositivos que provee la Administración, la formación es ineficaz o se prefiere recurrir al “papel de toda la vida”, por lo que a veces su implementación produce más ruido que beneficios.

Los sistemas de chat en tiempo real están aportando una solución a este caos, unificando los flujos de comunicación, dando coherencia al ciclo de vida educativo y aportando mayor transparencia. Su beneficio se basa sobre todo en un proceso de adaptación sencillo, tanto como usar Whatsapp, pero sin los problemas legales que supondría usar esta herramienta.

A lo que se añade además funcionalidades imprescindibles como el almacenamiento de documentación en la nube, el acceso multidispositivo, la comunicación cifrada o la gestión de tareas. Sin olvidar el cumplimiento de la normativa europea de protección de datos y privacidad, que obliga a las universidades y centros educativos a utilizar servicios que almacenen la información en servidores europeos.

Cada día se produce una cruenta batalla entre profesores jóvenes y veteranos, entre estos y la Administración, entre alumnos y profesores, y entre los propios alumnos contra sí mismos.

10 formas de mejorar la comunicación en el ciclo educativo superior

Noysi (www.noysi.com), una startup española que compite con grandes plataformas como Slack, Hipchat, Facebook, Microsoft o Google, lleva un año desarrollando en España su propia plataforma para la comunicación en tiempo real entre miembros de un equipo o grupos de trabajo, incluidos los centros educativos. Estas son las principales ventajas percibidas por la comunidad educativa para la implementación de este tipo de soluciones.

1. Protocolos de comunicación más horizontales y transparentes. La unidireccionalidad es un mal endémico de la primera generación de sistemas digitales implementados en las universidades. Todo está pensado para “enviar y recibir”, pero no para trabajar de forma colaborativa o “pensar en grupo”. Con este tipo de plataformas se crean equipos donde las relaciones son más horizontales, permite una interacción ordenada entre los diferentes miembros del equipo y facilita la bidireccionalidad. La organización tanto del claustro de profesores, como de los cursos, materias o grupos de trabajo en equipos, a los que se accede con una única plataforma, permite unificar los diferentes canales y crear un entorno más productivo y eficaz.

2. Comunicación en tiempo real. La inmediatez es una de las claves de las comunicaciones. No quiere decir que deba haber una conexión permanente, pues está demostrado que alumnos y docentes necesitan periodos de desconexión y reflexión, pero la posibilidad de comunicarse entre sí de forma directa, en forma de chat en tiempo real para todo el equipo, rompe con el modelo de envío de emails o carga de contenidos en anquilosadas plataformas donde los tiempos se ralentizan, e incluso no se dispone de formación suficiente para subir la información. La inclusión de la funcionalidad de videoconferencia dota además de mayores prestaciones a la plataforma, permitiendo tutorías personalizadas sin desplazamiento de las partes implicadas. La organización en canales abiertos, grupos privados y comunicaciones 1 to 1 facilitan una organización clara y directa de las comunicaciones.

3. Mejora de la productividad. Un trabajador puede llegar a emplear casi un 25% de su tiempo solo en abrir y cerrar correos electrónicos. Esto llevado al entorno educativo es un tiempo precioso quitado a la formación, pues se traslada la cultura del mailcentric, con todos sus inconvenientes, y la tecnología genera más ruido que beneficios. Unido además a que los alumnos no solo usan el email o el Whatsapp para su proceso educativo, sino que existe el riesgo de que lo combinen con contenidos “amenos” que distraen del fin último de la formación. La inclusión de un gestor de tareas en el caso de Noysi permite además organizar en una misma plataforma los proyectos del curso, marcar responsables, fijar tiempos de ejecución y controlar su evolución.

4. Erradicación del email. Este es uno de los puntos más importantes. Los alumnos, como internautas de nueva generación, están dejando de lado el email en beneficio de otras herramientas de comunicación, especialmente redes sociales o chats en tiempo real. Su identificador social no es un correo electrónico, sino un id o usuario que les confiere status y una identidad digital-física. Cada vez son más los alumnos que se organizan “por su cuenta” para comunicarse entre sí, sobre todo por el divorcio con el uso de las nuevas tecnologías por parte de los profesores. Whatsapp es una de las herramientas que incorporan a su día a día, pero los potenciales riesgos, problemas e implicaciones legales desaconsejan su uso.

La “mochila digital” es ya una realidad para los estudiantes de la Generación Z

5. Almacenamiento de información. La formación implica un intercambio de información, pero esta ya no se encuentra solo en libros de textos impresos, sino que cada vez más se recurre al soporte electrónico, sean documentos, videos, infografías o imágenes, enlaces a webs de referencias, etc. Los chats para equipo como Noysi incorporan la capacidad de almacenamiento, en nuestro caso ilimitado, para compartir, organizar, localizar y acceder a la información a través de la plataforma, con comunicaciones cifradas y protegidas, además de compatibles con cualquier tipo de archivo. La “mochila digital” es ya una realidad.

6. Acceso multidispositivo. “Con este dispositivo no me va”. Cuántas veces hemos oído esto. Las plataformas de comunicación están pensadas para determinados ordenadores y móviles (si es que se piensa en movilidad), pero se encuentran con serias limitaciones de compatibilidad. Este tipo de plataformas, entre ellas Noysi, permite un acceso a través de cualquier dispositivo, de forma segura y cifrada, por lo que ya no se depende de los obsoletos sistemas o se arriesga a la pérdida o deterioro de un pc, tablet o móvil. Aunque seguirá habiendo alguien que trate de acceder con Internet Explorer 6.

7. Acceso restringido y seguro. Cualquier comunicación está expuesta al acceso indeseado de terceros, no solo por la vulneración de los sistemas sino por también por el descuido de los propios usuarios. Este tipo de plataformas cuentan con la gestión de administradores que controlan en todo momento quién puede acceder al equipo de trabajo, creando una estructura cerrada y tan segura como las comunicaciones bancarias. Además no se vincula con un dispositivo, por lo que si se pierde el ordenador o el móvil no es un problema.

8. Protección de la identidad y privacidad de alumnos y profesores. El uso del número de teléfono móvil en las comunicaciones entre alumnos y profesores puede derivar en situaciones no deseadas o ilícitas. Utilizar este tipo de plataformas protege, si se desea, del uso tan preciado de este dato, circunscribiendo las comunicaciones a un entorno educativo. En el caso de alumnos más jóvenes puede ser incluso la forma de evitar el ciberacoso, pues fácilmente es detectado y delimitado el acceso de aquellos que infringen las normas.

9. Liberación de recursos e infraestructuras. Las universidades y centros educativos no cuentan precisamente con infraestructuras muy modernas. Recurrir a un servicio en la nube como Noysi o una plataforma similar permite acceder a unas funcionalidades a menudo “capadas” por sus sistemas si se tratara de soluciones para instalar. En el caso de Noysi además se pueden desarrollar adaptaciones in house para operar en sus propios servidores.

Las comunicaciones en el sector educativo no pueden estar expuestas a la comercialización de publicidad de terceros.

10. Normativa Europea de Protección de Datos. Cualquier empresa, y más un centro educativo, ya sea privado o público, debe respetar la normativa europea de protección de datos y privacidad en las comunicaciones. Esto implica el uso de soluciones que tengan sus servidores en Europa, donde la información está protegida por las directivas comunitarias e impide su cesión a un tercero, como sucede en Estados Unidos y otros mercados. En el caso de las redes sociales esta vulneración es incluso flagrante, llegando a compartir información para usos publicitarios.

Noysi ha creado un grupo de trabajo colaborativo entre centros educativos y profesionales de diversos sectores para desarrollar este proceso de transformación digital del sector educativo.

Más información en Noysi.com

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