Qué es Noysi: tutorial y guía de inicio para saber cómo usarlo


Tanto si estás pensando en comenzar a utilizar Noysi como si crees que es el momento de empezar a usar un sistema de mensajería instantánea o chat para empresas, te damos algunas razones para dar el paso. O si por el contrario ya estás registrado y necesitas un tutorial o manual de uso te vamos a explicar algunos trucos para sacarle el máximo partido.

En los siguientes párrafos nos vamos a centrar en dos de los servicios que ofrece Noysi: el chat para empresa, su almacenamiento ilimitado y su servicio de videollamadas, y mientras que en otro post te hablaremos del gestor de tareas.

Por qué usar un chat para empresas

Reconócelo, cada día pasas horas abriendo y cerrando decenas de correos electrónicos. El “con copia” se ha generalizado y ya no es viable seguir así. Con un servicio de mensajería instantánea para empresas, como Noysi, trasladas parte de esa conversación masificada y desorganizada a un entorno muy similar a un chat, una herramienta más productiva, horizontal y directa, donde la información y los mensajes se comparten, no se envían. Esto ahorra a tu empresa o equipo cientos de horas de trabajo y costes dedicados a ello. (Compruébalo con esta calculadora).

Algunas empresas prefieren usar Whatsapp, pero tanto por temas legales como por seguridad no es la opción más recomendable (ver amenazas). Otra opción es recurrir a soluciones como Hipchat o Slack, pero su tecnología fue desarrollada hace más de 4 años y comienza a dar síntomas de obsolescencia. Además no se puede implementar de forma personalizada en servidores propios de la compañía o de forma modular, pero ya llegaremos a esa parte.

Sigamos paso a paso cómo usar Noysi.

El primer paso…

Utilizar un chat de empresa como Noysi implica trabajar de forma más organizada, y lo primero es definir para qué lo vas a usar y quiénes van a estar ahí. Noysi permite una comunicación fluida con todos los miembros de tu empresa o con un equipo concreto de ella.

El objetivo último es eliminar cadenas interminables de correo electrónico, contar con un espacio común para el almacenamiento ilimitado de archivos y disponer de un gestor de tareas sencillo y práctico. Ni más ni menos.

También puedes integrar diferentes servicios externos, configurar bots, conectar con sistemas de tu empresa e incluso avanzar en el desarrollo del Internet of Things.

Por lo tanto, el primer paso será definir qué tipo de contenidos o información quieres compartir y quiénes deben tener acceso a ellos. Si trabajas en una empresa estándar puedes añadir en un mismo equipo a todos los empleados y crear canales abiertos para cada temática principal: General, Desarrollo de Producto, Oportunidades Comerciales, RRHH, Novedades del Sector, Tablón de Anuncios, etc.

O bien puedes crear equipos para cada uno de los departamentos y establecer contenedores según su día a día. Por ejemplo un equipo solo para Comercial con estos Canales: General, Prospects, Postventa, Recursos Gráficos, Competencia, etc.

Te recomiendo ir poco a poco, pues siempre puedes escalar y añadir más usuarios y canales.

Además de contar con un centro neurálgico de información, dispondrás de un espacio de almacenamiento ilimitado, lo que sustituiría a servicios como Dropbox, Wetransfer o similares, habituales en empresas que requieren compartir archivos de gran tamaño. Asimismo con un gestor de tareas como Trello, Wrike, Todoist o similares, que explicaremos su uso más adelante. Lo que conlleva tener todos los servicios en una única solución, Noysi, y con una única factura mucho más reducida y rentable.

Cómo crear un equipo

Si eres el creador de un equipo solo tienes que ir a noysi.com, introducir tu email y fijar una contraseña. También puedes registrarte con tu cuenta de Gmail o Gmail for Works.

Recuerda, puedes administrar todos los equipos que desees con una misma cuenta de email. Será tu llave de entrada.

El siguiente paso es poner el nombre a tu equipo, elegir tu nombre de usuario (a modo de nickname para que luego te mencionen con @usuario) y añadir a las personas que forman parte de tu equipo. Este último paso puedes saltártelo y hacerlo después.

Preferencias de un equipo. Justo en la zona superior izquierda puedes establecer todos los settings. Antes de empezar, te recomendamos que elijas una imagen para tu equipo (logo, foto, etc.). .

Cómo configurar tu equipo

Si eres el creador de un equipo solo tienes que ir a noysi.com, introducir tu email y fijar una contraseña. También puedes registrarte con tu cuenta de Gmail o Gmail for Works.

Recuerda, puedes administrar todos los equipos que desees con una misma cuenta de email. Será tu llave de entrada.

El siguiente paso es poner el nombre a tu equipo, elegir tu nombre de usuario (a modo de nickname para que luego te mencionen con @usuario) y añadir a las personas que forman parte de tu equipo. Este último paso puedes saltártelo y hacerlo después.

El nombre del equipo puede cambiarse en cualquier momento.

Preferencias de usuario. Accede a tus preferencias personales para cambiar tu foto de perfil, incluir más información sobre ti para el resto de los integrantes del equipo (descripción, teléfono, skype, puesto, …), y muy importante, fijar cómo quieres recibir las notificaciones.

Elige cada cuánto tiempo recibir emails y también si aceptas las notificaciones en forma de alertas en tu móvil. Muy recomendable para estar al tanto de menciones o mensajes directos, pero al contrario de Whatsapp, están pensadas para no distraerte en tu día a día.

Aquí también tienes la opción de fijar o cambiar la contraseña, así como abandonar el equipo o borrarlo si eres administrador.

Y un último punto importante. Puedes acceder desde cualquier dispositivo, ya sea desde un ordenador, móvil o tablet. Navegando a través de la web o de la misma aplicación (descarga aquí iOS, Android, Windows Phone).

Cómo agregar a un equipo a tus compañeros

Un equipo está pensado para el trabajo con el resto de compañeros, como si de una oficina se tratara. Puedes agregar a otras personas como Miembros del equipo y por tanto acceder a toda la información (Canales Abiertos). Una vez agregado puedes cambiar su rol en su ficha de usuario (icono de siluetas arriba a la derecha) y nombrarle también Administrador para que tenga permisos adicionales.

La otra opción es incorporar a personas SOLO como Invitados, en este caso exclusivamente a los grupos privados que consideres, de tal manera que no tienen acceso a la información de los canales abiertos. Para ello deberás haber creado antes dicho Grupo.

Esto es muy útil si quieres crear grupos privados con tus clientes, proveedores o partners externos, sin necesidad de crear un equipo diferente para cada uno de ellos. Puedes usarlo tanto de forma temporal como permanente. Así ahorras cientos de correos electrónicos y serás más productivo en tu trabajo con ellos. Para invitarles deberás ir a la zona izquierda en la parte inferior.

Puedes ver las invitaciones pendientes y su estado en ese mismo espacio.

Organiza tus CANALES ABIERTOS, pero huye del cajón “desastre”

La tecnología sirve para ser más productivos, pero no se consigue solo por usar una herramienta. Nuestra recomendación es que pienses con el resto de equipo qué canales abiertos deben existir, según la actividad de tu empresa. O, si por el contrario, hay información sensible que solo deben conocer algunos miembros de la organización o equipos de trabajo, en cuyo caso quizás sea más apropiado un Grupo Privado.

Por defecto al entrar en Noysi tienes un canal abierto denominado General. En el icono (+) puedes crear nuevos Canales, que verán todos los empleados agregados como Miembros. Si entran a posteriori accederán al histórico, así que facilita el trabajo y ahorra emails de refresco.

Ojo, cada miembro del equipo debe suscribirse al Canal Abierto que desee. Solo tiene que hacer click en CANALES ABIERTOS y se le mostrará los disponibles. El icono “check” verde indica que sigues a ese canal. La empresa puede tener varios y tú solo participar en una parte de ellos. Pero siempre tendrás la opción de entrar o salir.

Otra opción muy interesante que puedes utilizar en la creación de los Canales Abiertos es la de fijar que sólo los administradores puedan subir contenido. Muy útil para tablones de anuncios o medio de comunicación corporativo donde no hace falta hacer comentarios. El resto de miembros pueden interactuar con las “Reacciones”, indicando si les gusta, otorgando una puntuación o indicando simplemente que lo han visto.

Por último, si eres administrador puedes cambiar ciertas preferencias de cada canal en la zona superior, en la pestaña junto al nombre. Desde cómo se llama, borrarlo, integraciones, etc.

Si eres solo eres miembro las opciones son más limitadas, pero útiles, como establecer las notificaciones que quieres recibir, ver los archivos compartidos, ver quién más forma parte del mismo, o incluso abandonarlo. También puedes ver los mensajes que te han mencionado en ese canal.

Fija GRUPOS PRIVADOS para información sensible

En cuanto a los GRUPOS PRIVADOS puedes crear cuantos quieras e invitar ahí tanto a miembros concretos de tu Equipo como a otras personas ajenas, que como hemos indicado, tendrán acceso limitado en dicho Grupo. Pueden hacerlo tanto los administradores como cualquier miembro del equipo.

Agregar a otras personas como invitados es ilimitado y no computa como miembros suscritos si ya estás usando la versión premium.

Buenos ejemplos para la creación de los Grupos Privados sería para la organización del: equipo de Dirección, equipos de trabajo de un proyecto concreto, el equipo de finanzas que desea compartir información sensible, etc.

Qué puedes hacer en un CANAL ABIERTO O GRUPO PRIVADO

La principal actividad que vas a desarrollar es compartir información de texto, enlaces y archivos. Al ser una herramienta tan sencilla no requiere ningún tipo de aprendizaje. Lo que sí conviene es tener en cuenta algunos trucos.

Tanto si se trata de un canal público como de un grupo privado, los integrantes del mismo podrán acceder a la información en cualquier momento, pues tendrán un círculo amarillo con el número de mensajes por leer. Pero si quieres que además les llegue una notificación, puedes incluir estas palabras o llamadas de atención:

@all: se usa en el canal General para enviar notificación push al móvil o en la web a todos los miembros del equipo.

@channel: en este caso es una notificación solo a los miembros de ese canal o grupo privado

@usuario: si pones el nombre de un usuario de tu equipo, aunque el mensaje sea para todos, este recibirá una notificación para que esté alerta. Por ejemplo @manuelp, @evamg, …

Recuerda que si escribes un mensaje puedes editarlo posteriormente. Con el icono del lápiz que aparece sobre el mensaje cuando superpones el cursor del ratón, o bien manteniendo presionado en el caso de la app. También puedes hacer alusión a un mensaje anterior o de otro canal con el icono del 8 invertido. Por último, también puedes borrar el mensaje.

Interacciones/reacciones: Cuando otra persona escribe un mensaje hay opciones para interactuar sobre él con varios iconos, lo que te ahorra respuestas en forma de texto, como el OK, aplauso, puntuación de 1 a 10, etc. Puedes establecer reglas concretas para su uso o dejarlo a la discreción del equipo.

Buscar información, archivos, enlaces, …

Como en cualquier herramienta de comunicación, por muy organizada que esté la información al final llega el momento de localizar algo en concreto. Por eso te resultará de mucha utilidad la opción de Buscar / Encontrar, pues te permite localizar cualquier contenido, url de web compartida o nombre de archivo.

Para ello escribe cualquier palabra en el cuadro de búsqueda de la zona superior derecha.

Videollamadas individuales y grupales

Una de las últimas novedades de Noysi son las videollamadas. Una solución integrada que permite conversaciones con imagen y voz con una persona de forma directa o con todos los integrantes de un canal o grupo privado.

Para activarla solo tienes que hacer click en el icono de la cámara o en las opciones del Canal o miembro del equipo. La alta calidad del audio y el vídeo te permite mantener conversaciones grupales con garantías. Prueba a crear grupos privados para invitar a tus potenciales clientes a videollamadas en tu empresa.

Mensajes privados 1 a 1

Otra de las opciones disponibles en este chat para empresas es enviar y recibir mensajes de persona a persona, así como compartir archivos de forma individual. Muy útil para ahorrarte ese email breve para preguntar algo a un compañero.

En este caso siempre llegará una notificación push a la otra persona (si lo tiene habilitado en la opción de Preferencias que comentamos al inicio).

Gestión de archivos con almacenamiento ilimitado

Uno de los mayores problemas en la comunicación de las empresas y sus empleados es la gestión de archivos. Muchas veces recurrimos a adjuntos en los emails, pero su almacenamiento posterior se realiza en el ordenador de cada usuario.

Con Noysi se dispone de un servicio de almacenamiento ilimitado, con una organización muy sencilla y práctica de los archivos. Así los miembros del equipo pueden acceder a ellos en cualquier momento, sea desde el ordenador o un móvil, y no tienen que guardarlos en sus dispositivos (algunos muy limitados en cuanto a espacio).

Esto además alivia los sistemas de las empresas, pues no consume tantos recursos, que en ocasiones provoca que los correos lleguen varias horas después debido a la sobresaturación de sus infraestructuras.

Para subir cualquier archivo solo hay que arrastrarlo al canal, grupo o usuario al que quieres enviarlo. En la zona de Archivos puedes acceder a ellos también, de forma organizada por canales, conversaciones con otros usuarios, o tu propia carpeta.

Esta última carpeta, Noysi Sync, es tu espacio privado, donde guardar lo que necesites para tu día a día o trabajo. Ahí además puedes crear las carpetas que quieras para organizarte de la mejor manera posible. Recuerda que tienes espacio ilimitado y acceso desde cualquier dispositivo.

Si bajas el programa Noysi Sync en tu ordenador dispondrás además de una copia en tu ordenador, a modo de dropbox.

Hasta aquí todo lo necesario para empezar a utilizar Noysi en tu empresa. Iremos actualizando con novedades muy pronto.

Integración de otros servicios

Es una opción para usuarios más “pro”. No la vamos a desarrollar en este artículo porque merece un post particular, pero sí nos gustaría darte un par de pinceladas sobre qué es y para qué sirve. Noysi es una plataforma de comunicación integral, y como tal permite conectarse con otras plataformas o servicios que ya se usan en las empresas, como Google Drive, Trello, Github, Zendesk y otras.

Puedes integrarlo para incluir de esta manera mensajes de estos servicios en canales concretos de Noysi. Te recomendamos ver más sobre esta opción en nuestra web (https://noysi.zendesk.com/hc/es/sections/201215381-Integraciones).

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