5 consejos clave para reuniones mucho más productivas [Equipazgo]

Por Andrés Silva Chaves

https://unsplash.com/@daria_shevtsova

En un reporte que leí hace un tiempo, aseguraban que en los EEUU se pierden 37 billones de dólares anuales en reuniones improductivas. Estoy muy seguro de que esta cifra refleja una realidad que todos percibimos en nuestras organizaciones, pero que pocos se atreven a cambiar. La falta de interés en las reuniones, la poca participación o la sensación de que nada interesante pasó una vez terminadas las mismas, son indicadores de que algo estamos haciendo muy mal.

Este no es un tema menor porque TODO lo que pasa en una organización se genera a través de sus conversaciones -formales e informales-. La calidad de las conversaciones determinan la calidad de las acciones, los proyectos, los aprendizajes, las decisiones, la planificación y las relaciones. En las organizaciones, es común creer que la acción tiene mucho más valor que la palabra, pero en realidad lo que hacemos depende de lo que conversamos porque las personas coordinamos nuestras acciones a través del diálogo.

Si queremos que nuestras organizaciones evolucionen para abordar con éxito sus desafíos más significativos debemos preguntarnos cómo conversamos y encontrar herramientas que nos permitan desarrollar reuniones realmente productivas.

Leer también: 9 herramientas para ir más allá del trabajo en equipo

Desde mi experiencia, estos son 5 claves que contribuyen a generar conversaciones de calidad:

1. La PRESENCIA, o la capacidad de estar en el aquí y en el ahora

Es muy común ver que en una reunión la gente está en cualquier lugar menos en la reunión. Las notebooks y sobre todo los dispositivos móviles son por lo general, elementos que distraen la atención e impiden que la conversación fluya y sea productiva. La falta de presencia se debe también a distractores sensoriales (ruidos, incomodidad por el espacio elegido, calor, etc.) o emocionales (miedos, angustias, ansiedad, rabia, etc.). Lo cierto y lo concreto es que si no hay presencia NADA interesante puede pasar.

Para favorecer la presencia yo recomiendo arrancar la reunión preguntándole a la gente qué es lo que está presente en cada uno, permitiendo así que todos expresen lo que sienten y tienen en mente en ese momento, desde el respeto y sin forzar nada. El sólo hecho de reconocer y explicitar esto, hace que la gente se conecte con un mayor nivel de presencia, porque nos permite tomar conciencia de nuestro estado. Además, es recomendable establecer reglas claras para las reuniones: duración, el no uso de dispositivos móviles, etc.

2. La ESCUCHA

Cuando muchos líderes me preguntan “cómo motivar o empoderar a sus equipos” mi respuesta es: ESCUHÁNDOLOS. Quien se siente escuchado siente que tiene poder (“El poder es la capacidad de ser escuchados”). Pensemos en nuestra propia experiencia… ¿cómo nos sentimos cuando somos o no somos escuchados por los demás? Por esta razón, no hay nada mejor que empezar una reunión escuchando lo que trae la gente como necesidades o expectativas, en vez de acaparar el micrófono imponiendo una agenda que muchas veces no está conectada con las necesidades reales de la gente o de la organización.

Creo que muchos líderes sienten que en la reunión los demás son simplemente “el auditorio” y eso es tremendamente nocivo porque lo único que se logra es generar un abismo entre el líder y el equipo. Escuchar es, sin duda, el mejor mecanismo para generar condiciones para que la gente se involucre.

3. El diálogo generativo

Dialogar generativamente significa construir algo con los demás. Cuando salimos de una reunión viendo exactamente lo que veíamos al ingresar a esa reunión quiere decir que no se generó nada nuevo y lo que realmente hicimos fue perder el tiempo. Si queremos crear valor e innovar, necesitamos aprender a dialogar generativamente. La llave que abre la puerta para el diálogo generativo es la escucha reflexiva. Esto significa: ESCUCHAR PARA COMPRENDER Y NO PARA RESPONDER. En esta línea un indicador del diálogo generativo es que la gente no se pisa para hablar porque cuando nos pisamos al hablar, interrumpiendo a quien tiene la palabra, quiere decir que estamos más centrados en lo que tenemos que decir que en lo que el otro está diciendo.

Escuchar para comprender nos ayuda a ver más allá de nuestro limitado campo de visión y a construir nuevas oportunidades. Escuchar para comprender nos ayuda a ir más allá del debate y de posiciones rígidas para movernos hacia un futuro mejor.

4. La presencia de un facilitador

Un facilitador es la persona encargada de generar las condiciones para facilitar la conversación eliminando las barreras que impiden una conversación de calidad. El facilitador no está encargado de decir lo que se tiene que hacer ni a donde hay que ir. Es como un arbitro que vela por las reglas de juego como por ejemplo, que nadie interrumpa al otro. El facilitador permite clarificar el propósito de la reunión, hace preguntas significativas y ordena el diálogo posibilitando que el tiempo invertido valga la pena. No es necesario contratar a alguien externo para ello. Un facilitador puede ser un miembro más del equipo entrenado específicamente para ello.

5. La metodología

Hay muchos tipos de metodologías para desarrollar reuniones y conversaciones de calidad y todo depende del objetivo que nos tracemos. No es lo mismo una reunión enfocada al aprendizaje que una reunión informativa. No es lo mismo reunirnos para abordar temas estratégicos que hacerlo para abordar temas operativos. Una vez que distingamos estas diferencias (que generalmente obviamos), podremos plantearnos cuáles son las metodologías más apropiadas. Tener claridad sobre el propósito concreto de una reunión es el primer paso para que las mismas valgan la pena.

La metodología establece las reglas de juego no para ser más burocráticos sino para ser más ágiles y es importante que el facilitador esté debidamente entrenado para el efecto.

Las reglas son importantes porque definen el marco, como pasa en cualquier juego que aprendemos. Al principio debemos estar atentos a las mismas pero luego se van haciendo inconscientes porque ya las tenemos internalizadas y esto permite que todo fluya con gran naturalidad. Pensemos en un partido de fútbol o de tenis, por ejemplo. El hecho de tener un marco y reglas bien definida permite que cada jugador participe con creatividad en el juego (cada uno elige como moverse) pero dentro de patrones que están definidos. Si no hay reglas claras, el juego se hace torpe o inviable y esto mismo pasa con las reuniones.

En otros artículos iremos profundizando en elementos más específicos respecto a lo metodológico. Mientras tanto es bueno hacernos algunas preguntas como:

· ¿Cómo nos sentimos — generalmente -en las reuniones de nuestra organización? ¿Hay niveles elevados de presencia o la gente está “en otra”?

· ¿Cuál es el nivel de participación en las reuniones? (Se dice que el 20% de la gente que participa en una reunión utiliza el 80% del tiempo y viceversa)

· ¿Sentimos que las reuniones son una pérdida de tiempo o no? ¿Estamos haciendo o no algo al respecto?

Compartí este artículo con tus contactos y ayudalos a tener reuniones más productivas.