Gestionando nuestras Conversaciones

Desde OKARA, además de los cursos, capacitaciones, charlas y procesos que ofrecemos regularmente, acompañamos a varias empresas en el fortalecimiento de sus equipos y a encontrar mejores maneras de gestionar el trabajo, con el fin de desarrollar el potencial de sus colaboradores.

Un factor importante que diferencia a los equipos que tienen un rendimiento superior, no solo en cuanto a resultados, sino también en cuanto a la sensación de pertenencia y compromiso, es el manejo de sus conversaciones. Todas las interacciones que necesitamos para coordinar nuestras acciones se dan a través de la conversación, por lo tanto, la calidad de nuestras conversaciones determina la calidad de nuestras acciones.

Considerando lo expresado arriba, uno de los aspectos más llamativos que encontramos en muchas de las organizaciones a las que acompañamos, es el rechazo que se genera alrededor del tema de las reuniones. En algunos casos vemos que hay empresas que tienen un exceso de reuniones informales que se dan en el día a día para resolver problemas cotidianos. Y las reuniones “oficiales” que son planificadas con anticipación son muy pocas.

En otros casos, hay equipos que a lo máximo se reúnen una vez al mes y esas reuniones en la mayoría de los casos son solo informativas. En esta situación, la coordinación de actividades se da solo entre cada Gerente de área con el Gerente General, pero las conversaciones entre cabezas de departamentos o áreas casi no existen, trabajan en compartimientos estancos y como resultado vemos que se generan una cantidad de descoordinaciones que a la vez generan muchas tensiones entre las áreas.

El hecho a resaltar y lo que tenemos que reconocer en ambos casos es que el problema no se encuentra en la frecuencia con la que se dan las reuniones sino más bien en cómo se administran las conversaciones en las reuniones. Los dos casos expresados arriba son solo distintas formas de reaccionar a la mala administración de las reuniones, son síntomas que se expresan de manera diferente dependiendo de la organización, pero tienen como origen la misma causa.

De más está decir que no podemos esperar que en ninguna de estas dos situaciones se generen las condiciones adecuadas para que se desarrolle la inteligencia colectiva de nuestros equipos, esto no quiere decir que el trabajo no se haga, pero lo que sucede es que el trabajo no FLUYE, todo se hace más lento y más pesado, se requiere de más energía y esfuerzo y esto al final termina generando mucho desgaste para las personas involucradas en nuestros equipos.

Por supuesto que hay muchas más variables que afectan a como conversamos en nuestras organizaciones y no podemos reducir todo a una metodología para tener reuniones, sin embargo, desde OKARA creemos que la gestión de nuestras interacciones al conversar puede tener un gran impacto e incidencia en la productividad y compromiso de la gente con sus equipos.

Parte de lo que proponemos desde OKARA es lo siguiente:

En este artículo vamos a poner más énfasis en sentar las bases sobre lo metodológico y en otros posteos hablaremos de otros elementos fundamentales como la presencia, entre otros.

Partiendo de la idea de que cada organización es distinta, en OKARA no creemos en un solo modelo o “mejor práctica” que pueda solucionar este problema en todas las organizaciones, pero si nos atrevemos a proponer de manera general algunos lineamientos o principios que pueden ayudar.

Como regla general debemos entender que existen distintos tipos de reuniones que tienen distintos objetivos, por lo tanto, el ritmo o dinámica de cada reunión también debe ser diferente dependiendo de lo que se busque, y en consecuencia la gente que va a participar de la reunión debe hacerlo con la energía y mentalidad (mindset) que se ajuste a las necesidades de la reunión. Muchas veces vemos que al no tener en cuenta este concepto, terminamos filosofando sobre un tema que no requiere tanto pienso, o bien ocurre lo contrario, tratamos un tema delicado de manera simplista y rápida.

Teniendo esto en cuenta recomendamos hacer un mapeo de las reuniones que necesitamos como equipo y definir cuál es el objetivo de cada una, la frecuencia necesaria, las personas que tienen que participar, etc. Conviene tener diferentes reuniones para los temas operativos y para los temas estratégicos, también se pueden tener reuniones con un estilo más reflexivo y de retrospección o reuniones que faciliten la generación de nuevas ideas. Hacer esto nos dará claridad sobre el lugar al que pertenece cada tipo de conversación que tenemos que tener como equipo y quienes deben estar involucrados. El principal beneficio de hacer este ejercicio es que nos ayudara a coordinar mejor nuestras tareas, ser más productivos y generar mayor compromiso e iniciativa.

En próximos posteos vamos a compartir con más detalles algunas de las metodologías que implementamos con muy buenos resultados con nuestros clientes.

Sebastián Silva — OKARA.

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