La réunion n’est plus, vive le co-meeting !

A la suite de l’inauguration le 14 septembre du deuxième espace OpenMind Kfé au 21 rue de Cléry à Paris, regards croisés entre Françoise Bronner, chercheur en organisation et espaces de travail et Xavier Ginoux, créateur d’OpenMind Kfé. Quand l’analyse d’un chercheur rencontre l’intuition d’un entrepreneur…

On assiste depuis quelques années à une mutation profonde du monde du travail sous le coup d’un environnement volatile, complexe et digital. Cette mutation appelle des changements dans l’organisation, l’information et le management des entreprises et de ses collaborateurs.

Pas une semaine sans un article dans les médias sur la transformation voire la disruption de l’immobilier de bureau, sur l’ouverture et la multiplication de nouveaux espaces de coworking. Aujourd’hui, il existe plus de 250 espaces de travail collaboratifs en France, ces espaces seront plus de 10.000 d’ici la fin de l’année 2016 dans le monde…Plus qu’une mode, une tendance de fond qui révèle la profonde évolution du lieu de travail et des nouvelles méthodes de travail.

A l’heure de l’engouement pour le travail collaboratif, pas une semaine ne passe également sans un nouveau lot de complaintes sur l’inefficacité de la sacro-sainte Réunion (de Travail). Selon le dernier baromètre annuel Wisembly/IFOP, les cadres passeraient en moyenne 24 jours par an en réunion. Ces réunions seraient trop fréquentes, trop longues et surtout complètement stériles. Petit à petit, les entreprises se penchent sur les questions suivantes:

1/ Comment améliorer la qualité des moments que les collaborateurs passent à travailler ensemble ?

2/ Comment stimuler la créativité de leurs équipes et favoriser l’éclosion d’idées neuves ?

3/ Comment déployer des méthodes efficaces et pérennes pour créer de la valeur en réunion?

En étudiant de près les activités quotidiennes des « travailleurs du savoir » on s’aperçoit qu’ils passent 60 à 80 % de leurs temps en mode réunion et que cette activité est très peu structurée et trop souvent dénuée de coordination.

Or l’enjeu est de taille. Il s’agit aujourd’hui de mieux travailler ensemble, de créer de la valeur ajoutée, de générer et fertiliser de nouvelles idées et de les transformer en produits, services et/ou expériences inédites et originales.

Si l’on étudie la nature même du travail à haute intensité de savoir et de connaissances, des liens intéressants apparaissent.

En premier lieu, il y a une corrélation forte entre l’intensité du knowledge work et le temps passé à collaborer. Ainsi, les travailleurs du savoir, les experts métier, les dirigeants, l’encadrement et la maîtrise (soit les collaborateurs les mieux payés de l’entreprise) consacrent 80% de leur temps en interactions et en échanges interpersonnels. Une amélioration, même modeste, de productivité de ces activités collaboratives aura donc un impact important sur la performance de l’entreprise.

En deuxième lieu, il existe un lien clair entre le niveau de la performance et la qualité de la collaboration. Des recherches, menées par le cabinet McKinsey, ont montré que dans les secteurs à collaboration intensive comme la pétrochimie ou les technologies de l’information, l’écart de performance entre les sociétés les plus compétitives et les autres est 9 fois supérieur à celui des entreprises des secteurs classiques de l’industrie et des services.

Enfin, la collaboration est un processus plus complexe qu’on pourrait le croire…

Cette complexité vient du grand nombre de paramètres à prendre en compte :

- les personnes,

- les fonctions,

- les technologies,

- les espaces de travail,

- les processus,

- la communication,

- les interactions,

- les modes de négociation,

- la compréhension mutuelle,

- les règles de fonctionnement, etc.

Améliorer la collaboration nécessite donc une bonne connaissance de chacun de ces paramètres…Depuis quelques années, on a vu en Europe des environnements de travail facilités, parmi lesquels on compte :

-les Centres de co-design (Unicredit NavCenter en Italie, Creative Valley aux Pays Pas, Epitech à Paris,…)

-les Future Centers (Lef à Utrech, Dialog House à Amsterdam, MindLab à Copenhague)

-des Espaces innovants ouverts par certains cabinets conseil (inno.centre Paris , Deloitte Greenhouse…) .

et depuis 2013 le lancement du concept de « co-meeting» créé par OPENMIND KFE.

Ces nouveaux espaces s’inscrivent dans la lignée des nouveaux modes de réunions et d’innovation.

Si certains de ces lieux accueillent des réunions classiques traditionnelles, de type plénière, magistrale ou assemblée générale, ils ne se laissent pas réduire à une architecture, un mobilier élégant ou une collation raffinée. Leur vocation est de favoriser l’élaboration d’une vision partagée, la résolution de problèmes, voire même la transformation organisationnelle. Ils sont le véritable creuset d’une autre façon d’innover et d’agir pour obtenir des résultats concrets.

Dans ces environnements, l’accueil, la facilitation des sessions par des spécialistes en intelligence collective, la technologie et l’aménagement influent positivement sur l’état mental des personnes. Il s’agit de créer une expérience particulière, un climat de confiance et de respect, une atmosphère favorisant l’implication et l’inspiration. La hauteur sous plafond, la fonctionnalité et l’esthétique des mobiliers, la lumière du jour, les tailles des surfaces de visualisations … concourent à l’efficience des réunions et sessions collaboratives.

Dans ce contexte, il est également important de favoriser les sources d’innovation et d’idées nouvelles à travers les échanges informels et les temps d’interaction spontanée.

Les participants passent instantanément du temps de plénière à des temps en sous-groupes, de séquences d’idéation divergente à des cercles de convergence, de synthèse ou de décision. La variété des espaces permet d’y accueillir différents modes de travail (se concentrer, se détendre, se ressourcer, rechercher des informations, échanger informellement). La production d’idées est dispensée par de larges surfaces d’affichage qui stimulent et facilitent la construction d’une vision partagée.

Il n’est pas évident d’accepter de changer de point de vue, de partager ses idées et de travailler comme un cerveau collectif pour favoriser l’innovation. Afin d’amener un ensemble de participants à se comprendre, une médiation s’avère plus que nécessaire. Elle peut être humaine par le biais de la facilitation ou de l’animation qui accompagne les participants pour mieux traiter leur sujet. Elle peut être spatiale : changer d’espace, sortir du cadre quotidien de son bureau et de son environnement de travail met en condition pour aborder les questionnements autrement. Mais tout change dès l’expérience d’une première réunion participative : chaque participant ressort stimulé par les réactions à ses idées. Il tire une inspiration nouvelle à la fois des idées des autres, mais aussi de l’enrichissement des solutions en temps réel.

Tous les participants vivent une véritable émulation et le travail collaboratif devient beaucoup plus riche et plus fluide. Et au final, l’entreprise bénéficie de leur réflexion productive qui créé de la valeur et qui conduit à des résultats concrets. Vive le co-meeting* !

Xavier Ginoux /Françoise Bronner

*co-meeting : réunion collaborative

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