การใช้หลัก 7 Keys Checklists Update ความคืบหน้าของการพัฒนาโครงการด้านระบบสารสนเทศ
เราสามารถใช้หลักการ 7 Keys Checklist เพื่อ update ความคืบหน้าและการแจ้งสถานการณ์ของทางโครงการได้ เพื่อที่จะประเมินและรายงานภาพรวมของโครงการ
ประโยชน์ที่ได้รับคือ
- สามารถสื่อสาร ภาพรวมไปถึงผู้บริหารได้อย่างรวดเร็ว
- สามารถชี้มุมมองที่ชัดเจนขึ้น ในส่วนของปัญหาและความเสี่ยงของโครงการ
- สามารถเตือนภัยโครงการได้ล่วงหน้าสำหรับโครงการที่กำลังดำเนินการ
- สามารถวิเคราะห์ portfolio ของโครงการสำหรับแนวโน้มในการดำเนินงานในอนาคตได้
- สามารถใช้สื่อสารได้ทั้งภายในและภายนอกโครงการ
The “7 keys” are: ส่วนประกอบของ 7 Keys
- Stakeholders are committed :ผู้บริหารหรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของโครงการ ที่ตกลงกันใน Organization ตั้งแต่เริ่มโครงการ
- Business Benefits are realised : ผลประโยชน์ทางธุรกิจ ที่มีการคาดการหรือคำนวนไว้ตั้งแต่เริ่มโครงการ
- Work and Schedule are predicted : ระยะเวลาในการดำเนินการ โครงการสามารถดำเนินงานได้ตามแผนหรือไม่ หรือมีการติดขัดไม่สามารถดำเนินการได้เพราะเหตุใด
- Team is high performing : ทีมสามารถทำงานได้อย่างคุณภาพและมีปริมาณกำลังคนที่เพียงพอตามที่ forecasting หรือไม่มีผลกระทบใด ๆ กับปริมาณงานที่กำลังดำเนินการ
- Scope is realistic and managed : มีความเป็นจริงที่สามารถบริหารโครงการได้
- Risks are mitigated : ความเสี่ยงที่เกิดขึ้นที่ควรได้รับการแก้ไข ไม่เช่นนั้นจะมีผลกระทบกับโครงการต่อไป
- Delivery Organisation Benefits are realised : ผลประโยชน์ของทางองค์กรที่ได้รับจากทางโครงการนี้
Rating the Keys:
Green: stay the course — no corrective action required เป็นไปตามแผนที่วางไว้ไม่ต้องมีกิจกรรมต่างๆ นอกแผนเพิ่มเติม
Yellow: warning — corrective action required in the near term เป็นส่วนที่แสดงว่าเริ่มมีผลกระทบหรือ มีความเสี่ยงเพิ่มขึ้นจะต้องมีการจัดการใด ๆ เพิ่มเติมเพื่อไม่ให้ระดับ Rating ขึ้นไปที่สีแดง
Red: urgent — corrective action required immediately เป็นส่วนที่ทางผู้บริหารและผู้ที่เกี่ยวข้องจะต้องรีบมาดำเนินการแก้ไข เพื่อไม่ให้เกิดปัญหาที่เพิ่มขึ้นในโครงการ โดยจะต้องมีการ Raise ปัญหาในส่วนต่าง ๆ ให้ทางผู้บริการแก้ไข หรือเร่งตัดสินใจ ดำเนินการด่วน
ส่วนประกอบของ 7 Keys โดยสามารถแบ่งออกเป็นส่วนที่เกิดจากผลกระทบในปัจจัยภายนอก และ ปัจจัยภายในของโครงการ
ปัจจัยภายนอก 4 Keys ได้แก่ Stakeholders, Business Benefit, Risk, Delivery Organization Benefit ซึ่งเป็นปัจจัยที่เราไม่สามารถจะควบคุมได้ ประกอบไปด้วยผลกระทบจากทางเศรษฐกิจ สังคม และสภาพแวดล้อม รวมทั้งคู่แข่งขันอื่น ๆ ซึ่งมีผลทั้งสิ้นสำหรับการพัฒนาโครงการ ตัวอย่างที่สามารถเห็นได้อย่างชัดเจน คือ บางโครงการที่เกี่ยวข้องกับการบังคับหรือกฏหมายต่าง ๆ ที่เป็นผู้ที่กำหนดนโยบายบางส่วนของโครงการ หากโครงการนั้นๆ ทำการ implement ช้า และทางกฏหมายมีการเปลี่ยนข้อกำหนดต่าง ๆมา จะส่งผลตรงกับ Business ทำให้ต้องแก้ไขงานใหม่ หรือปรับเปลี่ยน requirement ใหม่ ซึ่งอาจส่งผลกระทบกับ scope หรือการดำเนินงานได้
ปัจจัยภายใน 3 Keys ได้แก่ Work & Schedule, Scope, Team ซึ่งเป็นส่วนที่ทางโครงการสามารถควบคุมและปรับเปลี่ยนเองได้หากเกิดปัญหาใด ๆ และยังสามารถที่จะตกลงและควบคุมโครงการได้โดยการตัดสินใจเองภายในโครงการเพื่อให้สามารถดำเนินการต่อเนื่องได้ตามแผนงาน
อย่างไร เราสามารถที่จะนำหัวข้อจาก 7 Keys Checklists ไปเป็น key ในการ update โครงการ โดยสามารถทำสรุปง่ายๆ แบบหน้าเดียวให้ทางผู้บริหารเห็นภาพ และสื่อสารให้ทีมเข้าใจได้โดยง่ายค่ะ
ขอบคุณข้อมูลความรู้ดีๆ จากทาง IBM UK ที่ได้แชร์ความรู้บางส่วนของเรื่องราวดี ๆ นะคะ และเพื่อนๆ สามารถอ่านตัวอย่าง Key impact ได้จากข้อมูลด้านล่างค่ะ
แต่ละ Keys มีตัวอย่างที่จะส่งผลกระทบในการดำเนินงาน ดังนี้
Indicators of Unhealthy Status — Stakeholders
Stakeholder doesn’t attend Steering Committee meetings
Stakeholder doesn’t respond to e-mails or telephone calls
Stakeholder delays decisions
Ultimate client sponsor is not known or available
Client has not been made aware of need for rigorous change control on Fixed Price deals
All communication has to be made through primary contact
Steering Committee meetings are regularly cancelled
Meetings are not minuted
Actions are not recorded
Actions are recorded but not resolved in a timely manner
Stakeholder doesn’t commit enough time to the project
Supportive stakeholders are replaced
2. Indicators of Unhealthy Status — Business Benefits
Client business case is not known or is not understood
Client business case is weak
The project does not support the client’ s strategy
Client has not developed its own “value proposition”
There are no defined metrics for measuring the benefits
Metrics exist but are not being measured
Metrics are being measured but are not being acted upon
3. Indicators of Unhealthy Status — Work & Schedule
There is no evidence of the use of a Project Management method or Methods and tools are not appropriate for the project
Procedures are not consistently followed or not documented
There is no integrated work plan consolidating all work streams or Work stream plans exist but are of variable standards
Milestones are not defined or agreed
Predicted milestone dates are outside original target dates
There is no clear basis for the task estimates
Estimates do not include sufficient management time
Original estimates have not been compared against a second set of estimates, or against similar projects
Contingency has not been included in the original plans
Progress reporting is not sufficiently frequent or rigorous
Time to complete is not being reported for unfinished tasks
The client is insisting on unrealistic deadlines
Work done by previous suppliers has not been fully assessed
4. Indicators of Unhealthy Status — Team
Project leadership roles have not been filled before start-up
Resources do not have the required skills or experience
There is an imbalance of Partner to client staff or subcontractors
There is an imbalance of management to staff resources
The client is requesting changes of key Partner staff
Partner is requesting changes of client staff or subcontract staff
Partner staff are unwilling to join the project, or are asking to leave the project or the company
There is friction between Partner and client staff or subcontract staff
There is a high level of disaffection amongst Partner staff (e.g. unclear objectives, unrealistic deadlines, lack of support)
Work permits and visas are not available when required
There are complaints about the working environment and/or infrastructure facilities from Partner staff
There are no succession plans for replacing staff
5. Indicators of Unhealthy Status — Scope
There is no signed written agreement (interim or final contract)
There is no definition of what is in-scope or out-of-scope
There is no agreed list of deliverables
The mechanism for acceptance of deliverables is not defined
Assumptions used for planning are not agreed or recorded
Changes to requirements are not subject to change control
The client is not being held to account for failing to meet contractual commitments • Roles and responsibilities of all parties are not defined
There are no contracts with 3rd parties working for Partner
Contracts with 3rd parties working for partner do not reflect restrictions imposed on Partner by client (e.g. fixed price)
6. Indicators of Unhealthy Status — Risks
There is no risk management plan
Risks have been identified but mitigating actions are not defined
The risk management plan is not being used to control risks
The risk management plan does not include all known risks
Risks are not reviewed at regular, or appropriate intervals
There is insufficient management attention to High risk (level 9) projects — e.g. there is no Risk Management partner assigned
Work products or deliverables are failing quality control
Issues are not being recorded or resolved in a timely manner
7. Indicators of Unhealthy Status — Delivery Organisation Benefits.
The fee basis is not consistent with the associated risks
Profitability is affected by original fees set to meet signing targets
Realisation rates are not measured or as predicted
Bills are not being submitted on time
The client is not paying bills within the prescribed time scale
The client is not willing to act as a reference site
Client satisfaction surveys show a high level of dissatisfaction
There is evidence of client complaints
Partner is not charging for additional work
Fees do not include an allowance for annual salary reviews or promotions
Fees do not include allowances for additional costs associated with cross border projects
The work will not help staff to progress on the PDF
- There is conflict between different countries, services or Lines of Business involved in the project
