7 Tipps, wie du fokussiert arbeitest

7.45 Uhr.

„Heute Morgen arbeite ich meine To-Do Liste ab!“

Das war der Plan.

Gerade als ich anfangen will, signalisiert mir eine Desktop-Notification, dass neue Emails eingetroffen sind.

Kurz reinschauen kann ja nicht schaden.

Wie fast jedes Mal schafft es einer der Newsletter meine Aufmerksamkeit zu erregen und schnell finde ich mich auf einer Webseite mit Tipps zum Suchmaschinenmarketing wieder.

Ich greife ein gute Idee auf und bevor ich sie vergesse, beginne ich gleich damit sie in unsere Webseite einzubinden.

11.45 Uhr.

Nach vier Stunden bin ich fertig und habe nebenbei noch drei Emails beantwortet, mich mit Kollegen via Slack über den nächsten Blogbeitrag unterhalten, für die kommenden Webinare fünf verschiedene Tools getestet und zwei Tassen Kaffee aus der Küche geholt. Und das irgendwie alles mehr oder weniger gleichzeitig.

Die Mittagspause steht kurz bevor. Meine To-Do Liste ist nicht kürzer geworden. Im Gegenteil.

Ich habe schon oft gelesen, dass Multitasking schlecht für die Produktivität ist. An diesem Tag ist es mir zum ersten Mal bewusst geworden.

Du denkst, dass du multitaskingfähig bist?
Bei diesem Spiel kannst du es beweisen. Ich habe gerade mal 47 Punkte erreicht.

Vergiss Multitasking — Darum solltest du dich auf eine Aufgabe fokussieren

Multitasking verschlechtert deine Produktivität

Wenn man sich nur auf eine Aufgabe fokussiert, arbeiten beide Seiten des präfrontalen Cortex zusammen. Alle Ressourcen sind darauf konzentriert, diese eine Aufgabe zu lösen.

Bei zwei Aufgaben arbeiten die linke und rechte Seite plötzlich nicht mehr zusammen. Stattdessen teilen sie sich auf und jeder übernimmt eine der beiden Aufgaben.

Dadurch verschlechtert sich die Gesamt-Performance und somit deine Produktivität.

Die Studie zeigt, dass das menschliche Gehirn nicht mehr als zwei komplexe Aufgaben gleichzeitig ausführen kann.

Sobald man drei oder mehrere Aufgaben gleichzeitig durchführen will, macht das Gehirn Fehler oder vergisst eine Aufgabe schlichtweg.

Wenn du das Spiel ausprobiert hast, wirst du das bemerkt haben.

Multitasking macht unglücklich

Wenn die Gedanken sprunghaft sind und man sich nicht auf eine Sache fokussiert, macht das unglücklich.

Das belegt diese Studie von Psychologen der Harvard University.

Um deine Produktivität zu steigern und um ein glückliches Leben führen zu können, solltest du auf Multitasking verzichten und dich immer auf EINE Aufgabe fokussieren.

7 Tipps, wie du fokussiert arbeiten kannst:

1. Aufgaben im Voraus planen

Damit du morgens ohne Ablenkung starten kannst, solltest du deine Aufgaben spätestens am Abend davor planen.

Ich nehme mir jeden Sonntag 20–30 Minuten Zeit, um die Aufgaben für die kommende Woche einzuplanen.

-Was muss ich im privaten Umfeld erledigen?
-Welche Aufgaben gehe ich im Unternehmen an?

So fülle ich meine To-Do Liste. Gleichzeitig versuche ich, die Aufgaben zu priorisieren.

Die wichtigsten/schwierigsten Aufgaben versuche ich als erstes abzuhaken. Das macht glücklich.

2. Zeit einplanen

Im Alltag verliert man sich schnell in Meetings, Telefonaten und Social Media Updates. Wenn du deine To-Do Liste gefüllt und priorisiert hast, solltest du dir für die wichtigsten Aufgaben Zeit reservieren.

Das ist dann wie wenn du ein Meeting hättest. Ein Meeting mit dir und der Aufgabe, die du erledigen willst.

Plane dir dafür in deinem Kalender genügend Zeit. In dieser Zeit bist du nicht erreichbar und konzentrierst dich nur auf diese Aufgabe.

3. Aufgeräumte Umgebung

Manche sagen: Nur ein Genie beherrscht das Chaos, oder so.

Ich sehe das anders. Je mehr Dinge auf meinem Schreibtisch stehen, desto mehr lenkt mich von meiner eigentlichen Aufgabe ab.

Ich mag es nicht, wenn ich im Augenwinkel ständig einen Brief sehe, auf den ich noch antworten muss.

Deshalb stehen auf meinem Schreibtisch nur Dinge, die ich aktuell brauche.

4. iPhone auf „nicht stören“

Einer Studie zufolge bekommt man als Smartphone Nutzer im Durchschnitt 63,5 Notifications am Tag. Wenn man das auf die Arbeitszeit von ca. neun Stunden herunterrechnet, klingelt das Smartphone alle 10 Minuten. Fokussiertes Arbeiten ist so kaum möglich.

Aus diesem Grund solltest du dein Handy lautlos schalten. Beim iPhone kannst du die Funktion „nicht stören“ verwenden.

5. Mailprogramm schließen

In 2012 fand eine Studie von McKinsey heraus, dass man im Schnitt 28% seiner Arbeitszeit mit lesen und beantworten von Emails verbringt.

Bei einer 40 Stunden Woche sind das über elf(!) Stunden.

Um nicht ständig von eintreffenden Emails abgelenkt zu werden, solltest du das Mailprogramm schließen.

Definiere ein oder zwei Zeiten am Tag, an denen du das Mailprogramm öffnest und deine Emails abarbeitest.

Dann schließe das Programm wieder.

6. Notifications abschalten

Ähnlich wie bei den Emails: Stelle alle Benachrichtigungen ab, die dich von deiner Aufgabe ablenken könnten.

Beim Mac werden dir standardmäßig rechts oben Benachrichtigungen über neue Emails, Tweets oder eingehende Skype-Calls angezeigt.

Das kann nützlich sein, lenkt aber auch ab.

Diese Benachrichtigungen kannst du in den Einstellungen abstellen.

7. Nur ein Browser-Tab nutzen

Wenn du online arbeitest, wirst du schnell abgelenkt. Schnell hast du sieben Tabs im Browser offen und verlierst dich.

Gewöhne dir an, mit nur einem Tab zu arbeiten. So kannst du dich voll auf deine Aufgabe konzentrieren.

Wie zu mittlerweile jedem Thema gibt es auch — oder gerade — in diesem Bereich viele Apps, die dir helfen, dich auf eine Aufgabe konzentrieren zu können.

6 Apps & Tools für fokussiertes Arbeiten

1.StayFocused

Mit dieser Chrome Erweiterung kannst du Webseiten blocken, auf denen du ansonsten zu viel Zeit verschwenden würdest.

2.Focus

Diese App geht einen Schritt weiter. Mit Focus kannst du neben Webseiten auch Mac-Apps blocken. Wird eine Seite geblockt, zeigt Focus ein Zitat an.

Die App kann auch für die Pomodoro-Technik genutzt werden.

Kosten: ab 19,99$.

3.Focused

Ein minimalistischer Texteditor mit Markup-Funktion. Im „Zen“-Modus (wie im Bild zu sehen) ist Focused im Vollbildmodus und man kann zwischen verschiedenen Geräuschkulissen wählen.

Ich teste Focused gerade und bin bisher begeistert. Was ich noch nicht gefunden habe ist die Auto-save-Funktion. Das bin ich von Cloudsoftware mittlerweile gewohnt und wäre auch bei „Offline“-Software sehr angenehm.

Kosten: 28,30€.

4.RescueTime

RescueTime ist ein Tool, mit dem du deine Nutzung von Webseiten und Apps aufzeichnen und auswerten kannst.

Mit einem Blick in die Auswertungen kannst du Zeitfresser ausmachen und bekämpfen.

Kosten: In der Lite Version kostenlos. Die Pro-Version kostet 9€/Monat.

5.Noisli

Noisli ist eine Webseite, auf der verschiedene Hintergrundgeräusche abspielen kannst.

Es gibt zum Beispiel Gewitter oder Regen und man kann auch mehrere Geräusche mischen.

Kosten: kostenlos

6.Coffitivity

Ähnlich wie Noisli ist Coffitivity eine Webseite, auf der du Hintergrundgeräusche abspielen kannst.

In der kostenlosen Version kannst du drei verschiedene Soundloops wählen, darunter „University Undertone“ oder „Lunchtime Lounge“.

Kosten: kostenlos

Die Frage aller Fragen: Können Frauen „besser“ Multitasking?

Da Frauen sich schon in der Steinzeit um Kinder und Feuer kümmern mussten, hält sich der Mythos hartnäckig, dass Frauen die besseren Multitasker seien.

Tatsächlich hat sich eine Studie mit diesem Thema beschäftigt.

Das Ergebnis: Beim Multitasiking gibt es keinen signifikanten Unterschied zwischen Männern und Frauen.

Allerdings waren Frauen im Test deutlich besser darin, verlegte Schlüssel wieder zu finden.

In diesem Sinne: Stay focused!


Ursprünglich auf meinem Blog veröffentlicht.

One clap, two clap, three clap, forty?

By clapping more or less, you can signal to us which stories really stand out.