3 kritikker af årsbudgettet

Den traditionelle årsbudgettering har længe været udskældt, og er en proces, der ofte bliver forbundet med ord som langsom, tung, ufleksibel, forældet etc.

I mange år har virksomheder anset årsbudgettet som et nødvendigt styringsværktøj og en naturlig måde at sætte forventningerne til den fremtidige udvikling i virksomheden. Samtidig er budgetterne blevet brugt som målepunkt til præstations evaluering og opfølgning.

De sidste 10 - 20 år er der dog vokset en stigende kritik af budgetterne og deres anvendelighed og mange stiller spørgsmålstegn ved, om ikke man kan gøre det bedre.

Denne artikel gennemgår nogle af kritikpunkterne og ser, om årsbudgettet stadig har sin berettigelse som redskab til styring af virksomheden.

Kritik #1: Budgettering er besværligt og dyrt

Et af de største kritikpunkter er, hvor lang og besværlig budgetprocessen er, og at der lægges beslag på ledelsen i mange måneder. En typisk budgetproces er for mange virksomheder en langstrakt affære, der kan tage 3–4 måneder fra de første oplæg og indsamling af input til konsolidering og forhandlinger over mange iterationer.

Dette er en stor byrde for økonomiafdelingen. Alle bruger deres kræfter på at understøtte budgetprocessen, lave beregninger og konsolidere data for hele virksomheden.

Den lange proces påvirker også andre afdelinger end økonomiafdelingen, og virksomheden kan stå i stampe i en periode, hvor det ikke er ualmindeligt at høre argumenter som: ”Vi ligger i budgetforhandling lige nu, så vi kan ikke træffe nogle beslutninger før om 3 måneder”.

Den tidsmæssige udfordring ligger ikke kun i fastsættelsen af budgettet, men også i den månedlige opfølgning i løbet af året. Her bruger økonomiafdelingen utrolig meget tid på at udarbejde rapporter, ledelsesmøder og afvigelsesforklaringer på, hvorfor man ikke ramte budgettet. Dette leder hen til et andet kritikpunkt.

Kritik #2: Budgettet ikke det rette evalueringsværktøj

Et andet kritikpunkt er, at det traditionelle budget er et dårligt styringsværktøj for ledelsen.

Budgettet er for statisk og ledelsen kan ikke bruge det til at reagere på forandringer, der sker i budgetperioden. Markedet er konkurrence­præget og langt mere omskifteligt end tidligere.

Hos Prophix hører vi ofte fra controllere, at budgettet ikke er relevant få uger efter færdiggørelse, fordi mange af forudsætningerne har forandret sig.

Det traditionelle budget siger derfor ikke noget om virksomhedens reelle præstation. Når man til årsafslutningen ser tilbage og vurderer om budgettet er opnået eller ej, siger det sådan set kun noget om, hvor god virksomheden har været til at lægge et budget og forudsige fremtiden. Det fortæller egentlig ikke, om virksomheden har haft et godt år eller ej set i forhold til konkurrenterne og markedet som helhed.

Også på individ-niveau kan budgettet sjældent bruges til opfølgning, måling af præstation eller som grundlag til forfremmelser og bonusudbetalinger. Dette leder frem til det tredje kritikpunkt.

Kritik #3: Årsbudgettering giver uønsket adfærd

Når man vælger at anvende budgettet til opfølgning og evaluering, har det ofte den negative konsekvens, at budgetprocessen bliver kendetegnet ved forhandling og ”krig”- mere end en strategisk dialog og et godt bud på den fremtidige udvikling.

Der bliver kæmpet for at få så lave omsætningsbudgetter som muligt, for at maksimere muligheden for at nå målene og at skrabe så mange penge sammen til sin afdeling.

Sidst på året ser man ofte en uønsket adfærd ved medarbejdere, der f.eks. giver unødigt høje rabatter for at få det sidste salg i hus eller gør en ihærdig indsats for at bruge de sidste penge - bare så man er sikker på ikke at få et mindre budget næste år.

Den adfærd er på ingen måde gavnlig for virksomhedens langsigtede færd.

Er der så intet at stille op med årsbudgetteringen?

I det næste afsnit stiller vi skarpt på, om budgettet alligevel er brugbart.

Effektivisér budgettet med det rigtige værktøj

Den traditionelle budgettering er en proces, der kræver hårdt arbejde, men processen kan blive meget mere effektiv, når økonomifunktionerne bruger den teknologi, der er til rådighed. Det første trin til at imødekomme kritikken af budgettet er at anvende det rigtige værktøj.

Der er et bredt udvalg af software og programmer, som effektiviserer processerne i økonomifunktionen. Nogle fokuserer på enkelte dele af processen som analyse og rapportering, og andre programmer kan bruges i alle led af budgetprocessen fra indsamling af data til styring af hele arbejdsprocessen.

Der, hvor programmerne giver størst værdi, er ved at automatisere processer, som ellers skal udføres manuelt. Man kan spare meget tid ved ikke at skulle kæmpe med formler i regneark og manuelt konsolidere hundredevis af budgetinput.

Automatisering af processerne gør budgetprocessen mindre ressourcekrævende, mere effektiv og risiko for fejl minimeres drastisk. På den måde optimerer økonomifunktionen tiden, det tager at færdiggøre et budget, og man åbner for muligheder for mere avanceret og alternativ budgettering.

Drop budgettet som evalueringsværktøj

At effektivisere og automatisere processen omkring budgettet gør ikke i sig selv op med kritikken forbundet med anvendelsen af budgettet til evaluering af præstationer. Dette er et område, som har fået meget opmærksomhed de sidste 10–20 år under betegnelsen ”Beyond Budgeting”, hvor man i højere grad måler i forhold til relative præstationsmål og benchmarks. Men at gå ”Beyond Budgeting” betyder ikke, at man dropper budgetterne og ikke planlægger mere. Det handler rettere om, hvordan man gør det, hvor ofte, og hvad man anvender det til.

Budgettering som strategisk værktøj

En klar fordel ved budgettering er, at virksomheden dedikerer tid til at se sig selv efter i sømmende. Denne gennemgang sætter en dialog i gang på tværs af virksomheden, hvor afdelingerne kigger fremad og lægger overordnede planer for fremtiden. Man samler erfaringerne og forslår forbedringer til de kommende år. Dette fokus på virksomheden og på erfaringer giver ledelsen et bedre beslutningsgrundlag til at afgøre, hvilken retning, virksomheden skal gå.

Når det er blevet lettere at opdatere budgetter og processen er optimeret, bliver det også muligt at splitte budgetperioderne op i mindre intervaller, så virksomheden kan bruge budgettet til hele tiden at følge med i markedet. Når økonomifunktionerne laver løbende forecasts i perioder fra måned/kvartal/halvår eller flere år, så kan ledelsen se fremad og nå at reagere proaktivt på ændringer og udsving i markedet. På den måde kan budgettet bruges som fremadskuende strategisk værktøj.

Det bliver her lidt endnu

Trods mange års kritik er budgettet stadig i brug, og med nye processer, værktøjer og anvendelsesområder imødekommer budgettet meget af kritikken. Processen er kortere, og økonomifunktionen har mere tid til at arbejde på strategi og planlægge fremtiden.

Denne artikel er oprindelig publiceret på blog.prophix.dk.