Le difficoltà nel change management

In una azienda farmaceutica i ritmi sono spesso pressanti: scadenze, progetti critici, ispezioni e un elenco crescente di priorità da gestire. L’introduzione di modifiche può aggiungere nuovi livelli di complessità alla gestione quotidiana del lavoro. 
Il segreto per riuscire a gestire i cambiamenti senza troppa difficoltà è avere i giusti processi e gli strumenti più adatti per il change management.

Analizziamo le difficoltà principali che si possono incontrare e vediamo insieme come superarle.

Gestire più change simultaneamente

Cosa si fa quando arriva una lamentela che mette in luce un problema con un fornitore? 
I cambiamenti iniziano ad avere un effetto domino: viene definito un CAPA plan, che spesso richiede un aggiornamento delle SOP; inoltre potrebbe essere necessario modificare i materiali in entrata, modificare il progetto, o ispezionare i siti più frequentemente; il confezionamento e l’etichettatura devono essere corretti. Quante modifiche ne deriveranno?

Il modo per riuscire a gestire più change simultaneamente è attraverso processi armonizzati. 
Monitorare ogni cambio controllato, valutarne l’impatto, e attuare i cambiamenti in modo efficace e coerente. Si dovrebbe anche utilizzare un sistema con una dashboard semplice, che permetta di visualizzare tutte le attività aperte, e inviare comunicazioni e-mail che tengano aggiornato il personale sul processo.

Poca chiarezza nel processo di change

Dashboard e avvisi e-mail aiutano ad armonizzare i processi e a non perdere di vista lo stato dei change. Un cambiamento ben pianificato può richiedere tempo per diffondersi in azienda, in particolare se si tratta di aziende con più sedi a livello globale. 
È per questo che serve un sistema centralizzato per la visualizzazione delle attività aperte, e lo stato delle singole modifiche.

Gestire molto personale

Nelle aziende del settore life science, i requisiti del sistema di qualità prevedono molto personale per la gestione dei documenti di change, per le indagini, per trovare la root cause etc. Una parte di questi processi è prevista nelle SOP e nelle istruzioni di lavoro, mentre una parte fa riferimento alle modifiche effettive ai processi o ai prodotti.

Una soluzione per migliorare la gestione del personale e dei processi è avere un software per la gestione dei change progettato appositamente per l’azienda, che includa le best practice per la gestione di più team di lavoro.

L’ufficio QA gestisce la qualità in tutta l’organizzazione? L’azienda ha uffici regolatori in Paesi differenti?
Una buona soluzione per la gestione dei change permette di assegnare facilmente il giusto team a ciascun processo.

Aggiornare i documenti per allinearli ai processi di change

I documenti sono fondamentali per ogni processo, e abbiamo bisogno che siano attentamente controllati, opportunamente revisionati, e che includano adeguati audit trail. 
Un processo efficace di change management garantisce che tutte le modifiche siano ben documentate e trasparenti.

Differenziare i bisogni dei diversi siti produttivi

L’azienda opera in più siti? Che cosa succede se si scoprono una non-conformità o una deviazione e c’è la necessità di aggiornare i processi solo in alcuni siti?
Questo aggiornamento può diventare caotico se l’azienda fatica a gestire i siti separatamente. 
Con la soluzione giusta, si può facilmente identificare quali siti sono interessati da un cambiamento e allinearli o separarli a seconda delle necessità.

Risolvere un change inefficace

La pianificazione, il lavoro di preparazione, e le valutazioni non sempre garantiscono un risultato efficace al 100%. 
Serve un piano di emergenza per gli eventi imprevisti: può servire nel caso in cui sia necessaria l’implementazione di un nuovo sistema, l’introduzione di un nuovo software, o semplicemente serva modificare un processo. 
Insieme alla gestione dei change è interessante introdurre anche una soluzione che integri le funzionalità di roll-back per ripristinare il sistema di qualità o l’ambiente e riportarlo allo stato precedente.

Ottenere l’approvazione in fretta

Non c’è niente di peggio che finire un’attività e attenderne l’approvazione in modo da poter concludere il progetto. Questo vale anche per l’introduzione delle modifiche. L’azienda potrebbe richiedere un’approvazione da parte del titolare del processo, o dalla QA.

Un sistema automatizzato può inviare automaticamente le attività a chi deve approvarle, stabilendo un livello di priorità e migliorando le tempistiche.

Come avviene la gestione dei change nella tua azienda?Raccontacelo con un commento!