Warning Letter su Batch Record Review e Data Integrity

FDA ha recentemente diffuso una Warning Letter ad un produttore cinese di API, criticando duramente la Quality Unit per non avere esercitato in modo adeguato le proprie responsabilità. In particolare sui batch record di produzione è stato segnalato quanto segue:

  • dati incompleti o lasciati in bianco
  • assenza di data e firma per la verifica
  • post-it della QA che invitano gli operatori ad inserire i dati di produzione
  • mancata approvazione della Quality Unit

Tutti i dati nelle registrazioni GMP devono essere completi e affidabili così che possano essere valutati dalla Quality Unit durante le review del lotto.

Anche altri documenti, come per esempio le registrazioni di pulizia, sono stati trovati mancanti di data e firma di verifica o con pagine e spazi lasciati in bianco.

Pur essendo a conoscenza di queste pratiche inaccettabili in produzione, la Quality Unit non ha fatto nulla per assicurare che venissero corrette.

FDA ha richiesto di:

  • fornire una review retrospettiva dei batch record per il data integrity
  • spiegare come viene condotta la valutazione, incluso il metodo utilizzato per determinare la contemporaneità delle registrazioni
  • effettuare una valutazione complessiva delle funzioni della Quality Unit
  • fornire una valutazione complessiva del sistema di deviazioni e investigazioni e le CAPA necessarie. Includere le misure specifiche prese per assicurare che tutte le deviazioni e gli eventi atipici siano immediatamente documentati e investigati.

Altre segnalazioni all’azienda hanno riguardato la data integrity. Il sistema di qualità non assicurava un’accuratezza e un’integrità dei dati tale da garantire la sicurezza, l’efficacia e la qualità dei prodotti.
FDA ha vivamente consigliato all’azienda di avvalersi di un consulente per rispondere alle richieste dell’Agenzia. Ovvero:

  • un’investigazione completa dell’estensione dell’inadeguatezza dei dati raccolti che includa un’investigazione dettagliata di protocolli e metodologie, una lista dei sistemi e delle operazioni coinvolte nella valutazione, interviste al personale, valutazione dell’estensione delle carenze di data integrity all’interno dell’azienda.
  • un risk assessment dei potenziali effetti sulla qualità del prodotto e sulla salute dei pazienti.
  • una strategia di CAPA completa di root cause analysis e di misure a lungo termine.

Altra osservazione fatta da FDA ha riguardato la conservazione dei dati originali completi derivati dai test di laboratorio condotti per assicurare la compliance con gli standard e le specifiche: un cromatogramma HPLC era stato cancellato, era pratica ricorrente effettuare i test sui campioni fino ad ottenere un risultato accettabile…

Le conclusioni

Le deviazioni presentate sono solo alcune delle osservazioni riscontrate durante l’ispezione. L’azienda cinese è responsabile dell’investigazione di queste deviazioni per determinarne le cause, prevenirne la ricorrenza e prevenire altre deviazioni.

L’azienda è stata messa tra gli Import Alert l’8 marzo 2017 e vi resterà fintanto che non saranno corrette completamente tutte le deviazioni e l’Agenzia non avrà confermato la compliance con le GMP.

La mancata correzione di queste deviazioni comporterà il fermo dell’ammissione negli USA dei prodotti da parte di FDA.

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Quality Systems Srl

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Quality Systems srl is a leading company providing an expert support and advice in GxP compliance to pharmaceutical, chemical and medical device companies.

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