Ersetzendes Scannen — echte Alternative für jeden Betrieb?

Das papierlose Büro wird seit Anfang der 2000-er Jahre propagiert. Schnelle Einzugsscanner mit hoher Kapazität wurden entwickelt, Programme geschrieben, Sicherheitsstandards mit dem Siegel „revisionssicher“ festgelegt. Die Technik war bereit, die Behörden jedoch ließen sich Zeit. Mittlerweile sind fünfzehn Jahre vergangen — im Internetzeitalter entspricht das mehreren Generationen.

Mittlerweile haben auch die Finanzbehörden den Weckruf gehört und sind auf digitale Übermittlung von Daten umgestiegen. Spätestens damit sollte in jedem Betrieb Computer mit Internetzugang stehen, die den Anforderungen für ELSTER & Co. genügen. Scanner sind klein genug, um auf Schreibtischen Platz zu finden, die Software zum Archivieren von Dokumenten und Verbuchen von Rechnungen ist preiswert und bedienungsfreundlich sowie mit Schnittstellen zu verschiedenen Programmen ausgestattet.

Kein Grund also, Rechnungen von Lieferanten und Dienstleistern nicht zu digitalisieren und automatisch verbuchen zu lassen. Diese Daten wiederum können an den Steuerberater übermittelt und von ihm weiterbearbeitet werden. Das spart die Zeit für die Eingabe und Buchung von Belegen und damit Kosten. Weitere Vorteile archivierter Dokumente ist das schnelle Auffinden. Keine Suche in Alphabet-, Jahres- und Monatsregistern mehr — die Schlagwortsuche findet jeden Datensatz im Nu.

Was nicht möglich ist und nicht möglich sein darf, ist die Manipulation digitalisierter Dokumente. Werden Veränderungen vorgenommen — etwa Buchungsstempel, Zahlungsvermerke, Notizen oder Skontoabzüge -, müssen diese automatisch zeitexakt erfasst und in der Historie des Datensatzes gespeichert werden. Nur bei gewährleisteter Fälschungssicherheit nämlich ist das sogenannte ersetzende Scannen, bei dem das Original vernichtet werden darf, zulässig.

Eine weitere Bedingung ist die dauerhafte, zumindest aber für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen sichergestellte Lesbarkeit der Daten. Dafür darf der Prüfer keine speziellen Programme oder Hardwareausstattungen benötigen müssen. Im Grunde soll sich für ihn nichts ändern: Wie er früher einen Ordner aufgeschlagen hat, ruft er nun einen Beleg digital auf.

Um nachvollziehen zu können, wie der „Workflow“, also die Behandlung der papierenen Dokumente in ihre digitalen Pendants erfolgt, ist eine lückenlose Dokumentation in Form einer Arbeitsanweisung erforderlich. Hierin ist auch für Außenstehende nachvollziehbar zu beschreiben, wie vorgegangen wird und vorzugehen ist, wenn ein Brief im Postkasten landet.

Wichtig zu beachten ist, dass nicht alle Unterlagen durch Scannen ersetzt werden dürfen. Tabu sind etwa Bürgschaftserklärungen und Urkunden, die durch eine besondere Heftung gesichert oder mit Siegel oder Prägestempel versehen sind.