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論展覽中各主體應具有之條件與準備-以同人活動為例

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壹、前言

從會議展覽服務的角度來看,同人誌即售會是屬於展覽中的綜合展(Horizontal Shows)分類,也就是面對一般大眾的B2C展覽,近幾年來由於ACG與同人文化不再如同以往受到主流媒體以誤解或過度渲染方式報導,每年所舉辦的場次數量也逐漸增加了起來。在這之中總會有許多人誤解的地方,也造成在評論與批判時過於草率,以致於造成更多人對於活動產生誤解。

本次將從會議展覽服務業中三個重要要素應具備之條件與準備,來了解主辦單位、參展廠商、參觀民眾之間所需要有的準備,讓讀者能夠釐清這些事情是由誰來處理,進而推動各方的進步。

貳、展覽組成主體

展覽的構成主體,大體上來說共有三個:「主辦單位、參展廠商、參觀民眾」,以下簡單分述各廠商的任務。

1. 主辦單位:通常我們又稱PEO( Professional Exhibition Organizer)作為展覽的發動者及執行,從前期的策劃、徵集參展廠商與宣傳推廣到活動期間的現場管理,都需要一手包辦。主辦單位處理展務問題千頭萬緒,並不能錯失任何一個環節。任何的疏失可能會造成展覽形象的負面效應,導致參觀者或參展廠商不滿。台灣常見的同人活動主辦如FF與PF的主辦開拓動漫事業、主辦CWT的同人誌數位與負責GJ、CH的吉桔整合行銷

2. 參展廠商:展覽之成敗很大部分取決於參展廠商是否支持,在同人場活動中一般常見的為同人社團,但是包含企業攤等展出的廠商都算在其中。雖說台灣同人活動報名費相對較低,但對於其他各項成本來說依然是一筆支出。故對於參展廠商會對於展覽成效敏感,並且對於是否繼續參加該展覽進行評估。

3. 參觀者:展覽由參展廠商支持,而目標參觀人數多寡來主導展覽成敗,廠商參展無非是希望能夠有更多參展觀眾並提高消費購買力。

參、展覽各主體應具有之條件與準備

一 、主辦單位須具備之條件

1. 具備廣泛的產業知識:
展覽即是針對攤位與購買民眾資訊交流與交易的重要平台,主辦單位須針對動漫畫與同人發展產業有所了解。以下二點為主辦單位針對產業之事須具備得基礎瞭解。

(1)產業是否朝成長方向邁進:瞭解台灣同人文化包含原創、二創、手作、十八禁作品等等的發展消長、未來有無變數等。對於一般非處於成長狀態的產業,是比較難辦得起展覽得。

(2)產業廠商家數是否足夠:同人社團與ACG產業為籌組展覽之重要基礎,具有深度及廣度得參展社團是吸引買主的最大誘因。

2.與產業公、協會保持緊密聯繫:
一般會展業主辦展覽時在獲得相關公協會支持下能夠在徵集廠商達到事半功倍的效果。換成同人展來說主要應該是尋找作為意見領袖的社團來協助,透過有管道的方式協助徵集社團參展。

3.持續與參展廠商集參觀者聯繫:
參展廠商與參觀者為構成展覽的其他兩大主體,主辦單位需要持續的與社團及參觀民眾保持聯繫,除了適時的提供新的展覽訊息、提供產業相關資訊,並且蒐集相關的回饋意見。使社團與一般民眾對主辦單位維持一定程度的依賴,增加展覽主辦單位的信心。

4.對國內外相關展覽發展情形之掌握:
展覽成敗取決於參觀民眾數量的多寡,而同一區域類似的展覽會產生競爭情形,對於其他各項展覽的發展情形是否有效掌握、各展覽的優劣勢為何等等。

二、參展廠商需有之準備

1.瞭解產品/服務之市場反應:
在接近參展民眾時,社團可直接展示產品,並立即瞭解對該產品的市場反應,同時瞭解是否持正面評價,並進一步就實際產品極特色進行調整修改。

2.確認市場之方向:
參加展覽即是最接近瞭解市場時間,社團可以從其他社團展示產品,參觀者反映即與購買者直接溝通之結論瞭解產品之概況。瞭解自己的產品的競爭是否已經過於激烈,有效地確認市場發展方向並調整特性及行銷策略。

3.發展銷售策略與技巧:
同人展是眾多社團與參展民眾聚集的地方,亦是競爭最激烈的場合,參展社團櫻於展前作好充分的準備,包含產品策略、攤位布置特色,展場行銷技巧等,利用表現與眾不同的形象與銷售技巧,獲得買主的注意與信任。

4.開發新客戶:
參展係以開發新的買主為重要目標,基本上對於營收為最重要的幫助。

三、參觀者須有之準備

參觀人數的品質與量是展覽成敗的關鍵,展覽主辦單位與參展廠商無不全力吸引目標參觀者前往,而參觀者也需要事先作好準備,在有限的時間內完成所有任務。

1.取得迅速而詳盡的資訊:
資訊蒐集是參觀者的重要任務,因為參觀目的不同,透過場刊、網站蒐集足夠的情報資訊,都是能夠做重要決策與判斷的依據。

2.專業的態度足夠的時間參觀:
專業的同好會以專業的態度去蒐集與準備,瞭解各攤位的特色與產品。若事前能規劃得更清楚,越能安排足夠的時間參觀。而不會來去匆匆,導致搶不到自己要的商品或無法發現自己有興趣的新產品。

3.盡量多與參展廠商洽談:
參展社團是展覽所展現的核心,除了購物上的溝通,若有機會也可跟社團做深入的認識,對於社團及同類型社團的產品現況瞭解,也可以針對未來購買的方向有所掌握。

結語

為什麼要講的這麼商業?

同人文化最初的目的為對作品有愛或者是想要發揮自己的創作魂,但是今日若進入了同人展,有販售行為時,就會是一種金錢的往來。雖說我們大可繼續因為愛而創作,但若涉及到銷量與營收,一定程度的商業化是不可避免的。會展產業本身就是國貿產業的一環,對於銷售上有很大的經濟效益。若今日主辦、社團、參觀民眾要考量自己的成本與營收時,作為商業考量的任何環節都一定會遇到。

該怎麼看展覽主體之間的關係

展覽的三個主體是相當密不可分的,而對於每一個環節是否有做到都是需要去討論與研究的。
對此本文的用意是釐清展覽主體三者之間所需做到的條件準備,當然同人展並非Computex或自行車展等專業展的展覽。我們不必須要為了一個展覽做到那麼緊張,但是對於一個展覽能夠更深入的去了解,還是可以做到的。

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