Почему двигать цветные стикеры на доске лучше чем строки в телефоне

Доска фокуса

Один из участников моего вебинара прислал мне такой комментарий: «Я могу двигать строки в телефоне, не очень прочувствовал чем будет лучше если буду двигать цветные стикеры на доске». Я решил написать подробней о причинах для использования доски. Я сам долгое время пользовался разным софтом в телефоне/на компьютере для управления задачами, поэтому расскажу из собственного опыта.

Причины использовать доску

Причина первая: Ясность.

Стикеры или строки в телефоне видно только тогда когда мы берем телефон в руку, открываем нужное приложение и вглядываемся в него. Когда мы этого не делаем — мы держим задачи в голове, и мозг автоматически делит усилия на много задач. Через некоторое время приоритеты начинают смешиваться и мы начинаем думать что может быть лучше заняться чем-то другим.
 Когда задача закончена — мы можем начать делать что-то, что не прописано в списке наших приоритетов. Просто потому что забыли посмотреть в телефон. Так?
 Если же мы пользуемся стикерами на доске, то этого не происходит. В первую очередь потому, что доска всё время перед глазами. За день я ее вижу несколько сотен, а может и тысяч (!) раз. Просто потому что мне достаточно поднять взгляд для того чтобы ее увидеть. Я не думаю о том, какие у меня приоритеты — они мне очевидны. И это позволяет мозгу расслабиться и сфокусироваться на том что важно сейчас. Опять же, не нужно напрягать зрение — всё крупно.

Причина вторая: Фокус

Плюс доски со стикерами в том что она устанавливает физические ограничения. Не получится приклеить 50 стикеров на пространство для 5. Это очень помогает с ограничением текущей работы и “следующей” работы. В телефоне этого нет — там бесконечное виртуальное пространство. Очень легко в телефоне добавить пару лишних задач. Особенно это касается того что решили делать потом. Найти место на новый стикер на доске — гораздо сложнее.
 Кроме того, доска позволяет охватить взглядом всю ближайшую перспективу на несколько дней и увидеть где есть нестыковки. В телефоне и на компьютере это сделать сложно.

Причина третья: Прозрачность (для других)

Когда мы работаем в условиях команды (на работе) или семьи (дома), очень полезно чтобы люди вокруг нас знали что мы делаем. Потому что в идеале мы стараемся добиться каких-то совместных результатов. А если не стараемся, то тогда у меня есть вопрос — а стоит ли оставаться в этой команде?
 Когда люди вокруг нас видят наши приоритеты, то им становится понятно чем мы заняты. А это рождает доверие. И делает конфликты приоритетов явными. Например, вы запланировали уборку в гараже, а у вашей супруги — совершенно другие планы. Когда она это увидит, у вас будет возможность найти решение разногласию до того как оно перерастет в конфликт.
 То же самое, только в большей степени происходит в условиях бизнеса. Если становится видно, что работа которую мы делаем — не актуальна, то мы можем легко адаптироваться. Также очень легко показать коллегам (или начальству) чем вы заняты и отказаться от лишней работы. Например, начальству можно сказать так: “Я сейчас делаю вот это, потому буду делать вот то. Если вы хотите чтобы я сделал новую задачу раньше, то нужно выбросить или отложить что-то из того что есть. Скажите, что из этого мы выбрасываем?” Когда мы делаем это у доски с физическими ограничениями — это работает “на ура”.

Причина четвертая: Мотивация

То что листки видны и ощутимы — создает приятное чувство удовлетворения когда задача закончена. Когда мы физически двигаем листок назад — создается неприятное чувство. Смотреть как в колонке “Готово” накапливаются листки — приятно. А если к концу недели в ней уже не остается места для новых листков и надо их уплотнять, то возникает ощущение что это была очень продуктивная неделя. Ведь за каждым листком кроется созданная ценность. В телефоне такого нет.
 Поначалу кажется что это очень незначительная составляющая, но на деле — значительный плюс к ощущению уверенности в собственных силах, мотивации и удовлетворенности.

Теперь немного о причинах не использовать доску

Причина раз: Отсутствие физического пространства. Часто это просто отговорка, потому что найти вертикальную поверхность можно почти всегда. Но если это действительно невозможно — то конечно, телефон лучше чем ничего.

Причина два: Нежелание чтобы другие видели чем вы занимаетесь. Тут есть несколько вариантов:

  1. Вы делаете секретную работу о которой никто не должен знать. Отлично — не пользуемся доской. Телефон, кстати может тоже быть не так безопасен как хотелось бы 😉
  2. Вам стыдно той работы которую вы делаете. У меня тогда вопрос: А стоит ли продолжать делать то, чего вам так стыдно?
  3. Вы чувствуете что недостаточно быстро делаете работу. На мой взгляд это не причина не пользоваться доской. Это повод подумать в чем проблема и найти подход для улучшения. Доска как раз помогает сделать такие вещи болезненно очевидными. Этим самым она помогает перестать прятаться от реальности и вместо этого начать менять реальность к лучшему.

Причина три: Вы всё время в движении. Нет одного места где вы могли бы пристроить доску. Это очень серьезный повод не пользоваться ей, хотя я слышал про людей которые просто носят доску везде с собой. 🙂

Причина четыре: вы синхронизируете свои задачи с другими людьми, которые находятся далеко. Тогда есть смысл, хотя даже в этом случае можно завести личную доску — только для себя.

Причина пять: у вас уже есть система, которая прекрасно работает для вас. Отлично, я рад это слышать. Поделитесь, расскажите о ней?

Если я что-то забыл — я буду рад вопросам и комментариям!

Удачи!

— Сергей

Оригинальный пост тут.

One clap, two clap, three clap, forty?

By clapping more or less, you can signal to us which stories really stand out.