Основы управления проектами, или “Как вместить Проект Мечты в свой рабочий день”
Всем привет! Меня зовут Дмитрий Котов, мне 26 лет и я профессиональный консультант по закупкам и вопросам производства Digital-проектов. В последние 2 года я совмещаю эту деятельность с перемещениями по земному шару и несколькими творческими проектами (Проектами Мечты, как мне нравится их называть). До тех пор у меня была большая проблема неуспеваемости по проектам, я очень сильно подвергал себя стрессу и засиживался в офисе до 23 часов, пытаясь свести “концы с концами”. Теперь хочу рассказать, как у меня получилось справиться с этой проблемой, а также поделиться своим опытом по профессии и помочь коллегам по цеху не только успевать выполнять важные задачи по рабочим проектам за 8-часовой рабочий день, но и уместить свои “Проекты Мечты” в это время.
Как отличить Лидера от чма поганого?
Прежде чем перейти к ответу на вопрос из заголовка статьи, поделюсь мыслью, которая осенила меня в своё время: “Если суметь организовать себя, то получится организовать и команду”. Почему я начал так далеко? Все достаточно легко связать. Если у Руководителя проекта/команды есть определенный режим и он может доказать на собственном примере успешное и своевременное выполнение важных задач по проекту, то он сможет завоевать доверие своей команды и это сильно поможет ему в делегировании задач другим её участникам.
Приведу противоположный пример, когда к руководителю проекта приходит Участник Команды, чтобы рассказать о возникшей проблеме, но получает ответ, который начинается с “не, я думаю, что не стоит так делать..” или получает новые вопросы, которые только больше усложняют ситуацию. Поэтому в ответе настоящего Лидера должны быть как минимум:
- Позитивная стимуляция (не отчаивайся, у всех бывают трудности..);
- Идея по решению задачи;
- Успешный пример из своего опыта;
- Прямое указание на первое действие для выполнения.
В идеальной ситуации, хотелось бы услышать от Лидера всё вместе, чтобы и подбодрил, и посоветовал, как сделать лучше, да и напоследок подсказал, с чего начать. Завоевание уважения и доверия команды — очень важный пункт для Управленца Проектами, без которого даже сильная документация или высокий титул в компании будет слабым подспорьем.
Как тратить меньше времени на проект?
По моим наблюдениям во время работы продюсером в Креативном Агентстве и Начинающих Рисковых Бизнесах (да-да, я про стартапы), собранные команды собираются на встречах и тратят очень много времени на возвращение к одним и тем же вопросам, либо перескакивают от общего к частному и пытаются “увидеть всю картину сразу”. К сожалению, как говорит мой друг, мы всего лишь куски мяса, и мы в этом не виноваты. Человеческий мозг не может предвидеть все детали проекта в пределах одного часа на встрече с несколькими людьми. Для решения этой проблемы люди изобрели процессуальные Документы и термин База Знаний по проекту.
По этой тематике уже существуют стандартизованные 400-страничные мануалы, а именно PMBOK, но я попытаюсь проскакать по верхушкам и уложить их основную мысль в паре предложений. Цель этих стандартизованных процессов и методологий заключается в том, чтобы двигаться от полнейшего хаоса информации к упорядоченному “хранилищу” знаний по проекту и возвращаться к нему в случае, когда появляются вопросы по уже известной информации, или требуется внести корректировки или дополнения в актуальный материал.
Таким образом, хороший Лидер проекта сильно экономит время, не отвечая на уже озвученные ранее вопросы во второй или десятый раз, а ссылается на составленную им Базу Знаний по проекту. Вместе с этим, он не тратит время на обдумывание на первой встрече, сколько же “болтиков” нужно будет закупить для “нового здания”, а фиксирует только основные вводные данные об участниках проекта и желаемом результате по итогу проекта.
На месте читателя мне бы сразу захотелось узнать, как выглядит документ, который нужно создать на первой встрече, а также каковы дальнейшие шаги составления Базы Знаний на успешном проекте. Это очень большая область информации, поэтому на данный момент мне придется ограничится лишь кратким ответом, что самый первый документ называется Уставом Проекта (или Project Charter), шаблоны которого можно найти в интернетах как на русском, так и на английском языках. Чтобы подробнее узнать о дальнейших шагах и процессах, нужно будет открыть оглавление книги PMBOK® Guide — Fifth Edition (самая свеженькая) и погружать себя в море информации по мере желания и возможностей.
Как вместить “Проект Мечты” в свой рабочий день?
Когда задача сокращения времени, которое уходит на выполнение “скучных” рабочих проектов, начнет казаться выполнимой, очень захочется вкладывать освобожденное время в Проект Мечты. Я не настаиваю на конкретном замещении рабочего времени, за которое вам платят, на свои интересы, пряча свою документацию на экране от коллег как порнушку. Мне ничто не мешало приходить в офис на пару часов раньше коллег и в гордом одиночестве с удовольствием потянуть кружечку свежесваренного кофе, записывая идеи и задачи любимому проекту. Кто-то может предложить заниматься любимым проектом по ночам и поздними вечерами, но лично у меня в это время получалось только выполнять механические операции типа проведения статусов, ибо к концу дня мозг был похож на избитую локтём манную кашицу. Любой креативный труд, связанный с излиянием информации из мозга, получался лучше с раннего утра, когда шквал входящей информации еще не успел затуманить мозг.
Чуть не забыл, если у вас еще нет Проекта Мечты или Мечты в принципе, то это время можно потратить на осмысление своих истинных желаний и целей! А потом уже начать заниматься их превращением в жизнь.
P.S. Очень надеюсь, что вам была полезной данная статья и вы узнали после её прочтения что-то новое! Если вы хотите увидеть новые и более углубленные статьи по данной тематике, то ставьте лайк и жмите Follow на моём профиле. А если вас интересует какой-то конкретный вопрос, то вы всегда можете написать мне “Привет!” на почту stubisdon@gmail.com
Буду рад помочь!
