Как взломать свои задачи

Photo by Todd Quackenbush on Unsplash

После выхода поста об управлении проектами люди не переставая спрашивают меня, что нужно сделать, чтобы так же эффективно управляться с задачами и при этом оставалось кучу времени на развитие. Что ж, если вы действительно хотите этому научиться, то приходите ко мне на онлайн-курс.

А если хотите прочитать ещё один пост, который может быть вас вдохновит на самостоятельное изучение этой темы, то продолжайте читать ;)


Если смотреть на задачи в первом приближении, то можно сказать, что чем больше задач нужно сделать, тем больше времени на их выполнение нужно. Однако, если копнуть глубже, то задача задаче — рознь. Также как и час на выполнение одной задачи может сильно отличаться от другого часа. Поясню.

Задачи бывают большие или маленькие по объёму предполагаемой работы, могут быть простые или сложные, а также вы можете хотеть или не хотеть делать ту или иную задачу. Со временем также всё не линейно. Есть часы, в которые ваша внутренняя продуктивность высока и вы хотите делать любые задачи, а бывают часы и даже дни, когда никакая задача не радует. Плюс, важно помнить про вашу внешнюю продуктивность и осознавать, что есть время, когда какие-то задачи просто невозможно сделать, а какие-то наоборот — самое время. Давайте попробуем взломать эти пять пунктов:

  • Объём задач
  • Сложность задач
  • Уровень мотивации
  • Внутренняя продуктивность
  • Внешняя продуктивность

Объём задач.

Когда задач много, то первое, что нужно сделать — приоритизировать их. Для этого есть Матрица Эйзенхауэра, но если все задачи у тебя вдруг оказались важные и срочные, то тебе к мистеру Парето. А точнее к его правилу 80/20. Определи какие задачи требуют от тебя 20% трудозатрат и принесут 80% результата. Их и делай! Не придумывай себе оправданий, что эти правила всё равно не работают, что это трата времени и тому подобное… Попробуй и выясни для себя это раз и навсегда! Нельзя уменьшить объём задач, если просто смотреть на них ;)
Если у тебя в списке есть не важные для тебя задачи, то, ради Бога, делегируй их. Не ной, что не кому. Это не правда! Биржи фрилансеров, бартер, виртуальные ассистенты — потрать полчаса и найди решение. Главное помни, что оно есть и тогда оно найдётся ;)

Сложность задач.

Если задача уже давно висит у тебя в списке и ты не знаешь как к ней подступиться, а дедлайн поджимает… декомпостируй! Разбей задачу на небольшие подзадачи и по мере их выполнения оценивай, стоит ли выполнять всю задачу целиком. Например, уже месяц ты хочешь прочитать интересную книгу в 500 страниц, которую тебе посоветовал коллега. “Прочитать-целую-книгу” выглядит довольно большой задачей. Тут не сядешь за чашкой чая и через 15 минут ты уже на последней странице. Нужно время и много. А где его взять? Не верный вопрос. Начинай не с пугающего вопроса, а с разбивания этой большой задачи на более мелкие. Например:

  • Прочитать содержание
  • Прочитать начало и конец каждой главы
  • Прочитать главы 1–3…
  • Составить mind-map

Важно помнить к какому результату ты хочешь прийти. Ты хочешь прочитать книгу, чтобы просто обсудить её с другом, или ты хочешь понять может ли эта книге быть тебе полезна, или внедрить знания из неё в свою жизнь, или что-то ещё? Проще говоря, ответь себе на вопрос: что я хочу, чтобы произошло, когда я сделаю задачу X? Далее пересмотри подзадачи и скорректируй их, опираясь на результат, к которому ты хочешь прийти.

Уровень мотивации.

Хочется тебе делать какие конкретные задачи или нет зависит от твоей внутренней мотивации. Если какие-то задачи кажутся не стоящими того, чтобы их делать, то пора проверить цели, к которым они ведут. Напиши все задачи списком и распредели задачи в группы. Это могут абсолютно любые группы: дом, семья, работа, проект Ч, бассейн, питание и тп. Далее, для каждой группы ответь на три простых вопроса:

Результат — Что я действительно хочу?
Смысл — Почему я этого хочу?
План — Что мне нужно сделать?

Отвечай честно и именно для группы, а не для задач в отдельности. Если после составления плана ты понимаешь, что какие-то задачи уже не актуальны из первого списка — попрощайся с ними! Остальные задачи должны соответствовать твоим целям, а значит должны мотивировать тебя.

Внутренняя продуктивность.

Как бы мотивирован ты не был, но если сил нет, то и задачи не кому делать. Поэтому изучи свою продуктивность! Когда у тебя самые продуктивные часы в течении дня? Самые сложные и важные задачи ты делаешь именно в эти часы? В какие часы продуктивность падает? Уже знаешь что на это влияет? 
К примеру, я знаю, что в полнолуние большинство людей “сходит с ума” и всё что может пойти не так, идёт не так. Поэтому я не назначаю встречи или созвоны в эти дни. Смешно, но моя личная статистика подтвердила, что лучше избегать важных решений в момент, когда наш спутник в полной красе на небе =) Или вот ещё, это знание досталось мне с трудом, что если я не делаю свой утренний двухчасовой “ритуал”, то продуктивность в течении дня будет сильно ниже обычного. 
Изучи себя и тогда ты будешь управлять своим временем и эффективностью, а не будешь слугой для своего тела.

Внешняя продуктивность.

Смотри пункт выше и продолжай изучать всё что связано с твоей внешней продуктивность. Мешают уведомления в телефоне из социальных сетей — отключи! Отвлекают постоянно всплывающие окна с письмами — выруби эту функцию и проверяй почту не чаще чем два раза в день. Нет, никто не умрёт и тебя не уволят. Если очень страшно, то можешь составить авто-ответ в почтовом ящике: “я сейчас очень занят, поэтому проверяю почту в 12 и в 18 часов. Если что-то срочное, то звоните на мобильный 8ХХХХХХХХХХ”.


Если у вас есть вопросы, то смело задавайте. Если хотите узнать больше и прокачаться не просто по управлению задачами, но и собрать команду и начать наконец работать на себя — приходите ко мне на онлайн-курс устойчивого управления проектами на BangBangEducation!

Специально для всех, кто читает этот пост, скидка 10% по промокоду: tapua 😉
Если мало, то сделайте репост в любой соц. сети этой статьи со словами “Я иду учиться”, пришлите ссылку на пост мне в личку на Fb.com/tapua и получите промокод на 15% 😁