De moraal van een nieuwe medewerker

De meest gemotiveerde medewerker is in de regel een nieuwe medewerker. Dit komt doordat nieuwe medewerkers nog helemaal geen last hebben van de kantoorpolitiek, zichzelf graag bewijzen, net beloond zijn voor hun inspanningen (het krijgen van de baan na hun sollicitatie) en hun nieuwe functie zien als het beklimmen van de Mount Everest, het is een echte uitdaging. Hierdoor zijn ze niet alleen productiever maar ook in staat om andere teamleden te voorzien van hernieuwde energie. Een nieuwe medewerker is daarmee één van je krachtigste motivatietools.

Je zou verwachten dat werkgevers er dus alles aan doen om de positiviteit in stand te houden, toch verliest ruim driekwart van deze enthousiaste nieuwelingen na ongeveer 6 maanden de moraal. In essentie lijdt deze demoralisering tot productiviteitsverlies en daarmee tot een verlies aan slagkracht én kapitaal.

Dit fenomeen is doorgaans niet zozeer te wijten aan desinteresse maar wel aan het feit dat in de praktijk weinig uitdagender en ongrijpbaarder voor leidinggevenden blijkt dan het motiveren van medewerkers. Het goede nieuws is dat jij, als leidinggevende, de motivatie van medewerkers wel degelijk kunt stimuleren en dat je de moraal van nieuwe medewerkers kunt helpen beschermen.

Investeer in het eerste contact

“Een goed begin, is het halve werk” en in dit geval is dat ook zondemeer waar. Het is eenvoudiger om reeds bestaande motivatie in stand te houden dan om verloren motivatie weer te laten opbloeien.

Het opbouwen van een goede relatie begint bij het eerste contact. Dit is niet pas op het moment dat een contract getekend is maar op het eerste moment dat je als werkgever in contact komt met je mogelijk toekomstige medewerker. Elk contactmoment is bepalend voor de motivatie van je nieuwe medewerkers en aangezien je nooit weet wat de toekomst brengt, doe je er verstandig aan om iedereen gelijkwaardig en met respect te behandelen: uit onderzoek van Harvard blijkt dat het tonen van respect één van de drie belangrijkste motivatiefactoren voor medewerkers is. Je kunt er dus niet vroeg genoeg mee beginnen:

  • Communiceer tijdens het wervingsproces heel duidelijk waar kandidaten aan toe zijn. Wanneer worden welke stappen ondernomen? Het is belangrijk om je afspraken ook daadwerkelijk na te komen, wat zegt het over de werkgever als dit niet gebeurt? Kun je door omstandigheden de afspraak toch niet nakomen, stel je kandidaten daarvan altijd tijdig op de hoogte.

In de regel voldoet slechts 30% van de sollicitanten aan het, door de werkgever, opgestelde profiel. Dit is, naast automatisering en procesoptimalisatie, één van de redenen waarom sollicitanten die niet worden uitgenodigd op gesprekken een standaard afwijzing (of zelfs geen afwijzing) ontvangen. De vele posts op LinkedIn, Facebook en andere kanalen over onpersoonlijke afwijzingen tonen aan hoe demotiverend deze berichten kunnen zijn. Vraag jezelf dit eens af: wil je overkomen als onpersoonlijk? Zo niet, onthoud dan dat de menselijke maat nog steeds leidend is in onze samenleving.

  • Je kunt inspringen op de behoeften van je sollicitanten door de afwijzingsbrief af te stemmen op het wervingsproces per functie. Verpersoonlijk de afwijzing, door iedereen te voorzien van persoonlijke feedback. Dit betekent niet dat je iedereen persoonlijk te woord hoeft te staan, je kunt ook de afwijzingsredenen clusteren en verwerken in een generieke brief (toegespitst op de desbetreffende vacature).

Hoe je een nieuwe medewerker echt welkom heet

Nadat de keuze is gevallen op dat ene pareltje, begint het proces van (k)oesteren. Vergelijk je medewerker met de welbekende plaatjes van de ijsberg: Je hebt de waarde die zich aan de oppervlakte bevindt én je hebt de potentiële waarde die verborgen ligt onder het wateroppervlak. In beide dien je te investeren.

We hebben vaak de neiging om onze medewerkers te laten drijven,

Je nieuwe medewerker is als een ijsberg

hopende dat ze vanzelf meedeinen met de stroming van de organisatie. Hierbij vergeten we dat zich in elke zee onderstromingen bevinden en talloze andere elementen zijn die de koers van een medewerker beïnvloeden. Dat kun je ook gewoon blijven doen, voor de avonturiers die wel houden van een gokje, je hebt ongeveer 20% kans dat het goed gaat. Is dat acceptabel?

Voor de groep wel een onbedwingbare drang heeft om het gedegen aan te pakken, hier een aantal tips en tricks om je nieuwe medewerker gemotiveerd te houden:

  1. We adviseren de toekomstig leidinggevende te laten bellen met de nieuwe medewerker na het tekenen van zijn of haar contract. Gewoon om even te laten weten dat hij/zij blij is met de komst van de nieuwe medewerker in het team en om verwachtingen (van beide kanten) door te spreken.
  2. Plan een afspraak in bij HR voordat de nieuwe medewerker aan het werk gaat om het medewerkershandboek en andere belangrijke informatie door te spreken of stuur alle belangrijke informatie toe zodat er ruimte wordt gecreëerd voor het stellen van vragen.Dit behelst ook de toegang tot andere belangrijke documentatie.
  3. Laat HR een welkomstbrief sturen met alle basisinformatie als: startdatum en tijd, schema van de eerste dag, begeleider en waar hij of zij zich mag melden.
  4. Ideaal is het als de medewerker al een overzicht krijgt van andere medewerkers waar hij/zij veel mee te maken zal krijgen voordat de eerste officiële werkdag begint. Een (online) gids of smoelenboek is ideaal om namen, gezichten en functies al een beetje door te nemen. Nog mooier is het als er kleine persoonlijke omschrijvingen voorhanden zijn. Zo krijgt de nieuwe medewerker de kans om een goede indruk achter te laten bij de collega’s tijdens de kennismaking én direct te starten met zijn of haar integratieproces.
  5. Biedt de medewerker de mogelijkheid om zichzelf in te lezen in de eerste dagen na de aanstelling en tevens gesprekken te voeren met alle belangrijke sleutelpersonen in de organisatie. Naar gelang het niveau, is voor deze fase meer tijd nodig (tot enkele maanden op senior posities). Hoe meer kennis de medewerker heeft over de organisatie in al haar facetten, hoe beter de medewerker uiteindelijk de taken ten uitvoer zal kunnen brengen.
  6. Elke nieuwe medewerker heeft recht op -en behoefte aan- een mentor. Ken iedere nieuwe medewerker daarom een ervaren mentor toe die, samen met de leidinggevende, verantwoordelijk wordt voor het integratieproces van de medewerker. De mentor begint idealiter met het opbouwen van een relatie voordat de medewerker daadwerkelijk start en blijft tenminste 90-dagen verantwoordelijk voor het opzetten en begeleiden van de leercurve van de nieuwe medewerker. Zorg ervoor dat de mentor, net als de leidinggevende, betrokken is vanaf de eerste werkdag (lees: fysiek aanwezig).
  7. Voor elke functie dient er een lijst te bestaan met “benodigdheden voor het kunnen uitvoeren van de werkzaamheden”. Deze lijst dient door HR te worden gecontroleerd, alle benodigdheden (e-mail accounts, inloggegevens, kantoor, stoel, bureau, bureauartikelen, toegang tot intranet, telefoon etc.) dienen klaar te liggen en ingericht te zijn op de eerste werkdag.
  8. Laat op de eerste dag zien dat de nieuwe medewerker welkom is. Doe dit niet op de standaard “hier is je bedrijfsmok, pen en agenda wijze” maar creëer je eigen unieke en persoonlijke initiatie.
  9. De eerste week is altijd onwennig, vooral de lunches kunnen nogal ongemakkelijk voelen. Want waar ga je zitten en hoe meng je jezelf in een gesprek? Waar dit voor de extraverten onder ons geen thema is, kan dit voor de meer introverte medewerker een hoofdpijndossier zijn. Om nieuwe medewerkers een welkom gevoel te geven kun je in de eerste twee weken lunches met andere medewerkers inplannen. Zo help je hen bij het opbouwen van de eerste contacten.

Wat te doen als het “nieuwe” van de medewerker af is?

Een nieuwe medewerker blijft niet altijd “de nieuwe”. Dus waar liggen je doelstellingen als werkgever als het gaat om het in stand houden van de motivatie? Hoe ga je om met je medewerkers die bij het meubilair horen, de getalenteerden, de hoogvliegers, de comfortabele op hun plek zitters, de het glas is altijd half leeg medewerkers en de eindeloze optimisten?

  • Iedereen heeft richting nodig, een duidelijk en realistisch hoger doel dat wordt nagestreefd en inspirerend werkt. Medewerkers willen weten waarom ze zich elke dag inzetten voor de organisatie, waar ze het verschil maken voor de doelgroep. Om die behoefte in te vullen heb je leidinggevenden binnen de organisatie nodig die de capaciteit hebben de processen en procedures te vertalen naar dat hogere doel.
  • Creëer een gevoel van zekerheid en een cultuur waarin fouten maken gezien wordt als een leerproces. Geef je feedback? Zorg er dan voor dat je specifiek bent over wat je ziet (gedrag) en zou willen op de meest objectief mogelijke manier. Rijk ook altijd handvatten aan om hen te helpen de performance verder te verbeteren.
  • Toon oprechte waardering voor de bijdrage die iedereen levert, hoe klein die bijdrage ook mag zijn. Belangrijker is nog dat de getoonde waardering op een persoonlijke manier wordt overgebracht. Het is onze natuur om bevestiging te willen, als we die bevestiging ook daadwerkelijk ontvangen werkt dat versterkend op het willen halen van de toekomstige doelstellingen.
  • Leidinggevenden zijn coaches, het is onze taak om ervoor te zorgen dat medewerkers in ons team optimaal kunnen presteren en zich tevens kunnen ontwikkelen op een manier die bij hen past.
  • Blijf open en eerlijk in je communicatie naar medewerkers. Mag je het delen en is er behoefte aan informatie vanuit de medewerker? Deel dan de informatie en controleer altijd of een boodschap goed is overgekomen. Veelal kun je dit proces borgen door boodschappen te herhalen en het dialoog met medewerkers continu te voeden. Middels deze omgangsvorm toon je jouw respect voor je medewerkers.
  • Geef vertrouwen, door medewerkers controle en sturing te geven in teamprocessen en in hun dagelijkse werkzaamheden.
  • Stimuleer de onderlinge verbondenheid en teamspirit om creativiteit te versterken, samenwerkingen te verbeteren maar tevens ook om de motivatie te verhogen.

De menselijke maat als drager van moraal

Als we dit artikel zouden moeten samenvatten in een paar zinnen, zouden we zeggen dat motivatie samen hangt met een persoonlijke benadering. Medewerkers willen gezien, gehoord en vooral ook begrepen worden. Koester het individu, koester gelijkheid en vermijd de eenheidsworst om de motivatie van je medewerkers in stand te houden.


Originally published at TAS.