Problemas comunes en la toma de inventario de una carnicería (I)

Carnicerías JFernandez Bosco S.L., España.

Realizar el inventario de los productos de una o varias carnicerías puede ser más complicado de lo que uno podría pensar. El primer desafío lo presenta la naturaleza de la carne: a diferencia de otros productos, las carnes no se venden por unidad, si no que por kilo. Y es que ni las vacas, ni los cerdos u otros animales son perfectamente esféricos, ni son todos iguales. Cuando se venden productos cárnicos por unidad, por lo general se trata de productos elaborados, como algunos embutidos (como salchichas en paquetes de cinco o seis unidades) o ciertos formatos de carne molida (de medio kilo, un kilo o más). También es posible ofrecer cantidades predefinidas cuando un comprador a gran escala lo necesita.

Utilicemos un producto para ilustrar la complejidad de vender productos por kilo. En esta ocasión, el elegido es un costillar de cerdo ahumado, de 550 gramos, que una cadena de carnicerías compra a un productor externo. Para realizar sus inventarios, la cadena utiliza un sistema de informático de administración de recursos, conocido como ERP, por sus siglas en inglés.

Comencemos por lo básico. Si bien sería posible que un productor de costillares ahumados ofreciera un producto que siempre tuviera el mismo peso, a nivel de ingeniería sería un proceso complejo, que de todos modos no lograría su objetivo al ciento por ciento (por ejemplo, en un producto de 500 gramos, como las salchichas que mencionamos arriba, siempre se esperan variaciones de ± 4 gramos). Un producto como este, al igual que la mayoría de las carnes, no tiene un peso definido por porción, por lo que es necesario que la carnicería lo venda en cantidades expresadas en kilos, y que lo registre de ese modo en su inventario.

Veamos dónde podrían surgir problemas al realizar un inventario de este costillar:

Al determinar el peso: Generalmente un producto no es pesado una sola vez. Primero será pesado por (A) el proveedor del producto, (B) el personal a cargo de la bodega de distribución de la cadena y (C) el jefe o encargado de cada carnicería. No sería extraño encontrarnos que en cada pesaje la cantidad sea distinta. Esto puede deberse a las diferencias de exactitud de cada balanza. No todas las balanzas registran la misma cantidad de cifras decimales: para este ejemplo, algunas balanzas indicarán un peso de 0,55 kilos y otras 0,554. El mantenimiento de la balanza (sin el mantenimiento, una balanza podría indicar 0,510 o 0,600) y las diferencias entre fabricantes o fallas humanas son otros factores a considerar. Las fallas humanas pueden ser causadas por problemas de visión o auditivos, cansancio, falta de atención, presión excesiva o negligencias.

Al despachar mercaderías: Digamos que hemos detectado un problema de coherencia en el pesaje de las balanzas, al que hemos dado solución comprando las mismas balanzas que el proveedor. Ahora todas nos indican que nuestro costillar pesa 0,550 kilos. Si bien no hemos evitado las fallas humanas, ya nos hemos quitado uno que otro posible problema de encima.

El encargado de distribución despachará el producto usando un documento como este:

El documento registra el peso, la descripción y el código del producto. Esta es la información que se ingresará al sistema de planificación de recursos, a una planilla u a otro sistema de gestión. En el proceso de registro es posible cometer tres tipos de errores: anotar una cantidad diferente, anotar un producto diferente o anotar un código diferente.

A) Anotar una cantidad diferente: ¿Y si me olvidé de anotar la coma, o de anotar el cero? Bueno, que termino despachando 550 kilos, que el encargado de la carnicería jamás encontrará en su bodega.

B) Anotar un producto diferente: ¿Qué pasa si en lugar de registrar costillar de cerdo ahumado, registré costillar de cerdo sin ahumar, o de cordero? Que genero existencias de la nada en la carnicería. Como arte de magia.

C) Anotar un código diferente: El código del costillar ahumado según el sistema de productos de esta empresa es el 2500603. El 2500602 y el 2500604 son productos totalmente distintos, tal como podría serlo el 2400603. El 250603 no siquiera existe. En casos como este podría agregar 0,550 kilos a un producto que ni siquiera ofrezco en mi cadena normalmente, y que luego el jefe de la carnicería a la que despaché el producto tratará de encontrar por cielo, mar y tierra sin resultados.

Al recibir mercaderías: Olvidémonos de los problemas de despacho. Digamos que hemos implantado un sistema infalible de lectura de códigos de barra, que registra nuestros despachos de forma automática en el sistema de administración sin que nadie intervenga en el proceso.

Bueno, sigue cabiendo la posibilidad de que todos los errores aplicables al despacho se produzcan al recibir un producto. O sea, que la bodega de distribución despache correctamente 0,550 kilos de costillar ahumado, y que el jefe de la carnicería declare recibir 0,550 kilos (o 0,055, por ejemplo) de cualquier otra cosa.

Guía de despacho y de recepción de mercaderías ingresadas en el sistema de planificación de recursos empresariales Flexline.

Al aprobar recepciones de mercaderías: En el ejemplo de esta cadena de carnicerías, los productos recibidos no aparecen como existencias disponibles hasta que un encargado (de bodega o de inventarios, por ejemplo) apruebe la recepción. De este modo, se evitan errores como los de la imagen de arriba y se vigila la consistencia entre lo despachado y lo recepcionado. Por lo tanto, si el encargado no ha aprobado la recepción antes de que el jefe de la carnicería realice el inventario, este se topará con que tiene existencias de sobra. Es clave en este punto que el encargado revise cuáles son las recepciones cuya aprobación está pendiente, y que el jefe de la carnicería solicite siempre que las recepciones se comparen con el despacho y se aprueben después de ingresarlas.

Al realizar cargas iniciales: ¿Qué es una carga inicial? Básicamente, una manera que tienen los sistemas de planificación de recursos de crear existencias de la nada. Convencionalmente, las cargas iniciales se utilizan al comenzar un negocio. Sin embargo, también sirven para casos de emergencia: digamos que el encargado de aprobar las recepciones en el ejemplo anterior no estaba disponible. Si la guía no se aprueba, nuestro costillar ahumado no formará parte de las existencias de la carnicería, por lo que el sistema no nos permitirá venderlo. ¿Cómo podremos vender costillar ahumado a nuestros clientes? Haciendo aparecer existencias de la nada, gracias a las cargas iniciales. Cuando esto ocurre, el jefe de la carnicería debe ría notificar al encargado de inventarios que realizó una carga inicial, para que sea revisada, se halle el motivo que obligó a crearla y posteriormente se elimine.

Al etiquetar un producto incorrectamente: En la cadena de carnicerías de este ejemplo se utiliza un sistema de etiquetas con códigos de barra para cada producto. Una etiqueta de nuestro costillar registra el código del producto (2500602) su cantidad (0,550) y su nombre. Para generar estas etiquetas se utiliza una balanza, las mismas con las que se pesa el pan o las hortalizas en el supermercado. Como la balanza no puede detectar automáticamente qué producto está pesando, le corresponda al jefe de la carnicería ingresar el código del producto en la balanza para imprimir la etiqueta. Si lo digita mal, estará etiquetando el costillar con una etiqueta que corresponde a otro producto. Y si nadie se da cuenta, podríamos estar vendiendo 0,550 kilos de cualquier otra cosa (¡y a cualquier otro precio!).

Estos son los problemas que puedo cubrir por ahora; quedan varios otros. ¡Y ni siquiera hemos visto como se ven los resultados de un inventario! En la próxima parte, hablaremos sobre los ajustes y mermas de toma de inventario, del ingreso de productos decomisados (hablamos de carnicerías, por lo tanto, de productos perecibles), de las ventas cruzadas entre productos, de las ventas no registradas y mucho más.

¡Saludos, hasta la próxima semana!

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