Être plus épanoui dans son job… en priorisant les tâches de la journée

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Je suis convaincu qu’un ingrédient essentiel pour être épanoui dans son job, c’est de pouvoir utiliser un maximum de son temps chaque jour pour travailler sur des projets, des tâches et des missions qui ont du sens pour nous.

Je ne parle pas forcément de se battre pour une cause (comme l’environnement ou la lutte contre la pauvreté). Je ne parle pas non plus de “suivre sa passion” ou d’avoir un métier qui est une vocation.

Mais plutôt de pouvoir passer un maximum de son temps, pendant son job, sur des tâches, des missions ou des projets que l’on apprécie de faire. Ou dans lesquels on est bons. Qui nous stimulent intellectuellement. Qui nous donnent une occasion d’apprendre. Qui sont alignés avec notre projet professionnel. Qui vont nous aider à atteindre nos objectifs de carrière, qu’il s’agisse de plus de reconnaissance, d’un meilleur salaire ou de pouvoir évoluer progressivement vers un nouveau job.

Bref (je ne trouve pas de meilleure manière de formuler) : des tâches, des missions et des projets qui font sens pour nous.

Ce n’est probablement pas le seul ingrédient pour être 100% épanoui, mais je suis convaincu que c’est en tout cas l’une des clés.

Personnellement, je m’arrange au maximum pour prioriser mes tâches et m’assurer que je puisse passer la plus grande part de mes journées sur des tâches qui font sens pour moi.

Je veux pouvoir rentrer chaque soir chez moi en me disant que la journée a été bonne. Utile. Productive. Qu’elle a servi à quelque chose, au moins sur le long terme.

Voici une logique, assez simple, que j’essaye d’appliquer au maximum pour y arriver.

Les limites

Cette méthode est loin d’être applicable par tout le monde.

Elle n’est possible que si vous avez effectivement le contrôle sur les missions que vous réalisez : si c’est vous qui décidez (ou au moins qui influencez) les projets sur lesquels vous allez monter.

L’exemple type : vous êtes un spécialiste dans votre domaine de compétence et vous avez été recruté comme salarié dans votre entreprise.

Votre job est justement d’aller analyser la situation, les besoins, les problèmes ou les opportunités que rencontrent l’entreprise. De vous servir de votre expertise pour imaginer des solutions et des améliorations. Les pitcher à votre hiérarchie. En assurer la réalisation et le suivi.

La méthode ne sera pas utilisable si votre mission principale est de réaliser au mieux et le plus vite possible une liste de tâches définies à l’avance et communes à toute l’équipe (par exemple, démarcher des prospects, répondre à des appels de clients, etc.).

L’objectif visé

C’est qu’à la fin de chaque journée, vous puissiez refermer votre ordinateur et quitter votre bureau avec un soupir satisfait. Parce que votre journée a été bien remplie. Parce que vous avez avancé. Parce que vous avez été occupé par des tâches productives, constructives, utiles, intéressantes…

La méthode dans les grandes lignes

1/ L’idée est que, chaque matin, en arrivant sur votre lieu de travail, en vous installant à votre bureau, en ouvrant votre ordinateur et en attrapant un café ou un thé, vous sachiez exactement quelles sont les tâches que vous devez avoir terminées d’ici ce soir pour être satisfait à la fin de la journée.

• Sur quoi voulez-vous passer du temps aujourd’hui ?
• Quels résultats concrets, livrable, mesurable, aimeriez-vous atteindre ?
• Que devez-vous produire ?
• Qui devez-vous convaincre de quoi ?

2/ Pour y arriver, pour être capable d’avoir ces réponses le matin en commençant votre journée, l’idéal est de faire exactement la même chose à l’échelle de la semaine.

Tous les lundis matin, vous commencez votre semaine en sachant exactement ce que vous devez avoir accompli d’ici vendredi soir.

Vous pourrez ainsi découper votre semaine et vous demander chaque jour quelle portion de la semaine doit être taclée aujourd’hui.

3/ Idéalement, pour y arriver, vous avez une visibilité claire sur les projets importants pour vous à l’échelle du mois ou du trimestre.

Le résultat

Si on reprend, dans l’ordre.

L’idée est que vous sachiez ce que vous voulez réussir au trimestre. Les projets petits et gros que vous aimeriez avoir taclés d’ici le début du prochain trimestre. Les problèmes que vous aimeriez avoir résolus. Ce que vous aimeriez avoir appris.

A partir de là, vous devriez pouvoir découper, semaine par semaine, les objectifs que vous aimeriez avoir atteint. Les priorités que vous aimeriez tacler.

En réajustant progressivement le plan au fil des semaines (pour tenir compte des imprévus, des urgences ou des nouvelles missions qui tombent et qui ne sont pas liées à ces projets, etc.), vous devriez pouvoir identifier chaque matin ce que vous devez réussir d’ici la fin de la journée.

L’intérêt

Si vous arrivez à vous rapprocher de ce niveau d’organisation, vous allez pouvoir commencer chaque journée avec une direction claire. Une liste de tâches qui sont importantes pour vous.

Vous laisserez de moins en moins la journée vous dicter ce que vous allez faire. Plutôt que de prendre les urgences comme elles viennent ou d’improviser en fonction de votre niveau d’énergie, vous allez tacler les tâches qui comptent vraiment.

Deuxième bénéfice : vous allez pouvoir identifier beaucoup plus facilement et de manière plus objective les moments dans votre journée qui n’ont pas de sens. Ceux dont vous devez chercher à vous débarrasser.

A la fin de la journée, regardez les tâches qui vous ont pris du temps, de l’énergie ou de la disponibilité d’esprit, mais qui sortent complètement de votre grand plan.

Il ne s’agit pas de chercher à toutes les éliminer. D’abord parce que c’est rarement possible, mais aussi parce qu’une bonne partie de ces tâches sont probablement importantes et nécessaires pour que vous puissiez justement faire votre job. Continuer de fonctionner efficacement au sein de l’entreprise.

• Les temps avec votre manager, votre équipe, vos co-équipiers
• Les moments de vie de l’entreprise
• Les temps d’échange avec la hiérarchie
• Les moments de formation
• Etc.

Peut-être même des coups de main que vous allez donner, ici ou là, à un collègue en difficulté sur un projet qui n’a rien à voir avec le vôtre.

Ces coups de mains sont précieux. Il y a bien sûr la gratification de se sentir utile et de l’effet quick win (= vous êtes parfois capable de faire en 15 minutes ce qui aurait pris plusieurs heures à une personne qui n’a pas vos connaissances ou vos compétences). Mais il y a aussi le simple fait que la plupart des gens se souviennent des moments où vous leur avez tendu la main et sont prêts à vous renvoyer l’ascenseur.

Vous n’allez jamais passer 100% de votre journée uniquement sur les missions de votre grand plan. Mais l’objectif est de s’en rapprocher le plus possible.

De reprendre le contrôle de ses journées. D’identifier les moments toxiques qui vous ont mangé du temps. Et de trouver des solutions pour les tacler.

Voici quelques tips pour tacler les aspects qui sont à mon avis les plus compliqués à mettre en place.

1. Avoir une liste claire de projets au trimestre ou au mois
2. Comment faire quand… le plan s’effondre chaque semaine ?
3. Comment faire quand… on croule sous les interruptions et les moments toxiques dans la journée ?
4. Comment faire quand… on a aucun contrôle ni aucune influence sur les projets sur lesquels on travail ?

Avoir une liste claire de projets au trimestre ou au mois

#01 — Identifier les projets au trimestre qui font sens pour vous

C’est le point de départ. Sans projets clairs, pas de plan sur le long terme. Et tout ce qui précède passe à la trappe.

Ce que je vous recommande, si vous avez du mal à identifier les projets majeurs que vous devriez abattre pour le trimestre, c’est de raisonner ainsi.

Imaginez un cercle bleu. Tracez-le sur le papier si ça peut vous aider.

Ce cercle regroupe “ce que vous savez faire” au sens le plus large.

• Vos expertises
• Vos compétences
• Vos connaissances
• Vos expériences
• Les projets que vous avez menés par le passé
• Les projets que vous avez envie de mener à partir de maintenant
• Les expertises que vous ne maîtrisez pas encore mais que vous aimeriez travailler
• Etc.

Imaginez ensuite un cercle rouge.

Ce deuxième cercle correspond à “ce dont votre entreprise à besoin aujourd’hui”.

• Quelles sont ses priorités du moment ?
• Quelles sont les objectifs du trimestre à l’échelle de l’entreprise ? A l’échelle de votre service ? De votre équipe ?
• Quels sont les problématiques du moment ? Les besoins ? Les problèmes ? Les opportunités à exploiter ?
• Quelles sont les frustrations des équipes ?

Le but du jeu, c’est d’identifier où et comment ces deux cercles se croisent.

Quels sont les chantiers qui ont de la valeur pour votre entreprise et sur lesquels vous pouvez intervenir ?

Vous vous retrouvez avec trop de choix ? Pas de soucis. Pour que la réflexion soit encore plus efficace, on va rajouter un filtre dans chaque cercle.

Dans votre cercle à vous, le bleu, on va prioriser les compétences que vous avez envie de travailler.

Celles que vous avez envie d’exercer, parce que ce sont justement celles sur lesquelles vous voulez progresser. Ou parce qu’elles correspondent à votre zone de confort. Ou, tout simplement, parce que vous êtes particulièrement bon et que ces compétences vont le mieux servir vos objectifs long terme.

Dans le cercle de l’entreprise, en rouge, on va identifier les projets qui sont particulièrement importants pour l’entreprise : ceux qui auront des conséquences problématiques ou qui peuvent apporter d’énorme bénéfices. Ou encore, les projets qui sont particulièrement important aux yeux de votre hiérarchie.

Pour arriver à définir ces deux cercles

L’exercice n’est pas évident et la réponse ne va pas s’imposer comme ça.

Cela va vous demander à minima :

a) Une bonne connaissance de vous-même : de ce que vous voulez personnellement et de ce que vous attendez de la vie (en général et de votre vie professionnelle en particulier).

Et, à défaut de tout ça, de belles capacités d’introspection ou de l’aide.

b) Une bonne connaissance de l’entreprise : de son contexte, de son offre, de ses clients, de sa concurrence, de ses besoins, de son marché, de son organisation, de sa culture, etc.

Et, à défaut de tout ça, de bonnes capacités d’investigation. Et des discussions stratégiques avec votre manager et les membres clés de votre équipe ou de l’entreprise.

#02 — Convertir ces “potentiels” en “projets”

Une fois que vous avez cette connaissance de vous-même et de l’entreprise, alors la magie peut opérer. Cette alchimie qui fait que vous être un expert dans votre job.

Vous allez convertir ces problèmes, ces opportunités et ces besoins de votre entreprise (ceux en tout cas sur lesquels vous avez l’envie et la possibilité de monter) en projets.

Vous allez imaginer et concevoir un plan, une stratégie et des solutions qui vont répondre à ce besoin, cette opportunité ou cette problématique.

Impossible pour moi de vous guider ici : chaque métier a sa propre manière d’approcher cette étape. Mais je peux vous donner un exemple personnel.

Je suis Content Strategist. Des entreprises font appel à moi parce qu’elles ont besoin d’aide pour créer des contenus qui vont les aider à développer la visibilité de l’entreprise, à générer du trafic sur le site internet, à attirer des clients potentiels où encore à fidéliser et à enchanter les clients existants.

En analysant le contexte et la situation de l’entreprise, je peux ensuite définir une stratégie et des tactiques pour rendre ces objectifs possibles grâce au contenu.

Je monte un plan, récapitulant les éléments de contexte qui justifient cette stratégie (l’offre, la concurrence, le marché, les clients types, les objectifs, etc.) et la stratégie en elle-même, avec par exemple une vision détaillée des contenus que nous devrions produire (thématique, sujet, format, tonalité, rythme de publication, méthode pour distribuer ces contenus, etc.).

#03 — “Vendre” le projet en interne et convaincre les parties prenantes

Une fois la trame du projet conçue, il reste encore à convaincre votre manager ou la hiérarchie. A leur faire comprendre en quoi ce projet est important pour l’entreprise. La manière dont vous comptez le réaliser. Ce que cela va coûter versus ce que cela va apporter.

Il faudra peut-être même convaincre d’autres personnes dans l’entreprise qui ne sont pas directement concernées par ce projet, mais qui devront y contribuer. Ou simplement donner leur validation à un moment ou un autre du projet.

C’est là que le travail lors de la première étape prend tout son sens. Si vous ne vous êtes occupé que de votre propre cercle (de ce que vous avez envie de faire, vous) et que vous avez négligé les besoins réels de l’entreprise, vous allez avoir toutes les peines du monde à convaincre.

Il est très facile de tomber dans cet écueil. De se mentir à soi-même. De s’auto-convaincre qu’un projet est “important” pour l’entreprise et que les collègues et la hiérarchie doivent être aveugles ou stupides ou malveillants pour ne pas s’en rendre compte.

Alors qu’en réalité, on cherche à pousser un projet qu’on a envie de faire mais qui n’apporte peu à l’entreprise.

Je vais vous paraître naïf, mais je suis convaincu que pour être serein dans son job, il faut que les projets sur lesquels on travaille réunissent les deux conditions : utiles à vos intérêts et à ceux de l’entreprise. Gagnant-gagnant.

J’ai croisé à l’occasion quelques personnes qui était très douées lorsqu’il s’agit de se battre pour leur propres intérêts. Et qui se débrouillaient finement pour orienter les objectifs et les projets autours d’eux dans la direction qui leur profitait.

Mais ça me parait épuisant. C’est une lutte de tous les instants.

Si vous vous engagez là-dedans, vous allez avoir besoin d’efforts, de temps et de ressources pour protéger votre projet. Et cela va complètement à l’encontre de l’idée derrière cette méthode : que vous puissiez vous concentrer pendant vos journées sur un maximum de tâches qui font sens.

#04 — Planifier le projet

Une fois le GO obtenu, il faut encore découper le projet en livrables. En milestones. En élément-clés. En résultats à atteindre.

Avoir une vision suffisamment claire pour estimer ce que vous devez atteindre chaque mois, chaque semaine, chaque jour.

Rien ne vous oblige bien sûr à planifier au jour près les 90 prochains jours (c’est probablement impossible d’ailleurs).

Mais si vous savez exactement les macros projets que vous voulez avoir atteint au trimestre…

… Et si vous savez dans les grandes lignes ce que vous allez livrer chaque mois…

…Vous allez pouvoir aborder chaque semaine et chaque jour sereinement, en définissant ce que vous voulez atteindre.

Comment faire quand… le plan s’effondre chaque semaine ?

Aucun plan ne survit au contact avec l’ennemi. Et c’est particulièrement vrai dans cette approche.

Créer le plan, identifier les priorités, faire ce découpage au mois, à la semaine et au trimestre est rassurant. On reprend le contrôle.

Mais les plans bougent. Toujours. Un plan, c’est une photographie, à un instant t, de “ce à quoi pourrait ressembler l’avenir si tous les facteurs étaient alignés d’une certaines façon bien précise.”

Ce n’est pas une prédiction.

Ce n’est pas un “contrat”, quelque chose que l’on s’engage à faire.

C’est une estimation. Une esquisse. Une direction.

Certaines personnes ont tendance à s’accrocher aux plans et aux estimations comme un enfant s’accroche à son doudou après un cauchemar.

Il est important de savoir se détacher de ce plan, pour réagir aux événements et pour ajuster ce plan en temps réel.

Même si aucun élément nouveau ne survient et ne fait sauter des projets ou ajouter d’autres missions en cours de route, il faut à minima se poser la question chaque mois (voire plusieurs fois par mois) : “Est-ce que ces projets et ces livrables sont toujours pertinents ?”.

Comment faire quand… on croule sous les interruptions et les moments toxiques dans la journée ?

C’est justement l’intérêt de cette méthode : c’est qu’elle vous aide à repérer les moments de la journée, de la semaine, du mois ou du trimestre où vous vous êtes bombardés d’interruptions et vous ne pouvez plus avancer sur les projets qui ont du sens.

Personne n’aime les interruptions. Elles sont pénibles à vivre et je pense qu’on a tous tendance à perdre le sens des proportions quand on en parle.

“Mais quelle journée de m***e ! J’ai pas pu avancer du tout. J’ai pas eu une seule minute !”.

Oui, c’est en effet ce que l’on ressent à la fin de la journée. Mais si on veut y faire quelque chose il faut commencer par rationaliser ces pertes de temps. Par les mesurer.

Pour sortir de ce genre de situations quand elles se répètent, je commence tout bêtement par noter les interruptions. Qui, quand, pourquoi, combien de temps ça m’a pris.

Soit de manière informelle et improvisé (je commence à noter ces interruptions quelque part sur un document privé), soit de façon plus poussée. Par exemple, en utilisant l’un des nombreux logiciels gratuit de time-tracking (personnellement, j’aime beaucoup toggl).

Ca peut paraitre mesquin, mais c’est important pour évaluer l’impact de ces interruptions.

Comprendre s’il y a un vrai problème de fond (et peut-être même des tendances qui se dégagent par exemple). Ou si le problème est mineur et à la fin de la semaine, je me rends compte qu’il y a eu peu d’interruptions au final. Auquel cas, je sais qu’il faut que je travaille sur moi : que je comprenne pourquoi j’ai aussi mal vécu ces interruptions en particulier et ce que je peux y changer.

Le fait de procéder de manière mathématique, computationnelle et froide comme celle-ci à un intérêt bête et méchant…

Puisque les interruptions sont particulièrement frustrantes, et puisqu’il est facile de les surestimer, les managers ont l’habitude d’entendre les équipes se plaindre.

Si vous êtes capable d’aller voir votre n+1 et de lui montrer, data à l’appui, que 60 % de votre semaine a été utilisée pour des réunions qui n’ont aucun rapport avec vos projets, ni avec les priorités du service, vous devriez obtenir rapidement de l’aide.

Comment faire quand… on a aucun contrôle ni aucune influence sur les projets sur lesquels on travail ?

C’est le cas le plus touchy.

“Je me retrouve forcé de travailler sur des projets qui n’ont pas de sens.”

“Ou des projets importants pour mon manager qui ne le sont pas pour l’entreprise.”

“Ou encore des projets qui ne correspondent en rien à ce que je veux faire aujourd’hui.”

Je ne veux pas m’avancer. Je ne connais pas votre situation, votre contexte ou votre entreprise, mais à priori, on dirait que vous êtes dans la mauvaise entreprise, dans le mauvais job ou avec le mauvais manager.

Deux solutions.

Solution 1 : changer votre fusil d’épaule et revoir vos attentes.

Tirer parti au maximum de ces projets qui vous sont imposés.

• Pouvez-vous les orienter légèrement dans une direction qui vous correspondrait davantage ? (Sans aller à l’encontre des objectifs, évidemment).
• Pouvez-vous adapter vos attentes à ces projets ? Relativiser et regarder dans ces projets “ce qui pourrait faire sens pour vous”, même si ce n’est pas votre priorité n°1 du moment ?

Solution 2 : changer de job, d’entreprise ou de manager.

C’est toujours beaucoup plus facile à écrire ou à dire qu’à faire. Il faut bien manger à la fin du mois et le marché de l’emploi n’est pas au beau fixe permanent pour tout le monde. Encore moins pour ceux qui n’ont pas de mobilité géographique ou qui ont une famille qui dépend d’eux.

Mais cela mérite considération : si vous n’êtes pas épanoui dans votre job, listez les autres atouts qui vous donnent envie d’y rester. Vous avez peut-être un salaire et des conditions de travail confortables par exemples ?

A vous de peser le pour et le contre. De relativiser.

Mais si vous n’avez absolument rien qui vous retienne, en dehors de la difficulté à trouver un job autre que celui-ci, c’est que vous avez un problème d’employabilité.

Et il vous faut un plan pour en sortir. Investir du temps de votre vie personnelle chaque semaine pour identifier des chemins de carrières qui vous conviennent. Vous former. Développer votre réseau. Travailler votre personal branding. Et réussir à faire évoluer votre vie professionnelle dans une direction qui vous rende réellement épanoui.