15 leçons de productivité que j’aurais préféré apprendre à l’école
Je regrette vraiment de ne pas avoir pu suivre davantage de cours “pratiques” pendant ma scolarité : sur l’intelligence émotionnelle, le travail en équipe, le développement personnel… et surtout sur l’art d’être productif.
Il m’a fallu une éternité pour comprendre et assimiler les règles basiques mais essentielles pour être efficace dans mon job (un brin de contexte : je bosse dans une agence web). A savoir…
#1 Une journée productive se prépare la veille
Mieux vaut prendre 5 minutes en fin de la journée pour résumer les priorités à tacler le lendemain. Ça permet, en arrivant au bureau, d’attaquer directement le programme du jour sans passer par la phase : “Bon-et-sinon-quoi-d’urgent-déjà-aujourd’hui-ah-oui”.
#2 Se fixer 3 missions par jour maximum
Même principe que dans les jeux vidéos qui proposent des side quests : vous savez, ces missions facultatives que l’on peut accomplir en plus de l’intrigue principale pour obtenir des bonus.
Les side quests sont souvent funs et permettent parfois d’obtenir des items incroyablement utiles. Mais si vous avez l’intention de finir le jeu, il faudra à un moment ou autre avancer sur les quêtes principales.
Au bureau, se fixer 3 missions essentielles chaque jour permet de se concentrer sur les vraies priorités à abattre…. et de ne pas se laisser engloutir par les distractions et les micro-missions “j’en-ai-pour-cinq-minutes-oups-finalement-ça-m’en-a-pris-trente”.
#3 Commencer la journée par les tâches les plus difficiles
Les deux premières heures de la journée au bureau sont celles où je suis le plus concentré. Aucune idée du pourquoi ou du comment, mais j’ai fini par comprendre que ces heures sont le moment idéal pour tacler les missions pénibles : celles que je n’ai pas envie de faire ou celles qui vont demander un maximum de concentration.
Et quand je pense à toutes ces années pendant lesquelles j’ai commencé mes journées par éplucher mes mails (!) ou réfléchir à ce que j’allais faire (!!), j’ai bien envie de retourner dans le passé pour me donner une paire de claques.
#4 Verrouiller 20% de la journée pour les tâches vitales
Peu importe si c’est une journée charette et que les urgences tombent comme la pluie dans le Nord pendant le mois d’août : j’essaye tous les jours de bloquer 1h30 où je suis indisponible pour traiter les tâches les plus importantes. Pas de tel, pas de Slack ou de Skype, pas de mail, pas de réunion.
Comme ça, même si les interruptions s’enchaînent toute la journée, j’aurai au moins pu avancer et me concentrer pleinement sur les priorités de la semaine.
#5 Timeboxer les tâches
Déjà tout petit, à l’école, j’avais une tendance à procrastiner. Plus on me donnait de temps pour remettre un devoir, plus j’attendais la dernière minute pour le commencer.
Apparemment, cette tendance porte le nom savant de Loi de Parkinson (non pas que ça la justifie, mais au moins, je ne suis pas seul).
Assigner une limite de temps à une tâche (=timeboxing) me permet de gommer cette tendance. Si j’attaque une tâche en me disant “Ce sera terminé quand ce sera terminé”, je trouverai toujours une dernière modification à faire parce que “je peux encore faire mieux”.
A l’inverse, si je m’impose un temps limité, je sais que je serai nettement plus productif.
#6 Prioriser les missions
Est-ce que tout le monde à cette même tendance irrationnelle à commencer sa journée par les tâches qui ont le moins d’importance au final ? Celles qui font envie, celles qui paraissent les plus simples ou encore celles qui ont l’air “urgente” mais n’ont que peu d’importance ?
Apprendre à différencier ce qui est urgent et ce qui est important m’a en tout cas bien aidé à gagner en productivité. Avec un effet positif sur le moral : finies les semaines où je regarde en arrière avec l’impression d’avoir passé 5 jours à courir éteindre les incendies… tandis que mes objectifs du moment n’ont pas avancé d’un poil.
#7 Fragmenter les gros projets en petites tâches
Rien de bien sorcier là-dedans : plus le projet est gros, plus l’estimation sera farfelue et plus la procrastination sera forte.
“Hum… Gros, gros projet… Je vais attendre d’avoir plusieurs heures de libres pour commencer”.
Identifier les micro-tâches, faisables tout de suite, permet de se familiariser avec le projet et de mettre le doigt de pied dans l’eau du bain pour tester la température.
#8 Coucher par écrit le travail abattu à la fin de la journée
D’abord parce que c’est stimulant, et que cela évite de se dire qu’on a rien fait de productif pendant la journée.
Ensuite, parce que ça aide aussi à déceler ce qui a gêné la productivité aujourd’hui (et donc à implanter de nouvelles habitudes pour s’en débarrasser).
#9 Les estimations sont toujours foireuses
(dans ma profession et le montage de meubles Ikéa en tout cas)
Entre les complications imprévues, les projets insuffisamment découpés en petites tâches et les révélations pendant le projet (“Tiens, maintenant qu’on l’a monté, on se rend compte que c’est pas ça qu’il nous fallait”), la probabilité d’avoir une estimation exacte est quasi-nulle.
Mais, paradoxalement, ça ne veut pas dire non plus qu’il faut se passer des estimations. Juste accepter qu’elle ne sont rien de plus : une estimation.
#10 Les process’ sont redoutables pour tacler des missions connues…
Je pense aux missions dont on maîtrise toutes les étapes : typiquement les tâches récurrentes ou celles qui ont déjà était réalisées avec succès par le passé.
Un process’ simple, clair et lisible (une checklist par exemple) maximise la productivité sur ce type de tâches : il préserve des distractions et élimine le temps de transition entre chaque action.
#11 … mais il faut sortir de ce modèle pour les inconnues
Les process’ figés sont redoutables pour les missions de routine : puisqu’on connait bien la tâche ou le projet, on peut les découper en amont et prévoir un plan détaillé qu’il suffira de suivre à la lettre. C’est typiquement le cas dans une usine où un produit “simple” est monté à la chaîne à partir d’un plan exact.
En revanche, sur des projets riches en inconnues, cette approche est une catastrophe.
La construction d’un service en ligne, par exemple, ne se prête pas du tout à cette méthode : très souvent, le commanditaire du projet va s’apercevoir en cours de route qu’il ne sait pas du tout en réalité ce qu’il veut construire ou ce que ses utilisateurs veulent.
Approcher ce type de projet avec un process’ rigide voici-le-plan-suivons-le-à-la-lettre, c’est se tirer dans le pied au bazooka.
#12 La culture de l’interruption est toxique
Bombardement de notifications. Mails en flux tendus. Coups de fils non programmés et culture de l’open-space avec 3 à 10 fois par jour un “Je peux te déranger 2 min ?”…
Dans mon métier et ceux de la majorité de mes collègues (développeur, webdesigner, directeur artistique, rédacteur, etc.), ce type d’interruption est meurtrier : il nous faut en moyenne 23 minutes pour nous reconcentrer sur la tâche en cours après une telle interruption.
La collaboration est indispensable au bon fonctionnement d’équipe, soit, mais la culture de l’interruption n’est certainement pas la solution.
#13 Raisonner en énergie disponible plutôt qu’en temps
Une heure le matin ne vaut pas une heure en début d’après-midi. La motivation, l’énergie, l’état d’esprit… bref, tout ce qui impacte un tant soit peu la productivité a tendance à varier au fil de la journée.
D’où l’intérêt de traiter les tâches compliquées au bon moment (#3) et de s’occuper des tâches de routine ou de pure exécution à un autre.
#14 La force de volonté est une ressource, pas un trait de personnalité
La force de volonté contribue naturellement à la productivité : éviter les distractions, prioriser de manière objective, se concentrer sur les tâches qui comptent vraiment plutôt que celles qui captent facilement notre attention…
J’ai longtemps cru que la volonté était un trait de caractère, quelque chose de statique : on l’a ou on l’a pas, et elle reste constante au fil de la journée.
La théorie de l’ego depletion voit les choses différemment : la volonté fonctionnerait comme une jauge dans un jeu vidéo. La journée démarre avec une barre pleine qui va se vider avec le temps ou certaines actions. Garder cette image en tête m’aide 1/ à éviter au maximum les actions dont je sais qu’elles vident ma jauge et 2/ à concentrer les tâches importantes ou complexes tant que j’ai de l’énergie.
#15 Déléguer = b-a-ba du travail en équipe
S’acharner sur une tâche que l’on va mal faire et sur laquelle on risque de prendre plus de temps, alors qu’un collègue dans l’équipe pourrait la faire mieux et plus rapidement (parce que c’est son cœur de métier) est une aberration sans nom.
La productivité ne se joue pas qu’au niveau personnel : elle se joue au niveau de l’équipe. Et une équipe productive est une équipe où chacun est concentré sur les tâches pour lesquelles il peut générer le plus de valeur.
(Ce qui n’est bien entendu pas une raison de se tourner les pouces pendant qu’un collègue est débordé par des tâches sur lesquelles on peut l ‘aider).
Il y a un ennemi commun amusant qui apparaît dans plusieurs de ces règles : la procrastination. Perdre du temps à se demander par quoi commencer la journée, jouer avec des tâches faciles ou ludiques au lieu de travailler sur les vraies priorités…
Au final, chacune de ces techniques est une question de méthode ou de discipline pour éviter la procrastination, cette abîme à productivité.
