Hoe invulling te geven aan centraal gegevensbeheer

Het bieden van nieuwe kansen en oplossingen aan overheden is onze core business. Daar is interne innovatie voor nodig. Daarom organiseert VeloA geregeld bijeenkomsten voor zijn experts om nieuwe inzichten te delen en samen mogelijkheden voor overheden concreet te maken. Tijdens deze bijeenkomsten kiezen wij twee onderwerpen uit waar kansen voor onze opdrachtgevers liggen. Tijdens het laatste overleg is gekozen voor Centraal gegevensbeheer & bedrijfsvoering en Sturingsinformatie. Alle aanwezigen krijgen de kans om zijn of haar ideeën te delen. Op die manier wordt een uitdaging op veel verschillende manieren benaderd. Een mooie manier om tot nieuwe inzichten te komen.

Centraal gegevensbeheer & bedrijfsvoering

Overheden hebben een grote hoeveelheid aan informatie over basisgegevens, personen, objecten et cetera. Voor een optimaal bedrijfsproces zullen deze databases gekoppeld moeten worden in een centraal gegevensbeheer. Door middel van een centraal gegevensbeheer kan de hele organisatie informatie eenvoudig ophalen en combineren. Als gevolg zal het koppelen van de databases in een centraal gegevensbeheer de huidige werkprocessen doen versnellen.

Het opzetten van een dergelijk centraal gegevensbeheer speelt op dit moment in veel organisaties.

Op 1 oktober 2016 is de landelijke voorziening WOZ ingegaan. Vanaf deze datum is het voor gemeenten verplicht om de WOZ-waarden van alle woningen binnen een gemeente inzichtelijk te maken. Deze verandering kan voor een gemeente inzichtelijk worden gemaakt door een centraal gegevensbeheer. Echter, de invoering van centraal gegevensbeheer vraagt veel van een organisatie. Afdelingen die vaak niet in direct contact met elkaar staan worden opeens gedwongen om een systeem te delen. Dit vraagt om flexibiliteit in de organisatie. Als voorbeeld zullen medewerkers kleine definitieverschillen tussen basisregistraties moeten gaan accepteren. Dit kan gelukkig tot een minimum worden beperkt wanneer basisregistraties optimaal worden georganiseerd. Daarnaast is een goede uitwisseling in de hele registratieketen essentieel. Tot slot zullen medewerkers gestimuleerd moeten worden om verder kijken dan alleen hun eigen taken en basisregistraties.

Centraal gegevensbeheer biedt veel mogelijkheden. Eén van deze mogelijkheden is het koppelen van externe informatiestromen aan uw systeem. Medewerkers kunnen met één wijziging in het centrale systeem verschillende afdelingen van nieuwe informatie voorzien. Als de databases correct worden onderhouden ontstaat juiste, tijdige en volledige managementinformatie die als basis kan dienen voor sturing binnen uw organisatie. VeloA kan uw organisatie in deze verandering ondersteunen door zogenaamde kwaliteit-prestatie indicatoren op te stellen. Daarnaast helpt VeloA de acceptatie van centraal gegevensbeheer binnen uw organisatie te bevorderen.

Sturingsinformatie

Zoals gezegd biedt centraal gegevensbeheer een schat aan informatie. Deze informatie kan ook worden ingezet bij het aansturen van uw organisatie. Om effectief te sturen met gegevens moet voldaan worden aan drie basisvoorwaarden; de kwaliteit van het systeem dient gewaarborgd te zijn, de kwaliteit van de gegevens is op orde en er is een hoge kwaliteit van (interne) dienstverlening. Als aan deze basisvoorwaarden is voldaan kan waardevolle informatie worden ontsloten. Wanneer deze informatie wordt gemonitord kunnen veranderingen worden opgemerkt en kan er zo nodig worden gestuurd. Op deze manier kan de organisatie efficiënter en effectiever werken.

Sturingsinformatie is niet alleen interessant voor het management van een afdeling of cluster, maar kan ook een middel zijn voor de lokale politiek om haar controlerende taak uit te voeren. Tot slot kan de sturingsinformatie interessant zijn voor actoren buiten de gemeente. Dit vraagt om transparantie, maar biedt ook kansen om de organisatie te vergelijken met andere gemeenten.