In de tijd van het jaar dat de lente weer voorzichtig van zich doet spreken maak ik graag de vergelijking tussen de gemeentelijke organisatie en een fiets. Om de balans te behouden moet je zorgen dat je in beweging blijft. Daarnaast is het van belang dat je de juiste kant op stuurt: op de tweewieler is dit een vanzelfsprekendheid. Hoe anders is dat echter voor een verantwoordelijke bij een gemeente? Toenemende eisen aan dienstverlening, verhoogde werkdruk door binnenstromende WOZ-bezwaren, het vluchtelingenvraagstuk: er komt veel op de gemeentelijke overheid af. Hierbij is de impact van de drie decentralisaties nog niet eens genoemd.
Hoe zorgt u er nu voor dat u de gemeentelijke organisatie de juiste kant op stuurt? Een voorwaarde voor het bepalen van de juiste richting is het verkrijgen van inzicht in de reeds ingeslagen weg. Dit inzicht kan worden geboden door gebruik te maken van een Business Intelligence (BI) tool. Geen loze ICT kreet voor een log systeem, maar de benaming van een flexibel en sterk inzicht verhogend hulpmiddel. Betrouwbare en actuele data vormen de basis om binnen de bedrijfsvoering de juiste besluiten te nemen. Besluiten die gebaseerd zijn op correcte gegevens zorgen er voor dat u de juiste weg inslaat. Inzet van BI werd niet voor niets door het gerenommeerde onderzoeksbureau Gartner benoemd als de hoogste prioriteit voor CIO’s in 2016. De combinatie van realtime inzicht in de voortgang van processen en de mogelijkheid om de gegevens van meerdere systemen te presenteren in een dashboard is zeer waardevol.
Zoals vaker is de praktijk echter weerbarstig. Fietsen gaat in eerste instantie ook gepaard met vallen en opstaan. Onderzoek over het gebruik van BI bij gemeenten laat zien dat in veel gevallen de makers van de software zeer tevreden zijn over hun producten. Navraag bij de mensen die er uiteindelijk mee gaan werken leert echter dat zij hier heel anders over denken. Daarnaast laat recent onderzoek zien dat de kengetallen en Kritische Proces Indicatoren (KPI’s) nog veel beter gedefinieerd kunnen worden, ook al is hierin een positieve trend waarneembaar.
Op dit moment is er ook een andere interessante ontwikkeling gaande in de wereld van BI. Er komen steeds meer eenvoudig inzetbare tools op de markt die gewoon op een desktop geïnstalleerd kunnen worden. Het gebruik wordt niet langer beheerst door de IT-afdeling maar steeds meer kan het hulpmiddel gevormd worden naar de wensen van de eindgebruiker. Niet de fietsenmaker bepaalt de afstelling maar u heeft zélf, zoals het kiezen van de gewenste versnelling, het heft in handen. Deze ‘self-service’ BI-tools zijn door het eerdergenoemde Gartner dan ook te vinden in het kwadrant met ‘leaders’, zij bepalen het gezicht van de huidige markt. Omdat de verwachting is dat deze trend zich verder doorzet, is het van belang ook de risico’s van deze ontwikkeling te kennen. Een risico is namelijk dat elke gebruiker zijn eigen analyse maakt en het grotere geheel uit het oog verliest. Daarom is het van belang een gemeenschappelijke taal te ontwikkelen zodat dezelfde gegevens niet tot verschillende interpretaties leiden. Wij helpen u hier graag bij: van het bepalen van de meerwaarde van een BI-tool bij uw informatiebehoefte tot realisatie van de op te leveren dashboards.
Wat leert ons de uitkomst van eerdergenoemd onderzoek en de geschetste ontwikkeling in BI-land? Een gefundeerde manier van meten, betekent de juiste kengetallen weten. Als deze niet goed zijn gedefinieerd voor uw organisatie, vervalt de meerwaarde van het BI-hulpmiddel. Samen met u kijken wij waar de kansen liggen binnen uw organisatie om met behulp van een toegankelijke Business Intelligence tool de bedrijfsvoering te optimaliseren. Wij smeren de ketting van uw organisatie zodat u kunt sturen met inzicht.
Wilt u meer weten? Wij gaan graag met u in gesprek!
Mart Keur is adviseur voor lokale overheden met als specialisatie Business Intelligence. U kunt hem bereiken op 06–11351022 of via m.keur@veloa.nl
