Van ‘Big Data’ naar sturingsinformatie

Big Data wordt steeds meer gezien als dé oplossing voor management vraagstukken. Het is een veelgehoorde term die wordt gebruikt voor de grote hoeveelheden data die een organisatie in haar bezit heeft. De nadruk op de grootte van de hoeveelheid data kan echter afleiden van een veel belangrijker aspect: de kwaliteit van de gegevens! Natuurlijk is het in sommige gevallen gewenst om grote hoeveelheden data te bekijken om verbanden te leggen en waarde toe te voegen aan de gegevens. Als er echter sprake is van gebrekkige brongegevens kunnen zij nooit de gewenste inzichten verschaffen.

In veel gevallen zijn er veel gegevens beschikbaar in verschillende systemen maar leveren ze nog niet eenduidige en actuele informatie. Ook kost het vaak veel moeite om de juiste data uit de systemen te halen aangezien dat niet altijd (volledig) geautomatiseerd verloopt. Rapportages zijn daardoor slecht traceerbaar, kunnen tegenstrijdig zijn en op het moment dat ze besproken worden zijn ze in sommige gevallen alweer achterhaald. Door technische koppelingen te realiseren op één of meerdere systemen van uw organisatie kunt u steeds de meest recente stand van zaken zien. Door een Business Intelligence (BI) hulpmiddel in te zetten kan dit mooi gepresenteerd worden in grafische dashboards. Hierdoor heeft u in korte tijd overzicht en inzicht in de processen.

De inzet van dergelijke BI hulpmiddelen neemt toe, ook bij overheidsorganisaties. Een mooie ontwikkeling die wij van harte toejuichen: door extra inzicht kunt u zorgen voor een efficiëntere inrichting van uw processen. De techniek heeft zich op dit vlak ruimschoots bewezen waardoor er geen sprake is van ingewikkelde technische belemmeringen. De investering is relatief beperkt dus ook dat mag geen drempel zijn. Waar echter tot op heden in de praktijk nog onvoldoende oog voor is, is de kwaliteit van de bestanden die ontsloten worden. In onze nieuwsbrief die binnenkort verschijnt blikken wij overigens nog uitgebreid terug op de ontwikkelingen die we afgelopen jaar in de markt hebben bespeurd!

Relatie met gegevensbeheer

Eerder schreven we al over de rol van centraal gegevensbeheer bij gemeenten. Gemeenten hebben een schat aan informatie over basisgegevens, personen, objecten et cetera. Voor een optimaal bedrijfsproces kunnen deze databases gekoppeld worden in een centraal gegevensbeheer. Hierdoor kan de hele organisatie informatie eenvoudig ophalen en combineren. Op het moment dat dit heeft plaatsgevonden is het eenvoudiger om deze gecombineerde gegevens set te ontsluiten en op een heldere manier grafisch weer te geven met een BI hulpmiddel. Het omgekeerde is echter ook mogelijk: door werk te maken van sturingsinformatie is de overgang naar een centraal ingericht gegevensbeheer eenvoudiger te maken!

Optimalisatie

Door extra aandacht te besteden aan de kwaliteit van de bronbestanden zorgt u ervoor dat de meerwaarde van de aanwezige data maximaal wordt benut. Alleen aan de hand van betrouwbare gegevens kunt u immers op de juiste wijze sturen op de bedrijfsvoering. Ook zorgt dit voor een ander belangrijk voordeel; de acceptatie van de tool in uw organisatie. De dashboards kunnen namelijk niet alleen gebruikt worden voor accounthouders en het management; ook op operationeel niveau is het belangrijk kennis te nemen van de voortgang en het verloop van de werkzaamheden. Een volgende stap in de geschetste ontwikkeling is het openstellen van procesinformatie richting de inwoners zodat ook zij kunnen volgen in welke fase bijvoorbeeld de bezwaarafhandeling van een gemeente zich bevindt. Als gemeente levert u hiermee een grote dienst en zorgt er wellicht eveneens voor dat minder telefonisch contact benodigd is.

Hierbij is het natuurlijk van wezenlijk belang dat er over de betrouwbaarheid van de gegevens geen twijfel bestaat. Kortom; door aan de voorkant te investeren in de verbeterslag van uw gegevensbestand zorgt u aan de achterkant voor acceptatie en optimalisatie!

Wilt u meer weten? Wij gaan graag met u in gesprek!