10 PASSOS PARA ORGANIZAR A SUA AGENDA E EVITAR A FALTA DE TEMPO

O desafio de qualquer profissional nos dias de hoje é aumentar a produtividade. Porém, a falta de tempo é um dos fatores que mais atrapalha na hora de dar conta de tantas atividades diárias.

Mas como será que algumas pessoas, mesmo trabalhando a mesma quantidade de horas, parece ter na manga alguns minutos extras e consegue dar conta de tudo? (Leia também: O Segredo de Profissionais Produtivos) O segredo está em saber organizar agenda de tal forma, que priorize as atividades de forma inteligente sem precisar aumentar as horas de trabalho. Quer saber como?

Separamos aqui 10 dicas que vão ajudar você a organizar agenda e deixar para traz a preocupação com a falta de tempo. Vamos lá:

1. Quais são as áreas da sua vida? Liste-as!
Isso mesmo. Comece listando todas as áreas da sua vida que demandam tempo e controle de tarefas por você. Vale aqui trabalho, família, igreja, vida social, atividade física, estudo e por aí vai. Coloque absolutamente tudo que faz parte da sua vida, inclusive aquelas que gostaria muito de ter mas que por dificuldades na administração do tempo não está conseguindo colocar em prática.

2. Priorize-se
Você sempre vai ter tempo para as áreas da sua vida que priorizar. Portanto, com a lista em mãos, chegou a hora de organizar conforme prioridades. Coloque em ordem de importância para somente depois conseguir estabelecer o tempo que deve ser dedicada a cada uma delas para poder fazer o melhor controle das tarefas.

3. Liste as atividades
Agora chegou o momento de listar as atividades que cada área demanda de você. A vantagem deste momento é perceber que você pode estar fazendo mais atividades do que deveria ou até fazendo mais de uma vez. Então vai acabar ganhando mais tempo somente por listar o que realmente deve ser feito. Você vai ainda descobrir que algumas das tarefas podem ser delegadas para outras pessoas, deixando sua agenda mais livre.

4. Alimente a sua agenda
O melhor a se fazer é colocar tudo em uma agenda eletrônica, pois a administração é mais fácil, colocando todas as atividades que devem ser executadas nos próximos dias. Não se esqueça de listar nada!

5. Distribua melhor
Com tudo organizado, fica mais fácil verificar quais dias da semana está com atividades demais. Distribua de forma mais homogênea, equilibrando as atividades o melhor possível.

6. Verifique outra vez
Organizar agenda demanda atenção e observação constante. Por isso, verifique mais uma vez se não há tarefas repetidas, que podem ser eliminadas ou feitas por outras pessoas.

7. Mãos à obra
Agora é hora de se preparar para a execução das atividades. O que você vai precisar fazer amanhã? Prepare tudo antecipadamente para assegurar que não perderá tempo com detalhes não tão importantes. O ideal é fazer isto todos os dias, ganhando um tempo incrível a cada manhã.

8. Converse e troque informações
Delegou tarefas? Então não esqueça de avisar as pessoas envolvidas que tudo está certo para que possam realizar as atividades. Confirme se possuem as ferramentas necessárias e confirme todos os compromissos. Um software de compartilhamento de tarefas pode te ajudar neste momento.

9. Prepare-se para os imprevistos
Por mais organizados que somos, imprevistos acontecem. Por isso lembre-se de não sobrecarregar a sua agenda, coloque um folga entre as atividades, e não se esqueça de que, como todo ser humano, você precisa daquele coffee break. Assim você garante que aconteça o que acontecer, sempre será capaz de finalizar o que realmente importa.

10. Use a tecnologia a seu favor
Utilizar ferramentas que facilitem o controle de tarefas é a melhor forma de driblar a falta de tempo. O ZPM, é a melhor opção disponível atualmente e possibilita que todos os passos citados acima sejam colocados em prática de forma simples e rápida.

Trata-se de um gerenciador de tarefas online, que garante a criação de atividades, delegação de tarefas e muito mais, em tempo real e de acordo com suas necessidades. O ZPM é o gerenciador de tarefas definitivo, que vai aumentar sua produtividade e acabar com o problema de administração de tempo.

Para mais informações acesse o site: www.zpmtask.com/brasil