PASSOS FUNDAMENTAIS PARA A IMPLANTAÇÃO DE GESTÃO DE TAREFAS NA SUA EMPRESA

Manter as tarefas corporativas diárias em dia pode ser algo mais fácil e otimizado com a gestão de tarefas. Com ela o profissional não fica perdido em meio a tantas tarefas e e-mails a serem respondidos bem como utiliza menos tempo nessa tarefa. Dessa forma é possível criar, atribuir e agendar tarefas seja em uma pequena empresa ou em grandes corporações.

A administração do tempo é essencial para o sucesso de um negócio, independente da área de atuação. Para que isso se efetive é preciso que a equipe mude de comportamento e auxilie nessa gestão. Com o auxílio de softwares específicos para gestão do tempo e uma equipe integrada, nenhum integrante ficará sobrecarregado e também não é necessário mais pessoas para realizarem o mesmo trabalho.

O importante é ter controle total dos projetos e das tarefas e esses mecanismos auxiliam no desempenho do quadro gerencial, tornando a gestão de tarefas um mecanismo redutor de custos e de aumento da produtividade.

Certo, mas como é possível fazer isso?

  • Dentro do software é preciso criar a memória da empresa, ou seja, acrescentar os projetos e atividades a serem realizadas.
  • Também é preciso descrever as tarefas com o passo a passo, o responsável por realizá-la, duração, processos, recorrências e tudo que é relevante para que seja feita com êxito.
  • Logicamente que todas essas ações precisam de um acompanhamento a fim de atualizar o tempo destinado, verificar processos e andamentos.
  • Também é preciso avaliar os resultados dos profissionais, e com a gestão de tarefas isso se torna mais facilitado, pois se tem um panorama das atividades realizadas, andamentos e próximas etapas.

Existem dois pontos principais quando a pessoa possui diversas atribuições:

Controle das tarefas (seja as suas ou da equipe) e o cumprimento do prazo estipulado para cada uma dessas ações. É preciso equilibrar esses dois lados a fim de que os prazos não sejam ultrapassados e as tarefas sejam divididas homogeneamente entre os profissionais.

Uma forma de facilitar é que o gerenciador de tarefas usado possua um sistema de mensagens internas para melhorar a agilizar a comunicação. Tarefas que são recorrentes e compromissos agendados também são importantes a fim de gestar bem o negócio.

Outro ponto importante na gestão do tempo é compreender três conceitos básicos: o de importância, urgência e prioridade.

Importância: é o quanto a tarefa acrescenta à sua empresa, ou seja, quantos benefícios ela trará.
Urgência: apenas relacionado ao tempo, ou seja, se a tarefa tem data limite muito próxima ela é uma urgência. Caso não tenha prazo, a urgência é baixa.
Prioridade: definida pela relação entre importância e urgência.

Dessa maneira, implantar um sistema de gestão de tarefas é a forma mais assertiva de organizar as principais ações da empresa.

A ZPM pode auxiliar na gestão de tempo da sua empresa, seja ela pequena ou grande. Com o gestor de tarefas da ZPM é possível agendar tarefas, compromissos e visualizar mais facilmente essas ações de acordo com as prioridades. As configurações são facilitadas, o preço é acessível o resultado é praticamente imediato.

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