Presentaciones efectivas

Ana Dorado
Jul 27, 2017 · 15 min read

Aprendiendo a crear presentaciones visuales, efectivas e innovadoras.

Resumen de la capacitación en el Banco Popular de Honduras. Tegucigalpa. Julio de 2017


Aquí un resumen de los contenidos…


1. PERDEMOS EL MIEDO

Todos podemos comunicar con imágenes. Incorporamos recursos visuales para adquirir confianza y eficiencia en el lenguaje visual.

  • ¿Qué es el visual thinking?
  • ¿Cuáles son los beneficios?
  • ¿Y si no sabemos dibujar?
  • ¿Cómo empezar?

2. COMUNICAMOS CON DIBUJOS

A veces entendemos mejor con un dibujito. Aprendimos facilitación gráfica: una forma innovadora, clara y entretenida de explicar.

  • Aprendiendo a dibujar rápido
  • Armando nuestro diccionario
  • Crear un relato visual (facilitación gráfica)
  • Moderar una reunión (facilitación gráfica)
  • Recursos gráficos para guiar la mirada
  • ¿Cómo saber si lo hicimos bien? (user experience)
  • Dibujos para encontrar soluciones
  • Expresar sensaciones en equipo

3. VISUALIZAMOS LOS DATOS

Cada gráfico tiene su función. Aprendemos a usar los gráficos de forma eficiente según la información a comunicar.

  • Recoger, procesar y visualizar datos… ¡todo en uno!
  • Catálogo de gráficos
  • Explicar gráficamente un flujo

4. ORDENAMOS EL RELATO

Un relato corto y claro es más efectivo. Ordenamos la información de un proyecto y construimos el mensaje para la audiencia.

  • Definimos nuestra audiencia (user persona)
  • Definimos nuestro objetivo (vision board)
  • Llamada a la acción (call to action)
  • Visualizar la información
  • Definir las preguntas (elevator pitch)
  • Ordenar y sintetizar la información (definir-agrupar-priorizar)

5. CREAMOS LA PRESENTACIÓN

El soporte visual es muy importante. Bocetamos las slides de una presentación innovadora, corta y efectiva.

  • Crear una historia (story telling)
  • Bocetar las slides en miniatura (story board)
  • Tips para el diseño
  • Ensayar la presentación (role play)

¡Y ahora una descripción de lo que aprendimos!


PERDEMOS EL MIEDO

Todos podemos comunicar con imágenes

Incorporamos recursos visuales para adquirir confianza y eficiencia en el lenguaje visual.

¿QUÉ ES EL VISUAL THINKING?

El visual thinking (pensamiento visual) es el lenguaje que usamos para graficar las ideas con el fin de aprender, construir conocimiento, comunicar, explicar, entre otros.

¿QUERÉS SABER MÁS?

Resolver problemas y vender ideas mediante dibujos
Tu mundo en una servilleta | Dan Roam (LIBRO) (ENG)

Despertar la mente a través de los dibujos y garabatos
The Doodle revolution | Sunni Brown (LIBRO) (ENG)

Usar la escucha, el pensamiento y el dibujo para crear sentido
Graphic Facilitator’s Guide | Brandy Agerbeck (LIBRO) (ENG)


¿CUÁLES SON LOS BENEFICIOS?

Visualizar las ideas en equipo resulta efectivo porque:

¿QUERÉS SABER MÁS?

Las formas en que pensamos
Shape Your Thinking | Brandy Agerbeck at TEDxWindyCity (VIDEO) (ENG)

Por qué usar imágenes?
Basado en charlas de Dam Roam | Dilo con Imágenes (VIDEO) (SPA)

Dibujar para recordar mejor
How to draw to remember more | Graham Shaw | TEDxVienna (VIDEO) (ENG)

Dibujar para aprender
Drawing in class | Rachel Smith | TEDxUFM (VIDEO) (ENG)

Dibujos simples nos ayudan a comunicar
Draw like a child; see like a master | Kate Hayward | TEDxSanAntonio (VIDEO) (ENG)

Orígenes y fundamentos
Qué es y para qué sirve el pensamiento visual | Dilo con monos (VIDEO) (SPA)


¿Y SI NO SABEMOS DIBUJAR?

No hace falta ser expertos en dibujo para comunicarnos visualmente. De hecho todxs, en mayor o menor medida, tenemos incorporado este recurso, aunque a veces nos parezca que no, o nos dé vergüenza usarlo.

¿QUERÉS SABER MÁS?

Por qué creemos que no sabemos dibujar
Why people believe they can’t draw — and how to prove they can | Graham Shaw | TEDxHull (VIDEO) (ENG)

Todos podemos dibujar
It’s half-done when you’ve drawn it | Klaudia Tolman | TEDxWroclaw (VIDEO) (ENG)


¿CÓMO EMPEZAR?

Para que el recurso sea efectivo, es importante graficar de manera rápida y fluida, antes que buscar la perfección o abundar en detalles. Por suerte, para hacernos entender, no hace falta ser grandes dibujantes: lo importante es incluir los elementos más representativos.

Y luego, para ser más claros agregamos contexto… e incluso texto!


COMUNICAMOS CON DIBUJOS

A veces entendemos mejor con un dibujito

Facilitación gráfica: una forma innovadora, clara y entretenida de explicar.


APRENDIENDO A DIBUJAR RÁPIDO

Si la idea es usar este lenguaje con fluidez y comodidad (casi como si estuviéramos escribiendo), viene bien practicar dibujos fáciles y simples. Acá van algunos, en el cuadernillo hay más, y luego cada uno irá encontrando los suyos.

ARMANDO NUESTRO DICCIONARIO

A medida que practiquemos, nos irá saliendo más fácil y rápido, ganaremos eficiencia en la técnica. Para empezar, armamos juntos un pequeño diccionario de dibujos que nos servirán para el trabajo diario.

Poco a poco iremos incorporando nuevos dibujos a nuestro diccionario (y vale copiarse!!!).

Y cuando no sepamos cómo dibujar algo… vale buscar:

  • En Whatsapp (qué emoticon enviaría para explicar esto?)
  • En Google Images (escribiendo la palabra en inglés, y agregando la palabra “icon” o “illustration” a la búsqueda, posiblemente tengamos más resultados)
  • En The Noun Project (hay muchos íconos!)

¿QUERÉS SABER MÁS?

Los elementos a dibujar
Learning Graphic Facilitation | Bigger Picture (VIDEO) (ENG)

Dibujar personas
Graphic Facilitation as a Tool for Learning (VIDEO) (ENG)

Dibujar personas y sus movimientos
Add Dynamic Action to Your Figures | Deb Aoki (VIDEO) (ENG)

Sintetizar imágenes
Learning graphic facilitation | Bigger Picture (VIDEO) (ENG)

Guía ilustrada para aprender a tomar notas visuales
The sketchnote handbook | Mike Rodhe (LIBRO) (ENG)

Sobre alfabetos visuales
Eleganthack | Christina Wodtke (BLOG) (ENG)


CREAR UN RELATO VISUAL

Así como nos resulta efectivo indicar a un amigo una dirección en una servilleta, podemos usar relatos visuales para explicar muchas otras cosas! Para empezar, probamos con cuentos clásicos, y no nos fue nada mal :)

FACILITACIÓN GRÁFICA

Vimos que este recurso se puede usar también para mapear las conversaciones en el pizarrón, durante una reunión. Es útil que uno de los participantes asuma el rol del facilitador gráfico, y sea quien modere visualmente la reunión.

Algunas recomendaciones para ser facilitador gráfico

  • ser neutral (no intentar poner su propia opinión)
  • escuchar (más que hablar!)
  • moderar (equilibrar a los que hablan mucho o son muy callados)
  • cuidar el tiempo (que alcance bien la reunión!)
  • mantener el foco (que no nos vayamos de tema)
  • preguntar (ayudar a aclarar los temas que no estén claros)

RECURSOS GRÁFICOS PARA GUIAR LA MIRADA

Lo importante es usar el recurso sin pretención de perfección. No obstante, cuanto mejor estructuremos y codifiquemos la información, más claras y entendibles serán nuestras visualizaciones.

Los recursos morfológicos nos ayudan a enfatizar lo importante en el gráfico, y por tanto, a guiar la mirada del usuario.

Lo importante aquí es tomar consciencia de que estos recursos son limitados, y que por tanto, es importante usarlos con economía. No usar el color para “pintar”, sino para indicar algo. Que sea clara la intención. Que se entienda qué es lo que estamos codificando, a dónde queremos direccionar la mirada.


¿CÓMO SABER SI LO HICIMOS BIEN?

Cuando se trata de imágenes, no hay una fórmula que funcione en todos los casos. Por eso, lo mejor, es llamar a nuestro usuario (en nuestro caso, Koshka!), y pedirle que testee nuestra pieza, a ver si se entiende!


DIBUJOS PARA ENCONTRAR SOLUCIONES

Un dibujo puede ayudarnos a canalizar el conocimiento colectivo. Según el desafío, podemos elegir el tipo de imagen a utilizar.

Podemos llevar una plantilla con la imagen dibujada, y pedir a nuestro equipo que colabore sumando con post-its sus ideas.

Aquí algunos ejemplos.

Barco
Qué nos hunde, qué nos permite avanzar, quiénes estamos en el barco, y hacia dónde vamos.

Iceberg
Qué parte del problema es lo que vemos, y qué hay debajo… y que pueda estar contribuyendo a ese problema.

Árbol
Si nuestro equipo fuera un árbol, cuáles son nuestras raíces, qué es lo que nos estructura, y cuáles son los frutos que damos o esperamos dar.

Horizonte
Hacia dónde vamos como equipo. Cuáles son y qué hay en cada una da las etapas por las que vamos atravesando.

Montaña
Cuál es nuestro objetivo a alcanzar, qué obstáculos y qué pequeños hitos iremos encontrando en el camino.

Salto
Cuál es la situación actual, hacia dónde queremos ir, qué peligros nos acechan, y qué nos va a ayudar a construir el puente para cruzar.

Termómetro
Cómo estamos o cómo nos sentimos? Estamos muy bien, más o menos o muy mal? Estamos en peligro?

Velocímetro
Similar al termómetro, podemos colocar cómo nos sentimos (o cómo va avanzando el proyecto) dentro de distintos rangos.

Escalera
A dónde estamos, a dónde queremos llegar, y cuáles son esos pequeños pasos que podemos dar para alcanzar el próximo nivel.


Se te ocurren otras metáforas? ¡Adelante! Usa tu imaginación :)


EXPRESAR SENSACIONES EN EQUIPO

Para saber cómo estamos como equipo:

  1. Entrega un post-it a cada participante
  2. Pedile que responda a una pregunta simple a través de un emoticon (cómo me siento? cómo estamos con el proyecto? hacia dónde vamos?)
  3. Pegá las respuestas en el pizarrón
  4. Agrupalas por similitud, con ayuda del equipo, y veremos qué sensaciones predominan.

¡Usá este ejercicio para iniciar o finalizar una reunión o actividad!

VISUALIZAMOS LOS DATOS

Cada gráfico tiene su función

Aprendemos a usar los gráficos de forma eficiente según la información a comunicar.


RECOGER, PROCESAR Y VISUALIZAR, TODO EN UNO!

Si queremos obtener datos de nuestra audiencia, podemos recurrir a una encuesta sencilla, que nos permita recoger, procesar y visualizar los resultados muy fácilmente.

  1. Definimos qué información queremos obtener.
  2. Colocamos en la pared los gráficos con las variables que necesitamos.
  3. Invitamos a los usuarios a participar, poniendo sus votos con stickers.

CATÁLOGO DE GRÁFICOS

No hay gráficos buenos o malos. Todo depende del tipo de información que tengamos, y, sobre todo, de lo que queramos que nuestra audiencia entiende.

En función de eso, elegiremos el tipo de configuración para estructurarlos. Igual que con los dibujos viene bien tener nuestro diccionario, aquí nos va a servir contar con un catálogo de gráficos.

La idea es tener a mano e ir incorporando de forma consciente cuáles son las opciones para presentar la información. Servirnos de las formas conocidas y convencionales, para que nuestra audiencia sepa fácilmente cómo leer eso que estamos graficando.

Cuando lo importante es la descripción, podemos ir de más figurativo (más parecido a la realidad) a más abstracto.

En relación a la ubicación, lo que varía es el grado de “zoom” con que miramos… pero en mayor o menor medida se configura la información sobre un mapa o plano (tomado de arriba, de frente, etc.).

En cuanto a la cantidad, si se trata de porcentajes podemos graficarlo en una torta; y si es para comparar totales nos servirán las barras. Cuando los valores son discretos (es decir, que se pueden contar en números enteros, como cantidad de personas, por ejemplo), podemos representarlos con puntos.

Cuando los datos se configuran en relación al paso del tiempo, hay muchas formas de representarlos. Todas se amparan en la convención de que leemos de izquierda a derecha, y que por tanto lo que está a la izquierda se entiende como que sucedió antes.

La forma de los vínculos puede ser otro eje de análisis. Aquí la convención suele ser que lo que está arriba tiene mayor jerarquía que lo que está abajo. Y que lo que está en la periferia depende de lo que está en el centro (cuando la composición es central).

EXPLICAR GRÁFICAMENTE UN FLUJO

Podemos construir un proceso en equipo. Una buena forma de hacerlo es:

Primero, individualmente

  1. Cada persona dibuja el flujo en un papel
  2. Luego traslada los pasos de ese flujo a post-its (un post-it por paso)

Luego, en grupo

  1. Agrupan los post-its similares
  2. Definen un nombre para cada uno de esos pasos
  3. Elijen un dibujo que identifique cada paso (uno de los que tienen, o crean otros)

¿CÓMO SABER SI LO HICIMOS BIEN?

Nuevamente, pedimos ayuda a un usuario, para que valide si lo que le contamos se entiende (user experience).

ORDENAMOS EL RELATO

Un relato corto y claro es más efectivo

Ordenamos la información de un proyecto y construimos el mensaje para la audiencia.

Una presentación es una pieza de comunicación. Por tanto, en vez de abordarla a partir de los documentos que explican nuestro emprendimiento, conviene empezar por preguntarnos:

  • cuál es el problema de la audiencia: qué lo impulsa a recibirnos, y qué le puede interesar del proyecto;
  • cuál es nuestro objetivo: hacia dónde apuntamos, qué nos gustaría que suceda luego de la reunión.

¿CÓMO ES NUESTRA AUDIENCIA?

No es lo mismo preparar una presentación para los usuarios, que para clientes, inversores, mi equipo, o la prensa.

Nos puede ayudar prepararla imaginar un usuario concreto, basado en la técnica user personas (UX-experiencia de usuario). Esto es dibujar el identikit, y agregarle info que suponemos de esa persona:

  • ¿Quién es? Nombre, edad, dónde trabaja, qué puesto tiene…
  • ¿Cómo empatizamos con él? Qué fibra podemos tocarle, para que se sensibilice con nuestra causa? Cuáles son sus problemas, sus expectativas?

¿CUÁL ES NUESTRO OBJETIVO?

En cualquier pieza de comunicación es importante preguntarnos qué queremos lograr en la audiencia. Podría ser: que nos aprueben un proyecto, que nos den financiación, motivar al equipo…

Dibujamos nuestro objetivo, y lo mantenemos visible (literalmente pegado en la pared!) mientras diseñamos la presentación.


LA LLAMADA A LA ACCIÓN

Difícilmente la persona va a firmar un contrato o desembolsar una suma de dinero después de nuestra presentación. Por eso, la vamos a invitar a una acción muy concreta, en línea con nuestro objetivo. De modo que finalizada la reunión quede muy claro cómo nos puede ayudar.

Ejemplos: mandarle la oferta de planes o un presupuesto; agendar una próxima reunión para ampliar; que nos presente con alguien…


VISUALIZAR LA INFORMACIÓN

Empezamos por ver qué vamos a contar. Y para eso, imprimimos todos los textos referidos al proyecto y, tijera en mano, los visualizamos entre todos. De esta forma, tenemos una visión de la totalidad, y lo podemos trabajar con mayor transparencia.

Pensamos a qué preguntas de la audiencia deberá responder nuestro relato. Podemos tomar como referencia el elevator pitch, y elegir las preguntas según nuestro objetivo.

En general, vimos que nuestro relato debería responder a las preguntas:

  • ¿cuál es el problema? (si voy a proponer un proyecto, es porque viene a solucionar un problema que hemos detectado)
  • ¿cómo lo voy a solucionar? (cuál es la propuesta que ofrezco, mi proyecto)
  • ¿cuál es mi propuesta de valor? (qué tiene de distinto, original, beneficioso mi solución, en relación a otras posibles? qué es lo que la hace atractiva)
  • ¿por qué yo? (qué hice en el pasado que avala que sea yo, o mi equipo, quienes mejor pueden llevar a cabo esta solución?)
  • ¿qué necesito para la solución? (necesito recursos? apoyo? gente?)
  • ¿cuál es mi llamada a la acción? (qué espero que pase después de la reunión?)

Y las respuestas las encontraremos en nuestra información.

ORDENAR Y SINTETIZAR LA INFORMACIÓN

El usuario no necesita saber todo, sino lo más importante. Por eso vamos a ayudarle a brindándole sólo la información que le hace falta, y en un orden que le ayude a la comprensión.

Este proceso lleva tres pasos, que podemos hacer en equipo:

Definir

Leemos cada párrafo y le ponemos un título que lo resuma
(leemos en diagonal, rápido, ya habrá tiempo para ver más en detalle)

Agrupar

Agrupamos cada párrafo debajo de la pregunta que corresponda
(vemos el título que acabamos de poner, no leemos el párrafo entero).

Priorizar

Elegimos los textos indispensables para cumplir el objetivo.
(damos determinada cantidad de votos por persona y votamos en silencio)
(indicamos con otro color los textos que tuvieron más puntos)
(revisamos qué preguntas importantes quedaron sin información)

Y siempre dejamos bien visibles: el objetivo y la audiencia.

CREAMOS LA PRESENTACIÓN

El soporte visual es muy importante

Bocetamos las slides de una presentación innovadora, corta y efectiva.

CREAR UNA HISTORIA

Empezar por una historia (storytelling) puede ser una buena excusa para generar sorpresa o empatía, o ayudar a la audiencia a entender y recordar nuestro proyecto.

Podemos, por ejemplo:

  • crear un personaje: “Él es Marcos y tiene este problema…”
  • empezar con una pregunta: “Sabías que…?” o “Necesitás…?”
  • lanzar una cifra: “55 ballenas mueren por año…

En este caso inventamos un personaje con el mismo problema que nuestro proyecto soluciona. Igual que con la audiencia, hacemos un identikit. Y definimos quién es, cómo es, y por qué necesita nuestra solución.

BOCETAR LAS SLIDES EN MINIATURA

Con el personaje como disparador, recordando audiencia, objetivo, info seleccionada (y call to action!) hacemos el storyboard. Es decir: la vista en miniatura de todas las slides.

Ojo! que no quede en un cuentito! El personaje es la excusa que capta la atención. Luego tenemos que convencer a la audiencia de nuestro objetivo, y para eso hay info indispensable a incluir.

Y antes de pasar a la compu: validamos el boceto! Podemos mostrarle la presentación a alguien de confianza, y que nos dé su feedback. Lleva 5 minutos, y nos ahorrará mucho tiempo a la hora de diseñar.


TIPS PARA EL DISEÑO

Menos es más! Partir del papel (y no de la compu), nos va a ayudar a ser sintéticos. Nuestra audiencia, además de escucharnos, tiene muchas distracciones como para que la presentación tenga mucha información (ojo: si mandáramos la presentación por mail, le agregamos el texto!).

Como los carteles de la ruta, la idea es que cada slide se recoja de un vistazo:

Recomendable: ¡una información por slide:

  • o una imagen
  • o bien un gráfico sencillo de interpretar
  • o bien un texto (de hasta 5 palabras).

Y si necesito agregar información: mejor hacerlo por partes, y que vaya “apareciendo” en cada slide, así direccionamos el ojo de la audiencia.

Y en ningún caso usemos la presentación de ayuda-memoria. Para eso… mejor ensayarla bien antes, con alguien que nos escuche :)

Y ahora sí… cuando está lista, hacemos la presentación!


OTRAS APLICACIONES

Visual thinking es un recurso que se está usando cada vez más, con distintas aplicaciones.

Podemos usarlo para:

  • Capacitaciones: usar a consciencia el pizarrón (o las paredes!) como recurso pedagógico.
  • Trabajo en equipo: graficar procesos, flujos de trabajo o conceptos en equipo, para canalizar el conocimiento colectivo.
  • Minutas: crear registros visuales claros y atractivos para mandar a los asistentes luego de las reuniones.
  • Charlas o eventos: documentar en una pared lo que suceda, para tener un apoyo visual y un registro.
  • Resúmenes: aprender a tomar notas visuales para uso personal, para memorizar, aprender, y mantener la atención.

¿Y AHORA?

A seguir practicando!!!

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