Tableros de visión: ¿qué son y para qué sirven?
Alineando al equipo con herramientas visuales
Claramente es una buena práctica empezar un proyecto poniendo en común para qué y para quién lo hacemos, con qué valores vamos a trabajar en equipo, qué queremos lograr en concreto, cómo lo vamos a ejecutar…
¿Qué pasaría si, en vez de redactar muchos documentos al respecto, conversar sobre eso en reuniones o escuchar una presentación con diapositivas… ¿lo construimos en equipo, visualizándolo en imágenes? Me refiero a volcar esas ideas en dibujos, palabras, gráficos, post-its… creando una especie de mapa mental colectivo.
Se suele llamar “tablero de visión” a esta herramienta tan simple como útil, que poco a poco empieza a tener su lugar en los proyectos.
¿Se animan a probarla en sus equipos?
Doy capacitaciones en Visual Thinking en muchas empresas, y tengo claro que hay muchas resistencias para usar estas técnicas en los proyectos. Las dos principales son que no saben dibujar, o que dibujar les lleva mucho tiempo… A ver: ¡desmitifiquemos un poquito!
¡Es que no sabemos dibujar!
Ya sé que es lo primero que me van a decir. En esta nota no voy a explayarme demasiado al respecto (prometo escribir sobre esto pronto!).
Sólo decirles que si saben dibujar algo parecido a eso, y pueden reconocer que ese conjunto de trazos representa a una persona: sí son capaces de comunicar con dibujos. Y tengo dos buenas noticias más. Una: un dibujo de esa calidad gráfica es más que suficiente para un tablero de visión. Dos: en un tablero de visión no sólo hay dibujos sino también palabras, líneas, trazos, flechas…
De hecho, la gente que dibuja demasiado bien suele no tener más problemas aquí, porque se detienen mucho en detalles intentando que sea bonito. Un tablero de visión está lejos de ser una obra de arte. Su función no es estética sino funcional. Poner esmero en los dibujos es un gran error. Ni hablar de hacerlo en algún programa de diseño. Tiene que ser un documento vivo y flexible, nunca acabado ni perfecto a nivel gráfico.
Y de última, si aún no se sienten cómodxs para dibujar, pueden empezar por plasmar ideas en la pared con palabras, post-its y papelitos. Que para arrancar ya va muy bien.
¡Es que lleva mucho tiempo!
Esto también es una falsa creencia. Un tablero de visión es una herramienta súper potente para alinear rápidamente las expectativas e ideas de un equipo. Y trabajar con un equipo enfocado ahorra mucho tiempo de discusiones y debates innecesarios, y permite priorizar con eficiencia.
Una buena práctica es hacerlo en un lapso de tiempo limitado (si el proyecto está claro, de 10 a 20 minutos suelen ser suficientes). E insistir mucho al equipo en no detenerse en detalles de dibujo. La idea es que se construya muy rápido, y siempre hay opción a que se siga actualizando conforme avance el proyecto. Y les sugiero por ese ratito dejar fuera los teléfonos celulares y las computadoras, para trabajar con foco.
Ahora sí, fuera las excusas… ¡estamos listxs para empezar!
¡Manos a la obra!
¿Cómo se hace?
Se puede abrir el juego con una pregunta disparadora para conocer las ideas del equipo, y las respuestas se van plasmando en ese mural colaborativo, en forma de dibujos, post its, trozos de papel, imágenes de revistas, fotos, palabras sueltas…
Puede armarse en cualquier formato: una hoja, un papel afiche, un corcho o una pizarra en la pared visible para en el espacio de trabajo.
En ocasiones sirve hacer una primera parte individual (para que cada quien pueda plasmar sus ideas). Y luego una segunda instancia compartida, en que las personas pueden simplemente pegar sus dibujos personales de forma independiente, o bien sumar esos aportes a un tablero más grande, creado entre todos. Nuevamente, esto depende de cómo se quiera llevar el proyecto en cada instancia. Sería lo mismo que pedir a la gente que reflexione sola y luego comparta lo que pensó, o que se construya la idea compartiendo en conjunto.
Como dicen las neurociencias, visualizar ayuda a direccionar las acciones. Por eso cuando se hace un tablero de visión, se sugiere hacerlo:
- En positivo. Pensarlo como un horizonte deseado. Volcar ahí lo que se quiere o espera que suceda, y nunca lo que no (ni siquiera dibujarlo y tacharlo, ya que el cerebro no registra el “no”).
- En tiempo presente. Conviene graficar el tablero como si ya se estuviera cumpliendo. Una especie de “foto” de un resultado deseado.
¿Cuándo hacer un tablero de visión?
En realidad, esto sería lo mismo que preguntarse: ¿cuándo poner ideas en común para alinear al equipo? Ya que un tablero de visión no es ni más ni menos que una forma visual de compartir.
Por lo general, se sugieren en las reuniones de lanzamiento de los proyectos, o cada vez que se dé inicio a nuevas etapas. También cuando se considere necesario realinear al equipo, en caso de que se esté perdiendo el foco a mitad de un proyecto.
Pueden hacerse de forma espontánea y muy rápidamente en proyectos más chicos, o programada, convocando a una reunión diseñada exclusivamente para la temática del tablero en cuestión.
¿Qué plasmamos en un tablero de visión?
En un tablero de visión podemos poner en común de forma visual las expectativas, ideas e intenciones del equipo en relación al propósito, a la misión, a los usuarios, a los valores, entre otros.
Te invito a leer esta nota para ver más ideas sobre el tipo de tableros que podés crear.
¿Y para qué sirve?
El tablero de visión es una herramienta tan simple como útil, que tiene muchos beneficios para el trabajo en equipo, ya que ayuda a:
- Alinear expectativas. Graficar las expectativas es una forma muy concreta y efectiva de ponerse de acuerdo, o de evidenciar que no se lo está. Nos permite entender si el equipo está comprendiendo. Como decía Einstein: “Si no puedo dibujarlo, es que no lo entiendo”
- Mantener el foco. Para poder bajamos ideas papel es necesario tener claro qué es lo que queremos plasmar, y esto tiene que ser concreto. Los desvíos de atención saltan a la vista.
- Ser concretxs y sintéticxs. El palabrerío (no quisiera decir “chamuyo”…), tan común en los proyectos, no se puede dibujar. Así que no queda otra que ir al grano! (o darnos cuenta de que no tenemos nada para en concreto, lo que puede ser un buen dato también!).
- Crear un registro. Dejar los tableros en la pared ayuda a tener presentes esas definiciones. Además, se puede compartir fácilmente a otros interesados mediante fotos (o bien invitándolos a la sala a mirarlo en vivo, recorriendo las paredes).
- Fomentar la participación. Todxs están en igualdad de condiciones de dibujar y pegar sus post-its, que en definitiva son sus puntos de vista.
- Cocrear. Plasmar visualmente las ideas ayuda a construir conocimiento de forma colaborativa y colectiva.
Ya los hicimos… ¿y ahora qué hacemos?
Es buena práctica mantener los tableros a la vista, para ayudar al foco del equipo o compartirlo con otras áreas. De esa manera se puede ir actualizando conforme se realicen cambios o agregados. Con más razón insisto con que no lo hagan con fines estéticos: cuanto más “bonito” les quede, más les va a costar ir actualizando ese documento. Se debería poder editar pegando o eliminando papeles de forma sencilla.
Además, al visualizar la totalidad es más fácil tomar perspectiva, verificar la coherencia del proyecto, y sacar conclusiones.
Ahora sí: ¿se animan a probarlo para sus proyectos de equipo? ¿Me cuentan cómo les va o si tienen más dudas?