Pentingnya Penutupan Proyek: Prinsip dan Aktivitas dalam Proses Penutupan Manajemen Proyek — Bagian 1

Project Management series from Product & Project Management Path MySkill

Penutupan proyek atau project closure merupakan tahap akhir ketika menyelesaikan sebuah proyek di mana seorang manajer proyek diharuskan memperhatikan hal-hal dan kebutuhan apa saja yang diperlukan sehingga proyek dapat disetujui dan dianggap selesai oleh seluruh pemangku kepentingan.

Proses penutupan proyek ini sangat penting menunjukkan bahwa pelanggan dan pemangku kepentingan atau klien telah menyetujui penyampaian aktivitas proyek yang terdiri atas penyelesaian proyek, fase, atau kewajiban kontrak secara formal. Pada proses ini juga dilakukan verifikasi bahwa proses yang

Terdapat 3 fase skenario dari penutupan proyek, yakni:

1. Project phase completed, di mana ketika terdapat proyek yang cukup rumit maka organisasi akan memutuskan fase-fase selama proses inisiasi. Pada hal ini proses penutupan proyek atau fase jika validasi dan verifikasi eksternal oleh pelanggan ini berhasil, maka proyek dapat dilanjutkan ke fase berikutnya.
2. Project completed, berarti proyek benar-benar telah selesai di mana bagian penting dari proses ini adalah mengirimkan prooduk akhir ke pelanggan dan pelanggan secara formal menerima atau menolak produk. Jika pelanggan secara resmi menerima produk dan membayar kompensasi yang disepakati untuk produk teersebut, maka kewajiban kontrak organisasi dan pelanggan telah terpenuhi sehingga proyek dapat dilanjutkan ke penyelesaian.
3. Project determined, di mana terdapat hal-hal atau situasi tertentu yang tidak dapat dikerjakan dan organisasi akan mendapatkan konsekuensi hukum atas ketidakmampuan memenuhi kewajiban kontrak kepada pelanggan.

Project Closure Activity

Pada penutupan proyek, terdapat aktivitas-aktivitas yang tidak dapat dianggap remeh dikarenakan menyatakan semua langkah pekerjaan di dalamnya telah diterima dengan baik pada pelanggan.

Aktivitas penting dalam proses ini antara lain adalah:

1. Jaminan bahwa semua pekerjaan telah selesai.
2. Jaminan bahwa semua proses manajemen proyek yang disepakati telah dilaksanakan sehingga tidak ada fase atau pekerjaan yang terlewat.
3. Pengakuan formal atas penyelesaian suatu proyek di mana semua orang setuju bahwa proyek telah selesai yang dapat berbentuk digital atau dokumen tertulis agar dapat dibuktikan secara hukum.
4. Memastikan semua pekerjaan yang perlu dilakukan telah dilakukan di mana pada hal ini terdapat dalam work breakdown structure dan log issue.
5. Mendapatkan persetujuan dari sponsor proyek dan pelanggan (internal maupun eksternal) untuk memastikan tiap pekerjaan telah diselesaikan.
6. Melakukan review apakah semuah proses tata kelola organisasi sudah dijalankan atau belum yang terkait dengan keberlangsungan proyek dan perusahaan/organisasi.
7. Menilai apakah proses manajemen proyek yang diperlukan telah diterapkan dan terdokumentasikan atau belum, di mana hal ini meliputi project charter, quality, time, dan budget management.
8. Penutupan administrasi dari setiap dan semua pengadaan dengan berkoordinasi pada semua vendor, meninjau bahwa semua pekerjaan pada kontrak telah selesai dan kedua belah pihak telah menyelesaikan kewajiban kontrak mereka satu sama lain.
9. Secara formal mengakui penyelesaian suatu proyek dan peralihannya ke operasi melalui berita acara.
10. Memvalidasi bahwa proyek mencapai manfaat yang diidentifikasi dalam kasus bisnis di mana setiap konsen dalam proyek salah satunya adalah mencapai spesifikasi atau potensi manfaat dari proyek.
11. Menangkap pembelajaran: apa yang telah diilakukan dengan baik dan harus didokumentasikan agar dapat diulangi di masa mendatang, apa yang bisa dilakukan dengan lebih baik, dan bagaimana hal itu dilakukan dengan lebih baik.
12. Membubarkan sumber daya proyek, membebaskan mereka untuk melakukan proyek lain dan melakukan tugas lain yang diperlukan dalam organisasi.
13. Mentransisi hasil proyek ke organisasi pelanggan dengan cara yang menjamin operasi dan dukungan yang lancar.