Membentuk Organisasi yang Efektif: Menurunkan Ego

Dari zaman ke zaman, organisasi terus berkembang dan berevolusi baik dari segi sistem maupun strukturnya. Perkembangan zaman membuat banyak organisasi sekarang memiliki kecenderungan fleksibilitas dan kreativitas tinggi untuk menumbuhkan inovasi. Sebut saja Google atau Gojek yang memiliki lingkungan organisasi yang nyaman dan menarik. Greiner dalam penelitiannya menyebutkan ada lima tahapan pertumbuhan organisasi dan kebanyakan organisasi sekarang ada pada tahap 5, yaitu kolaborasi (collaboration). Pendekatan yang fleksibel dilakukan dalam manajemen organisasi dengan fokus pemecahan masalah berbasis tim. (Greiner, 1998). Organisasi yang berbasis tim tidak terlalu terikat pada formalitas dan sistem yang kaku, namun menyesuaikan terhadap kemauan tim dalam batasan tertentu. Di dalam suatu tim, diperlukan tingkat kepercayaan dan keterbukaan yang sangat tinggi agar dapat berjalan efektif sehingga setiap anggota memerlukan kemampuan interpersonal dan intrapersonal yang baik.

Gambar 1 Tahapan Pertumbuhan Organisasi

Salah satu cara untuk mengembangkan aspek interpersonal dan intrapersonal pada anggota organisasi adalah dengan menggunakan metode ‘Jendela Johari’. Metode ini diperkenalkan oleh Joseph Luft dan Harrison Ingham pada tahun 1955. Penulis sendiri mengetahui metode ini pertama kali dari acara mentoring beasiswa oleh trainer dari UNISON Training & Outdoor Activity, yaitu Narendra Utomo, S.Psi. Jendela Johari adalah model komunikasi yang digunakan untuk meningkatkan saling paham antar individu. Model ini didasarkan kepada dua kunci, yaitu (1) kepercayaan dapat diperoleh dengan mengungkapan informasi tentang diri kepada orang lain dan (2) belajar dari umpan balik (feedbacks) orang lain. Jendela Johari terdiri dari sebuah persegi yang terbagi menajadi empat kuadran, yaitu Open, Blind, Hidden, dan Unknown. (Mindtools, 2016)

Gambar 2 Jendela Johari

1. Open

Berisi hal-hal tentang diriku yang aku ketahui dan temanku ketahui. Area ini merupakan area di mana komunikasi berjalan semakin efektif dan dinamis seiring dengan meluasnya area ini. Contoh: Orang lain mengetahui namaku, tempat tinggalku, makanan yang kusukai, dll.

2. Blind

Berisi hal-hal tentang diriku yang aku tidak ketahui tetapi temanku mengetahui. Orang lain mungkin menginterpretasi dirimu berbeda dari ekspektasimu. Contoh: Orang lain menganggap dirimu keras kepala tetapi kamu tidak menyadarinya.

3. Hidden

Berisi hal-hal tetntang diriku yang aku ketahui tetapi temanku tidak mengetahuinya (biasanya bersifat rahasia). Hal ini termasuk perasaan, pengalaman masa lalu, ketakutan, rahasia, dll yang kita anggap sebagai privasi. Contoh: Aku seseorang yang hobi menonton film kartun dan tidak ingin orang lain mengetahui hobi itu.

4. Unknown

Berisi hal-hal tentang diriku yang aku tidak ketahui dan temanku juga tidak mengetahuinya. Hal ini bisa disebabkan oleh pengalaman atau kejadian traumatik yang tidak disadari.

Contoh kasus:

Dodi adalah salah satu mahasiswa di universitas ternama dan mengikuti kegiatan organisasi di salah satu jurusan. Teman-teman Dodi hanya mengetahui sedikit tentang Dodi dan di organisasi Dodi seringkali hanya menghabiskan waktu dengan menggambar di kuliah yang merupakan hobinya tanpa sering komunikasi. Teman-temannya menganggap Dodi pemalu dan selalu menghindar. Hal ini mengakibatkan teman-temanya tidak mengetahui tentang dirinya sama seperti diri Dodi yang tidak mengetahui dirinya sehingga area unknown semakin besar, sementara area open kecil seperti ditunjukkan pada Figure 1

Gambar 3 Contoh Kasus Dodi 1

Mengetahui hal tersebut, Dodi memutuskan untuk menjadi komunikatif dan terbuka dengan teman-temannya yang lain. Dodi meminta saran dari teman-temannya dan bercerita lebih banyak mengenai dirinya. Hal ini membuat area open bergeser ke kanan secara horizontal dan ke bawah secara vertikal sehingga area unknown semakin lama semakin kecil seperti pada Figure 2. Dengan saran dari teman-temannya, Dodi menjadi aktif dan percaya diri mengikuti kegiatan organisasi karena mampu berinteraksi secara efektif dengan teman-temannya.

Gambar 4 Contoh Kasus Dodi 2

Tujuan utama dari metode ini adalah dengan membuat luas area open semakin besar dan membuat luas area unknown semakin kecil sehingga memenuhi aspek dari organisasi berbasis tim, yaitu saling keterbukaan dan kepercayaan yang berujung pada peningkatan produktivitas organisasi. Dampak lebih lanjut adalah tumbuhnya inovasi dan inisiatif antara anggota-anggota organisasi sehingga meningkatkan kolaborasi yang menjadi mimpi besar organisasi.

Terdapat beberapa rekomendasi berdasarkan kepada metode ini yang melibatkan hubungan timbal balik (memberi dan menerima) antara individu dan anggota organisasi di luar individu tersebut sebagai berikut. (Newstrom & Rubenfeld, 1983)

· Feedback Solitication atau permohonan akan saran. Individu secara aktif meminta saran dari orang lain dan meminta pandangan orang lain akan dirinya. Proses ini akan membuat orang lain mengerti dan mendengarkan feedback dari orang lain sehingga menggeser batas area open ke kanan mengurangi area blind dan unknown.

· Self Disclosure atau penyingkapan diri. Individu sering berdiskusi mengenai perasaan, tindakan, pikiran dan emosinya dengan orang lain, dan melihat tanggapannya akan hal tersebut. Komunikasi yang efektif akan menggeser batas area open ke bawah mengurangi daerah hidden dan unknown.

· Provision of Feedback adalah kemauan dari orang lain untuk memberikan saran atau pandangan terhadap individu.

· Disclosure Facilitation adalah fasilitasi pengenalan diri yang disediakan oleh organisasi ataupun lingkungan tempatnya berada.

Organisasi berbasis tim yang efektif dapat berkembang apabila diiringi dengan perkembangan anggotanya. Salah satu caranya adalah dengan memberikan ruang interaksi antar anggotanya, baik secara horizontal maupun vertikal. Ruang interaksi ini menjadi katalis dalam proses penyingkapan diri dan meminta umpan balik. Fasilitasi dapat diberikan melalui kotak saran terhadap individu tertentu yang diberikan secara anonim ataupun melalui proses-proses diskusi dua orang. Dalam skala lebih luas, metode ini sedang diaplikasikan dalam kegiatan Student Summit ITB 2017 di mana objek individu adalah organisasi-organisasi baik HMJ, UKM, Kabinet KM ITB, MWA-WM ITB, ataupun Kongres KM ITB. Sebuah kolaborasi tidak dapat diciptakan tanpa mengetahui potensi masing-masing lembaga. Student Summit merupakan inisiatif yang baik untuk mengembangkan organisasi yang fleksibel juga adaptif terhadap perkembangan zaman yang tidak pasti.

Mengenali diri sendiri adalah langkah awal dari proses penciptaan diri. Dengan mengenali diri sendiri, manusia mengetahui apa yang diri rasakan dan alasan diri berperilaku. Pemahaman terhadap diri akan memberikan kesempatan untuk merubah hal-hal yang ingin diubah, secara sadar dan aktif menciptakan kehidupan yang diinginkan. Tanpa tahu diri sendiri, penerimaan dan perubahan diri menjadi hal yang tidak memungkinkan.

Sumber Gambar: http://communicationtheory.org/the-johari-window-model/

Referensi:

Greiner, L. E. (1998). Evolution and Revolution as Organizations Grow. Harvard Business Review Classic .

Mindtools. (2016). The Johari Window. Retrieved April 4, 2017, from Mind Tools: https://www.mindtools.com/CommSkll/JohariWindow.htm

Newstrom, J. W., & Rubenfeld, S. A. (1983). The Johari Window: A Reconceptualization. Developments in Business Simulation & Experential Exercises .