Reuniões mais produtivas com Parking Lot
Problema: Reuniões sem foco, assuntos fora de contexto, tempo perdido, tédio dos integrantes, sono.
Solução: As idéias e assuntos não pertinentes são agrupadas em diversos post-its em um espaço reservado, chamado parking lot (estacionamento, em inglês), a serem discutidas no devido momento, afim de focar no objetivo da reunião.
Como é feito:
Primeiramente defina qual o objetivo da reunião.
Defina uma pessoa a ser o facilitador, esta pessoa será a questionadora sobre assuntos fora do contexto, avaliando junto com os demais.
Defina um espaço para armazenar os assuntos fora de contexto (Parking lot).
Quando qualquer assunto sair fora do contexto do objetivo da reunião, o facilitador levanta a mão e pergunta aos presentes se aquele assunto deve ir para o Parking lot. Se a maioria concordar, o facilitador anota o assunto em um post-it e o guarda no espaço reservado. Reunião segue com foco no objetivo.
No final da reunião tem-se um agrupado de ideias e assuntos a serem conversados em outro momento.
Aprendi esta técnica através de um workshop do Paulo Caroli da Thoughtworks e utilizei em algumas reuniões no trabalho.
Na minha experiência notei que o facilitador inicialmente é visto como ‘o chato’, cortando o barato das pessoas, mas no decorrer da reunião os envolvidos percebem os benefícios da otimização do tempo e o quão produtiva se torna. Sem desperdícios.
Boas Reuniões!
