Photo: “Lost in the wilderness” by Julen Sanchez

Trois mythes sur la productivité

Être multi-tâches, faire des listes, ou utiliser sa boîte email comme liste de tâches ne sont pas des pratiques aussi efficaces qu’on aime le croire. Explications.

Le mois dernier, dans l’article “Et si on tenait nos bonnes résolutions, en 2017”, j’expliquais ce que j’entendais par “productivité”, listais les “symptômes” qui nous gâchent la vie, puis proposais une manière d’élaborer sa propre “recette de productivité”.

Pour faire court: le but de la productivité est d’accomplir plus de projets, tout en se sentant mieux. (plus de résultats, moins de stress)

Suite à la parution de cet article, vous avez été nombreux à me demander des conseils pratiques pour mieux s’organiser et perdre moins de temps au quotidien. Quels outils utiliser. Et surtout, lesquels ne pas utiliser.

Aujourd’hui, je vous dévoile les 3 mythes les plus classiques des personnes que j’ai interrogées, quelques pistes pour ne plus tomber dedans, et vous présente mon prochain atelier de productivité.

Être multi-tâches, un gage de productivité ?

Vous pensez que pour être efficace au travail, il faut être capable de faire plusieurs choses en même temps ? Qu’être en permanence à l’écoute de vos emails, de vos appels téléphoniques et de Slack font de vous quelqu’un d’efficace ? Ce n’est qu’une illusion !

Tim Ferris, auteur du livre “The 4-hour workweek”. Source photo: http://fourhourworkweek.com/media/

Comme l’expliquent Dr. Barbara Oakley et Pr. Terrence Sejnowski dans leur MOOC “Learning how to learn”, notre mémoire de travail, nécéssaire à l’exécution de nos tâches, a une capacité très limitée: de l’ordre de 5 éléments seulement en simultané. Quand on passe d’une tâche à une autre, il faut recharger ces 5 éléments à partir de notre mémoire à long terme (celle qui contient ce qu’on a appris) ou d’un support externe (ex: la page de texte sur laquelle on travaillait). Déclenché à chaque changement de tâche, ce transfert prend du temps, et de l’énergie mentale.

Donc:

  • si vous faîtes plusieurs choses à la fois, vous pouvez vous sentir productif, mais en réalité vous ne pouvez accorder qu’une attention superficielle à chaque tâche; (à cause des limites de votre mémoire de travail)
  • si vous passez très fréquemment d’une chose à une autre (ex: interrompu toutes les 5 minutes par vos emails et/ou notifications téléphoniques), vous perdez en réalité un temps précieux à vous “remettre dans le bain” après chaque interruption.

Faites les comptes en fin de journée. Vous verrez que vous sentez plus efficace et moins stressé(e) en faisant une seule chose à la fois, et en évitant au maximum les interruptions.

Un conseil pour ceux qui se laissent facilement distraire: désactivez vos notifications d’emails et de Slack, puis contentez-vous d’aller les consulter seulement toutes les 2 heures. Vous verrez que ça suffit, en général.

Autres pratiques qui peuvent aider: “office hours”, écouteurs à annulation de bruit, emails plutôt que téléphone, VRSE.

Tristan Harris explique que nos téléphones et leurs apps ont été conçus pour accaparer notre attention.

Faire des listes: la solution idéale ?

L’outil de productivité personnelle le plus populaire (à en croire le nombre de téléchargements sur les catalogues d’apps) est la “ToDo-list”.

Il en existe des milliers, mais le principe est toujours le même: vous permettre de lister toutes vos tâches dans des listes, et de les classer, afin de ne rien oublier de faire.

La promesse est honorable, mais en réalité la plupart des gens qui m’en ont parlé m’ont avoué que leur liste de tâches était devenue tellement longue qu’ils avaient arrêté de la consulter !

Comment ça se fait ? Il y a plusieurs raisons:

  • Ces outils ont été optimisés pour que l’ajout de tâche soit simple et rapide, donc on est tentés d’en ajouter un maximum, ça nous donne l’impression d’être organisés.
  • Quand on note une tâche à faire, on est convaincu (ou du moins, on croit l’être) de l’importance de cette tâche. Or, quand on retrouve cette tâche dans sa liste, parmi une centaine d’autres, son importance devient toute relative, pour autant qu’on s’en souvienne !
  • En voyant la liste de tâches s’allonger, on se rend compte qu’on ajoute des tâches à une fréquence plus élevée que notre capacité d’exécution, ce qui est extrêmement angoissant, ou démotivant. (ce ressenti dépend de votre personnalité)
  • Enfin, pour que ces outils soient efficaces, il faut prendre le temps de classer ses tâches de manière pragmatique (voire à en supprimer régulièrement), en y appliquant des dates butoir, en les rangeant dans des sous-listes choisies judicieusement, et en les découpant en sous-tâches. Malheureusement, peu de gens le font.
Conseil pour ceux qui ont trop de taches: définissez chaque jour une liste de tâches contenant au maximum 5 éléments, et engagez-vous à les avoir terminées d’ici la fin de la journée, puis à les supprimer de votre liste, que vous les ayez terminées ou pas.

Autres quelques pratiques qui peuvent aider: Getting Things Done, Personal Kanban, Bullet Journal.

Photo par Nikki Buitendijk

Utiliser sa boite email comme liste de tâches ?

Pour celles et ceux dont le travail quotidien repose essentiellement sur le traitement d’emails, il est tentant de considérer sa boîte de réception comme liste de tâches: on en sort un email seulement une fois qu’il a été traité, et ceux qui y restent sont donc à traiter.

En plus des inconvénients liés aux listes de tâches (tel qu’expliqué plus haut), utiliser sa boîte email va un cran plus loin dans la folie: ce n’est pas vous qui ajoutez vos tâches à faire, mais les autres ! Du coup, vous perdez tout contrôle sur la liste de vos tâches. Vous travaillez en mode “réactif”, un peu comme un travailleur à la chaîne: il faut suivre le tempo imposé par la chaîne de production. Quand vous avez enfin tout dépilé, il y a toujours un nouvel email qui vient s’ajouter dans la foulée !

Évidemment, votre réaction et votre réponse émotionnelle dépend fortement de votre personnalité (ex: perfectionnisme, lâcher-prise, négociation, délégation…) et de votre rapport aux autres (ex: envie de reconnaissance, contrôle, volonté de rendre service…). Du coup, certains d’entre vous ne voient aucun problème à avoir 1200 mails “à traiter” dans leur boîte de réception, et effacent tout en bloc de temps en temps, alors que d’autres suivent un processus poussé, de manière à ce que leur boîte de réception soit vide 99% du temps.

Avoir une boite email peu remplie permet d’être plus en contrôle de ses priorités, et de moins oublier d’effectuer des tâches importantes.

Conseil pour ceux qui se sentent débordés par leurs emails: faites chaque matin un tri rapide de vos email. Archivez ceux qui ne sont ni urgents ni importants. Effectuez tout de suite les tâches qui prennent moins de 3 minutes. Notez la prochaine action nécéssaire sur chacun des autres emails. Et utilisez la fonction de rappel (ex: le “snooze” de Google Inbox) pour les emails à traiter plus tard.

Quelques lectures qui peuvent aider: Inbox Zero, matrice d’Einsenhower, planification de tâches, technique de Seinfeld, technique Pomodoro, dire “non”.

Présentation de l’atelier que je donnerai à Paris le Samedi 28 Janvier

Trouvez les techniques qui vous correspondent

Si cet article vous a donné envie de reprendre le contrôle de votre temps, je vous invite à vous inscrire à mon atelier: “Augmente ta productivité: apprends à moins procrastiner”, qui aura lieu le 28 Janvier 2017 à Paris.

Je vous montrerai un grand échantillon d’outils, et vous aiderai à choisir les techniques les plus efficaces pour vous, au travers de démonstrations et de mises en situation pratiques, en petit groupe. (15 personnes max.) 🚀

Pour m’aider à faire connaitre cet article: cliquez sur le ❤, parlez-en à vos proches, et diffusez-le sur Facebook et Twitter. Merci !