จัดการทุกโปรเจคให้ง่ายขึ้นด้วย Basecamp

ในบทความที่แล้วผมได้แนะนำเครื่องมือหนึ่งของ google กันไปแล้ว สำหรับวันนี้ผมจะมาแนะนำถึง Project Management Software ซึ่งมีหลายตัวในท้องตลาดไม่ว่าจะเป็น Trello, Asana, Activecollab, Team work แต่ Software ที่ผมจะพูดถึงวันนี้คือ “Basecamp”

Basecamp คือ หนึ่งใน web-based project management ที่ได้รับความนิยมในปัจจุบัน ซึ่งในอดีตเป็นเพียงแค่เครื่องมือในการทำงานภายในของบริษัท 37signals ซึ้งเป็นบริษัท Startup ด้านเว็ปไซต์ดีไซน์แห่งหนึ่งในสหรัฐอเมริกา แต่ด้วยระยะเวลาไม่นาน Basecamp กลับกลายมาเป็น Product ชิ้นใหม่ของบริษัท และได้เปลี่ยนชื่อบริษัทเป็น Basecamp ในปัจจุบัน

เราลองมาดู Feature ของ Basecamp กันครับ โดยหลักๆหลังจากล็อคอินเข้ามาจะแบ่งเป็น 2 พาร์ทใหญ่ๆ ก็คือ Team และ Project ครับ ซึ่งภายในจะมี interface เหมือนกันแบ่งเป็น 6 เครื่องมือ ได้แก่

  1. Campfire เรียกง่ายๆก็เหมือนห้องแชทครับ เราสามารถแชทกับคนในทีมของเราหรือคนที่เกี่ยวข้องกับโปรเจคของเราผ่านเครื่องมือนี้ครับ
  2. Message Board สำหรับเครื่องมือนี้ครับเราสามารถโพสข้อความสั้นๆ รวมไปถึงไฟล์ต่างๆ หรือโน็ตสำคัญๆ ไว้ที่นี้เพราะมันคือบอร์ดที่เราจะสามารถแชร์ข้อความและไอเดียได้
  3. To-dos เครื่องมือนี้ไว้สำหรับสร้าง List ของสิ่งที่เราจะทำและสามารถมาร์คเมื่อทำสิ่งนั้นเสร็จครับ
  4. Schedule เครื่องมือที่เราสามารถสร้างตารางการทำงานของเราได้ครับ ซึ่งสามารถลิงค์ไปที่ Google Calendar, iCal และ Outlook ได้ครับ
  5. Automatic Check-ins สำหรับเครื่องมือนี้จะเป็นเครื่องมือที่เราสามารถตั้งคำถามและกำหนดเวลาและคนที่จะเห็นโพสต์ในการโพสต์ถามได้ครับ ซึ่งทำให้ง่ายและประหยัดเวลาในการโพสต์คำถามที่เราอาจจะต้องถามซ้ำๆอยู่เป็นประจำ
  6. Docs & Files สำหรับ Upload File ซึ่งสามารถ upload ได้หลายนามสกุล สามารถ link กับ google doc ได้ และยังสามารถสร้างเป็นโฟลเดอร์เพื่อให้ง่ายต่อการค้นหาด้วยครับ

ซึ่งทั้งหมดนี้เราสามารถปรับแต่งโดยการเปลี่ยนชื่อ หรือลบออกไปเลยก็ได้แล้วแต่ความต้องการในการใช้งานครับ ซึ่งในพาร์ทของ Project ยังมีความพิเศษซ่อนอยู่อีก 1 Feature ซึ่งก็คือ เราสามารถส่งอีเมล์ถึงลูกค้าได้อย่างง่ายดายโดยไม่ต้องเข้าไปที่เว็ปอื่นเลย ซึ่งทำให้เราสามารถส่งไฟล์งาน หรือข้อมูลให้ลูกค้าดูได้ง่ายและรวดเร็วมากยิ่งขึ้น ทำให้การติดตามงานเป็นไปได้สะดวกสบายยิ่งขึ่น และมีการเก็บข้อมูลต่างๆ เป็นระบบระเบียบมากขึ้น นอกจากนี้ยังมี เมนู Report ซึ่งสามารถทำ Report รวมของแต่ละ Project ได้ เช่น ดู overdue, อะไรที่ใกล้จะถึงกำหนด, อะไรที่เราทำเสร็จไปแล้ว อีกด้วยครับ

ข้อดีของ Basecamp

  • Interface ใช้ง่ายไม่ซับซ้อน
  • จัดเก็บงานต่างๆได้เป็น Project ทำให้ง่ายต่อการค้นหา ไม่ต้องใช้เครื่องมือมากมาย และสามารถเลือกสมาชิกในแต่ละ Project ได้
  • สามารถสื่อสารกับทีมและลูกค้าได้อย่างง่ายได้ และจบในเว็ปเดียว
  • ใช้งานได้ผ่านหลายช่องทาง ทั้ง Browser, Application บน iOS และ Android หรือใช้งานผ่านโปรแกรมทั้งบน Mac และ PC

ข้อเสียของ Basecamp

  • การใช้งานผ่าน Application มีการประมวลผลค่อนข้างช้า
  • Basecamp แยกงานเป็น Project ดังนั้นไม่สามารถดูภาพรวมของงานทั้งหมดที่มีอยู่ได้ สามารถ track ได้เป็น Project เท่านั้น

หากใครสนใจอยากทดลองเล่นก็สามารถทดลองใช้งานได้ฟรีถึง 30 วัน ที่เวปไซต์ https://basecamp.com/ หลัง 30 วันแล้ว ราคาเดือนละ $99 สำหรับธุรกิจทั่วไป หากเป็นองค์กรการกุศลและองค์กรที่ไม่แสวงหาผลกำไร จะได้รับส่วนลด 50% มากไปกว่านั้นสำหรับ ครูและนักเรียนสามารถใช้งานได้ฟรีโดยไม่ต้องเสียค่าใช้จ่าย