Google Sheets 1.0
Cómo pilotar el Excel online de Google.
Esta guía no incluye todo lo que puedes hacer con Google Sheets, pero si aquellas funciones que considero más útiles y que más utilizo.
Si eres capaz de pensar siguiendo la lógica y algo de matemáticas, usar Google Sheets no te va a costar.
Todos los comandos que explico en este artículo son para macOS, sin embargo, por lo general, sustituyendo cmd por ctrl, tienden a funcionar de la misma forma.
También es importante tener en cuenta que, dependiendo del país en el que esté configurada la hoja de cálculo, pueden variar las fórmulas. Por ejemplo, en lugar de usar “,”, en España debes usar “;”.
Si te gusta esta story de medium, apóyame en:
Índice
Fórmulas
- Básicas
- =SUM( )
- =IMPORTRANGE( )
- =VLOOKUP( )
- =COUNT( )
- =AVERAGE( )
- =IF( )
- Reglas de tres
Formatos
- Formato condicional
- Colores alternos
- Formatos de número
- Líneas de cuadrícula y bordes
- Tipografía
- Inmovilizar
Gráficos
Tablas dinámicas
Funciones
- Arrastrar
- Cmd + F: “Buscar” y “sustituir”
- Duplicar y copiar en…
- Proteger hoja o rango
- Filtros
- Validación de datos
- Ordenar intervalos
- Comandos
- Función F4
- Diferencia entre copiar y cortar
- Ayudas de hoja de cálculo
Fórmulas
Google Sheets (al igual que excel), es una hoja de cálculo, lo cual quiere decir que actúa como una calculadora mucho más potente. Lo más importante, es saber que toda fórmula en Sheets tiene que empezar con un “=” o con un “+”, aunque yo prefiero usar siempre la primera opción.
1 BÁSICAS
Son todas aquellas operaciones matemáticas básicas.
- = : habiendo seleccionado una celda, escribiendo el símbolo “=” y haciendo click en otra celda, copia el valor que haya en esa celda a nuestra primera celda.
- + : te permite sumar tanto valores numéricos, como valores de diferentes celdas.
Al igual que con el “+”, se puede utilizar cualquier otro símbolo para operar: “-” (restar), “*” (multiplicar), “/” (dividir), “^” (elevar potencia). Para realizar operaciones más complejas sólo hay que establecer un orden utilizando los paréntesis “( )”. Por ejemplo: =(5+3)/2 ___ sumaría primero 5 y 3, y luego lo dividiría entre 2.
2 =SUM( )
En caso de utilizar la herramienta en español: SUMA( ).
=SUM( ) suma un intervalo de celdas entre si.
3 =IMPORTRANGE( )
En caso de utilizar la herramienta en español, es igual.
=IMPORTRANGE( ) permite importar un intervalo entero desde otra hoja de Google Sheets, para ello, la fórmula tendría que quedar así: =IMPORTRANGE(“link del documento”; “Nombre de la hoja!Intervalo”).
Es importante tener en cuenta que, si utilizas alguna de las celdas ocupadas por =IMPORTRANGE( ), la fórmula falla.
Por otro lado, si estás trabajando dentro del mismo documento de Google Sheets, podemos importar un rango de otra hoja, utilizando simplemente: =NombreDeHoja!Rango.
4 =VLOOKUP( )
En caso de utilizar la herramienta en español: BUSCARV( ).
=VLOOKUP( ) sirve para traer un valor o una palabra de una tabla, en función a lo que pone en otra celda. Primero identifica una palabra (o similar) en la celda en la que busca, y seguidamente procede a buscar a qué corresponde el contenido de esa celda dentro de nuestra tabla.
De los dos valores que ves al final de la fórmula, el segundo hay que dejarlo siempre en valor 0 para el uso que le vas a dar en este caso, y el primero indica dentro de tu intervalo, de qué columna debe coger el valor.
Esta fórmula es muy útil si lo que quieres hacer es importar un listado de pedidos. Ya que en función al nombre que lleva el producto que se ha pedido, la fórmula nos devolvería el valor asignado en la tabla.
5 =COUNT( )
En caso de utilizar la herramienta en español: CONTAR( ).
=COUNT( ) cuenta el número de celdas que contienen un valor numérico.
6 =AVERAGE( )
En caso de utilizar la herramienta en español: PROMEDIO( ).
=AVERAGE( ) saca la media de los valores que hay en un intervalo de celdas entre sí.
7 =IF( )
En caso de utilizar la herramienta en español: SI( ).
=IF( ) retorna un valor en función a una condición. En el ejemplo siguiente puedes ver que si el precio es mayor de 2,5€, el tipo de producto es A, si es inferior a 2,5€ es B, y como no he definido nada en caso de que sea igual a 2,5€, quedaría vacío.
Además, IF es una fórmula que es combinable con otras, es decir, se puede añadir IF al final de =SUM( ), resultando en =SUMIF( ) si se quiere aplicar una sola condición, o en =SUMIFS( ) en caso de más de 1 condición.
Como la cantidad de combinaciones es extensa, dejo aquí un link con una hoja de Sheets con ejemplos de estas.
8 Reglas de tres
Las reglas de tres en Sheets funcionan como en cualquier otra plataforma (o como en el papel), sin embargo, si quieres hacer reglas de 3 con porcentajes es importante tener en cuenta que si quieres que la cifra aparezca seguida de un “%”, no la debes multiplicar por 100, ya que al aplicar el formato de porcentaje, este automáticamente representa la cifra multiplicada por 100.
Formatos
Al igual que en un documento de texto, en Sheets podemos editar el color, la tipografía, el tamaño, etc.
1- Formato condicional
Activa una formato que varía en función del contenido de la celda.
Como se puede ver, el formato condicional tiene un sinfin de aplicaciones, las cuales, a nivel de cálculo no son demasiado útiles. Sin embargo, a nivel estético, son fundamentales (en mi opinión).
Como puedes observar, tienes muchas opciones. Mi consejo es que vayas probando e intentes plantear problema de manera lógica. Las primeras opciones sirven para trabajar con textos, las segundas para fechas, y las terceras para todo lo que tenga que ver con números.
La opción de fórmula personalizada se puede utilizar en casos como el del ejemplo 3 del formato condicional. Es decir, si la cifra de la derecha es negativa, la celda de la izquierda cambia a color rojo.
.
Dentro del formato condicional, hay una que se llama “Escala de colores”, que permite aplicar colores de menor a mayor, o viceversa.
2- Colores alternos
Activa un tipo de formato que se utiliza sobre todo en finanzas, gestión de bases de datos, de clientes, etc.
3- Formatos de número
A la hora de utilizar cualquier tipo de números en Sheets, existen un montón de posibilidades en función del tipo de uso que le estés dando.
Los principales formatos a destacar para mí son:
- Número: automáticamente añade 1 punto cada 3 cifras a la izquierda, y dos decimales, y permite la lectura de la casilla por fórmulas (aunque estas lo suelen hacer automáticamente).
- Porcentaje: multiplica la cifra por 100.
- Contabilidad: para hojas con un uso contable, permite visualizar las cantidades negativas con el “menos” más separado.
- Financiero: para hojas con un enfoque financiero, pone las cifras negativas entre paréntesis .
- Moneda: aporta un valor numérico a la cifra, seguido del símbolo de la moneda. Además, en la parte inferior de “Formato de número”, donde pone “Más formatos>Otras monedas”, puedes elegir entre una gran variedad de monedas.
- Fecha: suele funcionar de forma automática, y permite modificar la fecha para que se vea de diversas maneras. Todas estas opciones están en: “Más formatos>Otros formatos de fecha y hora”.
- Intervalos por fecha: dentro de las posibles sumas que hagas en tus fórmulas, si por ejemplo quieres sumar valores en función de la fecha de estos (por ejemplo, haciendo los gastos de un proyecto). Hay que introducir la fecha a mano: 18/03/2018, cambiarla a formato de número; y agrupar los valores utilizando:
4- Líneas de cuadrícula y bordes
Sheets son hojas de cálculo que funcionan mediante celdas que vienen limitadas por líneas de cuadrícula. A la hora de utilizar Sheets me parece útil dejarlas activadas, ya que favorece la lectura de listas datos, etc. Sin embargo, a la hora de hacer hojas de cálculo con una función de resumen de cuentas, o de análisis, considero que es mejor no utilizarlas.
Por otro lado, el formato de las celdas es modificable en función de cómo las dividas. Puedes decidir qué bordes de la celda se ven, el tipo de línea que utilizan, y el color de estas.
5- Tipografía
La tipografía a utilizar es libre 100%, sin embargo recomiendo usar una que sea clara y legible, y sobre todo usar siempre la misma dentro del mismo proyecto. En mi caso, prefiero usar Calibri (gratuita en Sheets), a tamaño 10.
6- Inmovilizar
Pequeño truquito a la hora de hacer listas, ya que inmoviliza 1 o más columnas/filas.
Gráficos
“The most valuable thing you can have as a leader is clear data” — Ruth Porat
Y en mi opinión, la mejor forma de entender datos, es mediante gráficos.
Por ejemplo, gracias a estos gráficos de TuPack, se puede entender que cuando los márgenes son negativos, puedes ver que los costes superan a las ventas. Sin embargo, es en la siguiente gráfica donde puedes entender que cuando el margen neto es negativo, se debe también a los costes de ventas.
¿Cómo se hace un gráfico en Sheets?
Lo primero que hay que hacer es ir a “Insertar>Gráfico”, una vez ahí tienes que elegir el tipo de gráfico que quieres utilizar. Puedes elegir varios tipos dentro de “Tipos de gráficos”, mi consejo es seguir estas indicaciones:
En mi caso, casi siempre utilizo “Gráficos de líneas suavizadas” (lo que se denomina como line charts en la imagen anterior), ya que creo que para el tipo de datos que manejo es el más útil (ya que me permite ver a nivel temporal como han evolucionado varios datos que están relacionados entre sí). Además, es “agradable a la vista”.
En este apartado de “Personalizado”, lo más interesante son las “etiquetas de datos” (que muestran el valor en cada punto del gráfico), y la “línea de tendencia” (que permite ver la posible proyección de los datos).
Tablas dinámicas
Las tablas dinámicas son una herramienta para análisis de datos. Resumen y ordenan información. Permiten analizar una gran cantidad de columnas, ayudando a visualizar únicamente la información relevante, por lo que el análisis se vuelve más sencillo. Se crean a partir de los datos existentes en otra tabla, llamada tabla de datos original, y permite con absoluta facilidad presentar estos mismos datos de forma que su análisis resulte más sencillo.
Para utilizarlas en Google Sheets, están en: “Datos>Tabla dinámica”.
Funciones
1- Arrastrar
No tiene complicación, haces click en el cuadradito azul de la celda seleccionada, y arrastras en la dirección que quieras.
También se puede arrastrar en cualquier dirección y el número de celdas que quieras. Además, existe otra posibilidad en caso de querer copiar un valor en una lista hacia abajo (no funciona en otras direcciones), hasta donde esta se acabe, haciendo doble click en el cuadradito de la celda seleccionada.
2- Cmd + F: “Buscar” y “sustituir”
Utilizando este comando, activas la función “Buscar”, que a primera vista puede parecer bastante básica, sin embargo, si clickeas en los tres puntitos que aparecen a la derecha se activa la función “Buscar y sustituir”, que es muy útil a la hora de modificar muchos datos a la vez.
Dentro de buscar y sustituir, en el apartado de “Buscar”, el desplegable permite elegir entre todas las hojas del documento, una sola, o un intervalo específico.
Además, activando “Buscar también dentro de las fórmulas” puedes modificar muchas a la vez.
.
3- Duplicar y copiar en…
Si miras en la parte inferior izquierda de tu hoja, puedes ver un botón con el símbolo “+”, que añade más hojas, y a la derecha del título de cada hoja hay un triángulo que nos permite hacer funciones con toda la hoja.
En mi opinión las tres más útiles son duplicar (que genera una copia de la hoja en el propio documento), copiar en… (que copia la hoja a otro documento de drive con el link de esta, o seleccionándola manualmente), y proteger hoja (ver debajo).
.
4- Proteger hoja o rango
Como puedes ver arriba, se activa la función desde la parte inferior izquierda, o desde “Herramientas>Proteger hoja”.
Puedes elegir:
- Proteger un intervalo.
- Proteger toda la hoja.
- Proteger toda la hoja excepto por un/unos intervalo/s.
Cuando ya has elegido el tipo de protección que quieres establecer, sólo queda fijar los permisos de edición. De esta manera, por ejemplo, puedes dejar que otros usuarios trabajen con tu hoja, pero sin modificarla entera.
5- Filtros
Los filtros se utilizan para organizar y trabajar con bases de datos.
Como puedes observar, es una herramienta muy sencilla que posibilita trabajar con un intervalo (sin desordenar el resto de la hoja), o con toda la hoja a la vez. Permite:
- Ordenar de manera ascendente o descendente
- Filtrar por condición (las mismas que se utilizan en el formato condicional): ocultando aquellas filas que no cumplan dicho requisito.
- Filtrar por valores: ocultando las filas que no contengan el valor marcado.
¡IMPORTANTE! Aunque el filtro no desordene el resto de la hoja, si decides ocultar una fila mediante filtros, el resto de la fila fuera del filtro queda oculta (como puedes ver en el ejemplo). Además, cuando cuentes cantidades o similares, es importante no olvidarte de aquellas filas ocultas.
6- Validación de datos
Se utiliza a la hora de limitar o facilitar las opciones de datos que se ponen en las celdas mediante desplegables.
Dentro de la configuración de esta función, hay varias cosas a tener en cuenta:
- Criterios: palabras entre las que se pueden elegir del desplegable (las opciones que más recomiendo son “Lista a partir de intervalo” y “Lista de elementos”).
- Mostrar aviso o rechazar entrada: que sucede cuando se introducen los datos.
Esto es muy útil en combinación con la fórmula =VLOOKUP( ) o =IF( ).
7- Ordenar intervalos
Con el fin de organizar intervalos, se puede usar yendo a “Herramientas>Ordenar intervalos”.
8- Comandos
Aparte de los comandos básicos que se utilizan en cualquier programa o plataforma de internet, en Sheets hay varios muy eficientes:
- Pegar: Sheets permite pegar solo parte de la información que has copiado, en función de lo que más te convenga. Para ello: “Click derecho>Pegado especial”. Las más útiles en mi opinión son solo valores (cmd+shift+v), solo formato (cmd+option/alt+v) y solo fórmula.
.
.
- Cmd+shift+←↓↑→: selecciona desde la celda en la que estás hasta la última con contenido en la dirección de la flecha y, si vuelves a clickear, hasta la última existente.
.
.
9- Función F4
Generalmente, en Sheets, cuando arrastras o copias una fórmula que depende de otras celdas, automáticamente arrastra la posición de estas celdas, como podemos ver en el siguiente ejemplo:
Sin embargo, si queremos evitar que esto suceda, como puede ser cuando se trabaja con fórmulas como =VLOOKUP( ), utilizando fn+F4 podemos seleccionar dentro de la fórmula que celdas a las que hace referencia queremos que sean fijas o no.
10- Diferencia entre “copiar” y “cortar”
En Sheets, “copiar” y “cortar” son dos funciones que, a diferencia de en el resto de programas no se diferencian solo por que al cortar se borre el contenido original, y al copiar no. En Sheets, la diferencia es mayor aún. La herramienta “copiar” es idéntica a arrastrar. Sin embargo, la herramienta “cortar” es como “copiar”, pero cuando se ha aplicado fn+F4.
PROTIP: Si tienes un intervalo con muchas celdas referenciadas y quieres copiarlo entero sin tener que poner en todas las fórmulas fn+F4, y sin que se pierda la celda original a la que estas hacen referencia, la mejor opción en mi opinión es duplicar la hoja entera, ir a la copia, cortar, y pegar en la hoja inicial, arrastrando así las referencias.
11- Ayuda de Hoja de Cálculo
Dentro del menú de Sheets, en “Ayuda>Ayuda de Hojas de Cálculo” siempre tenemos acceso a un tutorial que explica en detalle y más técnicamente cómo funciona cada fórmula. Prácticamente todo lo que he aprendido yo, ha sido gracias a los foros de Google, y a esta herramienta de ayuda.
Si te ha gustado esta story de medium, apóyame en:
¡Muchas gracias, y no te olvides de dejarme tu opinión y/o feedback!
PD: Por si alguien quiere saberlo, para crear los GIFs, he grabado usando el “Screen Recording” de QuickTime player, y he convertido a GIF con Ezgif.com.
