Setiap hari, kita dihadapkan pada berbagai tantangan, baik besar maupun kecil, yang membutuhkan perhatian dan solusi. Sumber masalahnya pun beragam, mulai dari hubungan pribadi, pekerjaan, kesehatan, hingga keuangan.
Dan ternyata, 70% — 80% masalah yang sering kita hadapi adalah masalah yang berulang. Sedangkan sisanya yaitu 20% — 30% adalah masalah baru. Jika kita sedang menghadapi “masalah baru”, artinya kita sedang belajar dan bertumbuh. Namun, jika masalah yang kita hadapi adalah ‘masalah yang berulang’, artinya ‘kita lah masalah itu’. Hal ini juga menunjukkan bahwa kita mungkin masih terjebak dalam pola atau kebiasaan yang sama.
Riset yang menunjukkan bahwa masalah berulang sering kali disebabkan oleh pola perilaku dan kebiasaan yang terus-menerus beberapa diantaranya adalah penelitian dari Beck (2011) dalam “Cognitive Therapy: Basics and Beyond”, Bowlby, J. (1988). “A Secure Base: Parent-Child Attachment and Healty Human Development”, dan Freud, S. (1917). “Introductory Lectures on Psychoanalysis”.
Solusi dari Masalah Berulang
“Semua masalah pasti ada solusinya”, yap memang benar. Namun untuk menyelesaikan masalah kita memerlukan suatu alat untuk menyelesaikan masalah-masalah tersebut. Seperti contoh dari narasi saya sebelumnya alat yang digunakan adalah Logic Tree. Alat ini membantu kita dalam menemukan solusi sistematis dengan memecah masalah menjadi bagian-bagian yang lebih kecil.
Setelah masalah dipecah menjadi bagian-bagian yang lebih kecil, langkah berikutnya adalah menggunakan alat problem solving yang disebut ‘Affinity Diagram’.
Affinity Diagram adalah alat yang digunakan untuk mengatur masalah ke dalam kelompok-kelompok yang lebih teratur. Ini membantu kita melihat pola dari masalah berulang.
Kunci dari tools ini adalah brainstorming. Ketika menggunakan alat ini jangan terfokus pada ‘sebab-akibatnya’, fokus saja dengan ‘apa kemungkinan yang dapat menyebabkan masalah ini terjadi’. Setelah itu kelompokkan masalah tersebut sesuai klasifikasi jenisnya.
Contohnya adalah ketika saya mengklasifikasikan daftar masalah yang saya miliki menjadi 2 kelompok:
Setelah dikelompokkan, maka dapat dilakukan scoring terhadap masalah tersebut. Berikut adalah kriteria dasar dalam memberikan penilaian:
√ Gawat: Seberapa besar dampak yang terjadi
√ Mendesak: Seberapa penting untuk segera diselesaikan
√ Trend: Seberapa sering masalah tersebut terjadi
Contohnya adalah seperti dibawah ini:
Hasil dari tabel diatas adalah contoh dari masalah pada Manajemen Waktu. Tujuannya agar kita dapat menentukan prioritas masalah yang memang harus kita selesaikan terlebih dahulu.
Dengan menggunakan Affinity Diagram, Anda dapat mengubah informasi yang tampaknya acak menjadi struktur yang jelas dan terorganisir. Ini memudahkan kita untuk memahami masalah secara keseluruhan dan merancang solusi yang efektif.
Hubungan Sebab Akibat
Setelah itu kita tentukan penyebab dari masalah tersebut. Semisal dari contoh di atas adalah masalah dalam “Manajemen Waktu”, maka tentukan dari data tersebut kemungkinan yang menyebabkan masalah itu terjadi. Dalam hal ini tools yang dapat kita gunakan adalah “Fishbone / Ishikawa Diagram”.
‘Apa itu Fishbone Diagram?’
Fishbone Diagram adalah alat visual yang membantu mengidentifikasi, menganalisis, dan memetakan penyebab potensial dari suatu masalah. Fishbone Diagram pertama kali diperkenalkan oleh Dr. Kaoru Ishikawa pada tahun 1960-an sebagai bagian dari metode pengendalian kualitas.
Diagram ini dinamakan demikian karena bentuknya yang menyerupai tulang ikan, dengan ‘kepala’ yang mewakili masalah utama dan ‘tulang-tulang’ yang mewakili kategori penyebab yang berkontribusi terhadap masalah tersebut.
Adapun sebagai contoh dari penggunaan Fishbone Diagram sesuai dengan masalah yang di atas terkait Manajemen Waktu pada bagian ‘Bangun Kesiangan’:
Semua kemungkinan penyebab masalah ‘Bangun Kesiangan’ dikelompokkan menggunakan pendekatan 6M — man, machine, material, method, mother nature, dan measurement. Meskipun pendekatan 6M digunakan, tidak semua kategori perlu diterapkan. Penyesuaian dapat dilakukan sesuai dengan masalah yang diidentifikasi.
Dari sini sudah terbayang alasan mengapa memetakan masalah dengan Fishbone Diagram dapat membantu kita mencari solusi dengan lebih mudah bukan?
Diagram tersebut membuat kita dapat melihat beberapa potensial penyebab dari masalah ‘Bangun Kesiangan’ yang terlihat sepele dan mudah untuk diselesaikan, padahal apabila masalah tersebut tidak dilakukan pemetaan yang tepat, maka akan banyak kemungkinan penyebab bisa terlewat dan tidak teridentifikasinya masalah tersebut.
Dengan menggunakan diagram “tulang ikan” tentunya akan mempermudah kita dalam mencari solusi secara tepat dan sistematis.
Lalu bagaimana dengan solusinya?
Bagian itu akan saya bahas pada narasi selanjutnya ya. Stay tune guys! Thank’s for reading.
Salam Hangat,
Aini
Bekasi, 02 Agustus 2024
