Produktivita na volné noze: Práce na projektu

Adam Kučera
Dec 29, 2019 · 6 min read

Jaké nástroje můžeme použít během různých fází projektu od tvorby nabídky přes řízení projektu, vykazování času, až po fakturaci?

V tomto článku se budu věnovat jednotlivým fázím práce na projektu a užitečnými nástroji, které používám pro usnadnění práce. Začnu tedy tvorbou cenové nabídky a poté přejdu k dalším nástrojům, které jsou třeba během samotné práce. To znamená řízení projektu a vykazování času. Zakončím pak sladkou tečkou — tedy fakturací.

Tvorba nabídky

Photo by Jose Antonio Gallego Vázquez on Unsplash

Pokud úvodní „oťukání“ s klientem dopadne dobře, dostáváme se k tvorbě cenové nabídky. Ze začátku jsem to „střílel“ spíš od boku, ale to samozřejmě moc přesné nebylo, takže jsem začal tvořit důkladnější projektové plány v tabulkovém procesoru (Excel/Spreadheets). Když jsem jednou procházel nápovědu Faktuoridu, našel jsem tam zmínku o nástroji Tooltee, které slouží k tvorbám nabídek. První myšlenka byla „co to je za blbost, to nemůže být k ničemu dobré, tabulka stačí“. Ale nedalo mi to a zjistil jsem, že síla tohoto nástroje je právě v té integraci. Jde o to, že když vytvoříte nabídku, bude s těmi položkami dále pracovat — nejdříve sdílet s klientem, aby nabídku schválil, pak sledovat, jestli už jsou jednotlivé části hotové, měřit skutečný strávený čas a nakonec i fakturovat.

Ukázka rozhraní Tooltee (Zdroj: stránky Tooltee)

Tooltee právě toto řeší. Nabídku naklikáte v docela příjemném webovém prostředí, můžete ji nasdílet klientovi, pracovat s různými verzemi, exportovat do Excelu, ale hlavně seznam položek přenést do nástroje Trello pro řízení projektů (viz dále) a Toggl pro měření času (tam je ale třeba mít placenou verzi). Nakonec můžete na základě nabídky i vystavit fakturu přes Fakturoid. Bohužel pro autory je verzi zdarma možné mít souběžně až pět projektů a to mi zatím stačí, takže si vystačím s tarifem zdarma. Tooltee nemá jen výhody. Množství dalších služeb, na které se umí napojit, je zatím omezený (mně ale všechny jako zázrakem vyhovují) a také je poznat, že se jedná o mladou službu. Ne všechno funguje úplně intuitivně nebo hned napoprvé, ale rozhodně to má velký potenciál a myslím (doufám), že se budou ještě zlepšovat.

Vykazování času

Photo by Brad Neathery on Unsplash

Když už na zakázce pracuji, měřím čas, který projektu věnuji. Mám k tomu několik důvodů.

  • Jednak tím hlídám svou prokrastinaci. Vždy na konci týdne nebo měsíce sleduji, jestli jsem odpracoval dost.
  • Dále dobře vidím, kolik času trávím prací na věcech, které fakturuji, a kolik zabírá administrativa kolem.
  • Některé projekty fakturuji od hodiny. Mám tedy přesný přehled toho, kolik mám fakturovat, a jsem to schopný klientovi doložit reportem.
  • Pokud si dobře popisuji jednotlivé úkoly, můžu vycházet u budoucích projektů z analýzy času stráveného na některém podobném předchozím projektu. Můžu například zjistit, že testování průměrně zabere XY% času nad rámec samotného vývoje.

Pro sledování času používám nástroj Toggl. Funkcemi mi naprosto vyhovuje, o jiných podobně vyspělých alternativách nevím. Zkoušel jsem Harvest, ale ten je světelné roky pozadu. Měření času má i Freelo (viz dále), ale s tím nemám zkušenosti.

Ukázka reportu z nástroje Toggl (Zdroj: Autor)

Co se týče Togglu, má tarif zdarma, který mám teď a zatím mi stačí. I nejnižší placený tarif ale přináší zajímavé funkce, které stojí za zvážení — v rámci projektu můžete definovat úkoly a měřený čas přiřazovat přímo k nim (úkoly definujete třeba přenosem z Tooltee), můžete čas označovat za fakturovatelný nebo nefakturovatelný a přiřazovat hodinové sazby, takže pak Toggl sám počítá, kolik máte fakturovat včetně zaokrouhlování na celé hodiny apod. Nicméně i verze zdarma čas měří a ty věci navíc se mi zatím za těch 9 dolarů nevyplatí. Časem na to ale asi dojde, až budu schopný data z měření lépe analyzovat.

Řízení projektu a procesu

Photo by Alvaro Reyes on Unsplash

Ve vašem podnikání se pravděpodobně nebudete spoléhat jen na svou paměť a budete potřebovat nějaký nástroj, který vám umožní mít přehled o vašich úkolech a projektech.

Vzhledem k tomu, že tuto potřebu má prakticky každý, existuje i široký výběr nástrojů a metodik, které k tomu lze použít. Z metodik pro organizaci práci zmíním Getting Things Done (GTD), pro řízení projektů Kanban, který popularizovala Toyota.

Kanban nezmiňuji náhodou, jeho princip nástěnek se sloupci využívají populární nástroje pro projektový management jako Trello, Microsoft Planner, nebo česká alternativa Freelo.

Vy samozřejmě v těchto nástrojích nemusíte metodiku Kanban respektovat a používat nástěnky jak je Vám libo. Trello umožňuje výběr z předpřipravených šablon, které vyhovují vašemu způsobu práce a zamýšlenému použití.

Funguje to zhruba tak, že každý projekt má vlastní nástěnku, v nástěnce jsou sloupce, v sloupcích vytváříte karty. Ke kartám můžete přidávat popisky, přílohy, seznamy úkolů, komentáře, termíny, štítky a podobně.

Osobně používám dva typy nástěnek — V jednom mám sloupce „Nápady a plány“, „Naplánované úkoly“, „Dnešní úkoly“, „Čeká na odpověď“, „Hotovo“ a „Zrušeno“. Úkoly přesouvám mezi sloupci podle toho, v jaké fázi se úkol nachází. (tohle zhruba respektuje původní Kanban a používám to zejména k organizaci času). V druhém typu nástěnek sloupce představují jednotlivé oblasti k řešení (např. uživatelské rozhraní, aplikační logika, databáze, systémová správa, administrativa). Stav úkolu potom sleduji pomocí příznaků u úkolu (např. barevných štítků).

Ukázka nástěnky v nástroji Trello (Zdroj: Autor)

Co se týče mých zkušeností. Sám používám Trello a Planner. Trello je výrazně uživatelsky přívětivější než Planner a navíc v základní verzi zdarma. Freelo jsem nezkoušel, protože jsem zvyklý na Trello, ale je to český produkt, který si uživatelé chválí, a seznam funkcí vypadá velmi dobře — možná by mohl nahradit i nástroj pro měření času.

Fakturace

Photo by Jordan Rowland on Unsplash

Pravděpodobně nejradostnější etapou projektu je fakturace. Moji rodiče měli na faktury vlastní šablonu ve Wordu a faktury vytvářeli je více méně ručně. To samozřejmě můžete dělat taky, ale můžete použít i některou z fakturačních služeb. Má to několik výhod:

  • Ušetří práci s vytvářením faktury (nemusíte tvořit šablonu, údaje odběratele může automaticky vyplnit podle IČ, automatické počítání celkové částky položek, výpočet DPH);
  • Pohlídá veškeré zákonné náležitosti, které faktura musí mít,
  • Automaticky spáruje příchozí platby s vystavenými fakturami,
  • Na konci roku poskytne přehled příjmů a i případně výdajů, takže snadno podáte daňové přiznání a nemusíte procházet váš bankovní účet.

Nevýhoda je jediná. Musíte se smířit s tím, že za fakturační software budete platit. Služby sice nabízí nějaký základní tarif zdarma, ale ten je spíš na vyzkoušení (např. omezuje počet odběratelů). Dobrá práva je, že placené tarify vždy přinášejí i užitečné funkce navíc (např. párování plateb). Na druhou stranu, přijde vás to na nějaké 2500 ročně a času a starostí to ušetří podle mého názoru tolik, že se to jednoznačně vyplatí.

Co se týče konkrétních nástrojů, používám Fakturoid. Alternativy jsou iDoklad nebo Vyfakturuj.cz. Funkčně i cenově jsou myslím srovnatelné.

Pozor, nástroj pro fakturaci nenahrazuje účetní! Sice nabízí různé podklady např. pro daňové přiznání, nicméně já sám bych se do dobrodružství s podáním daňového přiznání a přehledů pro SSZ a zdravotní pojišťovnu sám nepouštěl. Co se týče účetnictví, existuje zajímavá služba Trivi.com, ale vlastní zkušenost nemám — mně s účetnictvím naštěstí pomáhá manželčina maminka.


Toto jsou všechny nástroje, které v současné době používám pro řízení projektu ve všech jeho fázích. V dalším díle tohoto seriálu budeme pokračovat se základy procesního řízení a automatizace.

Adam Kučera

Written by

Software developer, https://nastojte.cz

Welcome to a place where words matter. On Medium, smart voices and original ideas take center stage - with no ads in sight. Watch
Follow all the topics you care about, and we’ll deliver the best stories for you to your homepage and inbox. Explore
Get unlimited access to the best stories on Medium — and support writers while you’re at it. Just $5/month. Upgrade