Produktivita na volné noze: Procesy

Nástrojů je spousta, ale jak to udělat, aby nám nepřidělávaly práci, ale naopak nám pomáhaly?

Adam Kučera
Dec 29, 2019 · 8 min read

Kromě samotného projektu, který je třeba nějak řídit, je třeba řídit i různé procesy — opakující se činnosti, které provádíme (pokud možno) neustále stejně. Jedná se tedy o věci jako reakce na poptávky, vytváření cenové nabídky, vystavování faktur, komunikace s klienty a podobně. Jako samostatný volnonožec toho nemám k řešení zase tolik, takže tady uvedu jen jednoduché příklady. Pokud vás zajímá „dospělé“ procesní řízení, koukněte se na článek Roberta Vlacha na portálu Na volné noze.

Začnu jedním pojmem, který popisuje nebezpečí, které nám hrozí při slepém následování návodů a rad z internetu, jako je tento.

Cargo kult

V předchozích částech představuji spoustu nástrojů, ale důležité je používat je tak, aby vám pomáhaly, a ne aby vás stresovaly nebo vám dokonce přidělávaly práci. To mimochodem často v mém případě znamená odchýlit se od uznávané metodiky a udělat si to po svém. Jinak řečeno — nemá smysl založit si účet na Trellu, abyste dělali Kanban, protože to ostatním funguje. Je třeba pochopit, jak nástroj funguje, a sami pro sebe si ujasnit, jak vám může pomoci. Teprve potom má smysl začít nástroj používat. Jinak provozujete tzv. Cargo kult.

Ve zkratce — cargo kult je označení, které popisuje záměnu příčiny a důsledku a nepochopení podstaty fungování nějakého fenoménu. Dobrým příkladem je chování kmenů na ostrovech v Tichomoří po druhé světové válce. Během války v Pacifiku americká armáda měla základny na různých malých ostrůvcích, kde se setkávali s původními obyvateli a obchodovali s nimi. Po konci války Američané základny zrušili. Domorodci toužili po návratu létajících „bohů“, proto začali na plážích dělat čáry jako na ranvejích, z kokosových ořechů vyráběli sluchátka dispečerů letového provozu, a podobně, ve snaze přivolat letadla. Zaměnili tedy příčinu za následek — mysleli si, že letadla přilétají, protože existuje letiště, i když ve skutečnosti na ostrově vzniklo letiště kvůli tomu, aby tam mohla přistávat letadla. Zároveň samozřejmě nepochopili, že sluchátka jsou napojená k rádiu a že ranvej musí být zpevněná.

Photo by Toa Heftiba on Unsplash

Stejně tak dnes je třeba používat nástroj, protože chceme vyřešit nějaký problém, který máme, ne začít používat nástroj a doufat, že se něco „samo“ lepší (nezaměňujeme příčiny a následky), a jednak si musíme ujasnit, jak přesně budeme nástroj používat, aby přinesl očekávané důsledky (musíme chápat podstatu).

Typickými případy Cargo kultu v digitální ekonomice jsou facebookové a instagramové profily, které si firmy založily, nechaly více méně ležet ladem, a divily se, že kupodivu nepřinášejí slibované zástupy fanoušků a tučné zisky. Stránka na sociální síti zde představuje ona sluchátka z kokosového ořechu, nefunkční atrapu. Uniklo jim totiž to, že podstatou práce je komunikace s fanoušky a zákazníky, ne samotná digitální platforma. Ta sama od sebe nic nepřinese, je to falešně uctívané zlaté tele. Úspěch přináší originalita a vytrvalost ve tvorbě obsahu.

Stejně tak u popsaných nástrojů je třeba ujasnit si, jak přesně by nám měly pomáhat. Několik příkladů si nastíníme dále v článku. Nejdříve ale musím zmínit užitečné nástroje, které můžeme použít pro automatizaci procesů, protože se na ně budu poději odkazovat.

Automatizace

Photo by Lenny Kuhne on Unsplash

Některé opakující se činnosti, které musíme provádět, je možné automatizovat pomocí nástrojů, které slouží k integraci různých služeb a jsou schopné reagovat na události v jedné službě a vyvolat akci v jiné. K tomu se odkazují i názvy těchto služeb (Integromat — integrace služeb nebo IFTTT: If This Then That — když se něco stane, udělej něco jiného). Ve službě si vytvoříte nejrůznější pravidla, které pak automaticky provádějí. Můžete například reagovat na příchozí událost v kalendáři a vytvořit událost v nástroji pro plánování projektů. Možnosti jsou nepřeberné, záleží jen na vaší fantazii a potřebách. Některé složitější úkoly ale je poměrně složité nastavit, případně si musíte pořídit placenou verzi služby.

Osobně jsem původně používal Zapier, ale tam je verze zdarma poměrně hodně omezená. Přešel jsem tedy k Integromatu, který je funkčně myslím srovnatelný a cenovou politiku má lepší. Pokud vím, jedná se také o českou službu. S IFTTT zkušenosti nemám. Microsoft nabízí v rámci Office 365 vlastní alternativu Flow, ale ta je uživatelsky poměrně nepřívětivá a spíše pro programátory. Mám pocit, že i množství spolupracujících služeb je menší než u konkurentů.

Ukázky jednoduchých procesů

Procesní řízení je docela abstraktní pojem, proto se tady pokusím ukázat, co si pod takovým procesem představit v praxi, a jak vám to vlastně může pomoci.

Úkol z příchozí zprávy

Prvním příkladem je reakce na poptávku nebo obecně na příchozí (může se jednat i o komunikaci se stávajícími klienty).

Co na tom vlastně je k řešení? Jde o to, že když jsem si začal nejrůznější úkoly evidovat v nástroji Trello, jednalo se o výrazný pokrok. Věci, které jsem do teď psal na papírky nebo se je snažil zapamatovat, jsem najednou měl digitalizované, kategorizované, a dostupné kdekoliv na počítači i mobilu, a uvolnil jsem si jednak mentální kapacitu, kterou seznam úkolů zabíral, a jednak stresu, pramenícího z toho, že občas něco zapomenu. Jenže věci, které jsem měl vyřídit, jsem měl vlastně na dvou místech: v mailu a v Trellu, což pořád nebylo ideální. Neměl jsem jedno místo, kam můžu kouknout a mít kompletní přehled. Cílem tedy je dostat veškeré úkoly do Trella. Samozřejmě je možné úkoly prostě ručně z mailu přepisovat, ale to je zdlouhavé, a proto náchylné na chybu (zejména chyby typu „teď nemám čas, přepíšu to potom“, což už se nestane). Celé zadní úkolu do Trella na základě příchozí zprávy musí být co nejjednodušší (plně automatizovat nejde, protože z většiny mailů prostě žádný úkol nevyplývá — newslettery, informační maily z banky,…).

Konkrétních postupů je několik, záleží samozřejmě i na tom, jaké konkrétní služby používáte pro mail a jako úkolovník. Třeba Trello ke každé „nástěnce“ zřizuje mailovou adresu, na kterou můžete zprávu přeposlat a automaticky z ní vytvořit kartu na nástěnce.

Postranní panel Trello pluginu do GMailu (Zdroj: Autor)

Zřejmě by šlo využít některého z automatizačních nástrojů(IFTTT, Integromat) pro vytvoření pravidla např. ve znění „když zprávě v Gmailu přiřadím štítek X nebo přesunu do složky Y, vytvoř kartu v Trellu“. Dále je k dispozici plug-in do Gmailu, který do uživatelského rozhraní přidá boční panel, který umožní úkol v Trellu vytvořit. Tím se celý proces značně zjednodušuje a takto je to pro mě vyhovující a značně mi to zjednodušuje práci.

Jak tedy vypadá ve výsledku ten proces?

  1. Při příchozím mailu rozhodnout, jestli z mailu vyplývá úkol.

Zde proces končí, zpracování mailu už je součástí jiného procesu, který spočívá v tom, že ráno sednu k počítači a úkoly, na kterých chci pracovat, přesunu ze sloupce Naplánované úkoly do sloupce Dnešní úkoly a poté je postupně vyřizuji.

Pravidelná faktura

Některým klientům fakturuji pravidelně (měsíčně za odvedenou práci). Na začátku měsíce tedy na toto musím „myslet“, fakturu vystavit a odeslat. Dal jsem si tedy událost do kalendáře, ale stejně jako v předchozím případě jsem chtěl mít všechny úkoly na jednom místě, tedy v Trellu.

Na tomto příkladě podrobněji předvedu integraci služeb pomocí automatizace procesů, konkrétně v nástroji Integromat. Je třeba nastavit pravidlo, které v kalendáři detekuje, že nastal čas události, a na základě jejího jména se rozhodnout, jestli budeme událost dále zpracovávat. Při zpracování názvu události můžeme použít i složitější pravidla než „rovná se“, např. „začíná na“ nebo „obsahuje“. Tuto definici nazveme spouštěč (trigger).

Ve chvíli, kdy najde spouštěč (událost, se kterou chceme dále zpracovat), automatizovaný proces načte z události data pro další zpracování a postoupí do další fáze, kdy vykoná požadovanou akci. Je tedy třeba definovat, co se má s načtenými daty z kalendáře stát. Tohle probíhá ve všech nástrojích podobně: vybereme službu, kterou chceme integrovat, a jednu z podporovaných akcí, což je v tomto případě vytvoření karty. Nastavíme pak zase parametry: Nástěnku, ve které kartu vytvořit, sloupec, a název karty. Tady můžeme použít data z kalendáře a pojmenovat kartu stejně jako událost v kalendáři pomocí tzv. proměnné.

Diagram automatizovaného procesu v Integromatu (Zdroj: autor)

Pokud si událost v kalendáři chytře pojmenujeme (např. Faktura firma A, Faktura firma B), nastavíme správně pravidlo spouštěče (název události začíná na „Faktura“) a použijeme proměnnou pro název karty, stačí nám jedno pravidlo pro všechny pravidelné faktury. Karty v Trellu se přitom budou jmenovat správně jako Faktura firma A, Faktura firma B apod., protože název karty přebíráme z názvu události.

Další krok pak je zjistit, kolik vlastně mám fakturovat. Tady se objedu bez kalkulačky. Nejdříve vygeneruji report, ze kterého zjistím, kolik hodin jsem v měsíci odpracoval.

Toggl umožňuje i v bezplatné verzi jednoduše vybírat časové období a klienta, kterému fakturuji, takže potřebný report mám na pár kliknutí. V placených verzích je možné i report uložit a vyvolávat ještě rychleji.

Potom jen stačí přepsat počet hodin do fakturačního nástroje, zadat hodinovou sazbu, vybrat klienta a na pár kliků odeslat fakturu mailem. Měsíční fakturaci tedy mám hotovou do pěti minut.

Celý proces se tedy dá popsat takto:

  1. Spuštění procesu: Na nástěnce se ve sloupci Dnešní úkoly objeví úkol Faktura firma A. Všimněme si, že tady odpadá nutnost cokoliv si pamatovat. Spouštěč procesu se objeví “sám od sebe” díky automatizaci.

Začátek projektu a cenová nabídka

Na začátku projektu v mém oboru IT je obvykle třeba udělat cenovou nabídku pro klienta a zároveň si vytvořit seznam úkolů, které je v rámci projektu třeba udělat. Z pohledu zjednodušování práce je na tomto zajímavé, že ty dva seznamy jsou prakticky totožné — nacenění totiž prakticky vzniká na základě seznamu úkolů, kdy k nim přiřadíme časovou náročnost a vynásobíme hodinovou sazbou (toto berte s rezervou, ale zhruba to odpovídá).

Ušetřit čas v počátečních fázích projektu důležité, protože často ještě není jisté, jestli zakázku opravdu získám.

Samozřejmě nechci tento seznam vytvářet dvakrát. K tomuto účelu se dá použít již zmíněný nástroj Tooltee. Tam vytvořím položky do cenové nabídky, přiřadím ceny, a klientovi pošlu odkaz, případně vyexportuji nabídku do Excelu. Zároveň ale Tooltee umožňuje vytvořit karty v Trellu a dokonce i úkoly pro Toggl (na to je ale třeba placená verze Togglu). Integrace Tooltee s Trellem sice nefunguje úplně spolehlivě, ale na druhý pokus se vytvoření karet povedlo bez problémů a zatím jsem neobjevil žádný jiný způsob, jak z cenové nabídky vytvořit karty/úkoly pro projektové řízení.

Vytvořit cenovou nabídku v Tooltee je jednodušší než v tabulkovém procesoru. Přitom ušetřit čas v těchto počátečních fázích je pro mě docela důležité, protože často ještě není jisté, jestli zakázku opravdu získám. Kromě toho, že ušetřím čas, to má i jednu podstatnou výhodu — nestane se mi, že klientovi něco slíbím (pošlu na to v cenové nabídce) a pak to zapomenu udělat, protože jsem si nevytvořil úkol.


Snad vám tento článek pomohl k základní představě o tom, jakými způsoby si můžete ušetřit práci. V příštím díle tohoto seriálu si přečtete, u kterých služeb se podle mě vyplatí přejít na placený tarif.

Adam Kučera

Written by

Software developer, https://nastojte.cz

Welcome to a place where words matter. On Medium, smart voices and original ideas take center stage - with no ads in sight. Watch
Follow all the topics you care about, and we’ll deliver the best stories for you to your homepage and inbox. Explore
Get unlimited access to the best stories on Medium — and support writers while you’re at it. Just $5/month. Upgrade