Produktivita na volné noze: Pracovní návyky
Jak pracuji, abych toho dělal co nejvíc?
Nejdříve bych se rád zaměřil na několik pracovních návyků, které mi ze začátku nebyly úplně zřejmé, ale zjistil jsem, že se bez nich neobjedu. Snažím se tedy osvojit si je a mám pocit, že mi výrazně pomáhají.
Vyhrazený čas
Poměrně zásadní chybou, kterou jsem v počátku podnikání dělal, bylo to, že jsem pracoval, tehdy, když jsem měl „správnou náladu“ a vhodné prostředí. Protože být na volné noze přeci znamená svobodu, ne jak v zaměstnání od devíti do pěti.
Jenže tento přístup znamenal poměrně hodně neproduktivního koukání do zdi (nebo spíš na zeď na Facebooku). To je sice pohodlné, ale peníze to moc nevydělává, a navíc to pak způsobuje ještě větší problémy s dodržováním termínů, než mám normálně.
Brzy jsem pochopil, že takhle podnikání provozovat moc nejde a je třeba nastavit si nějaký pevnější řád — v tomto to tedy musí být podobné jako v tom zaměstnání. Samozřejmě si můžete říct, že budete každý den dělat od tehdy do tehdy, ale to je možná až příliš omezující, málo pružné a třeba v mém případě prakticky nesplnitelné. Občas člověk musí na úřad, naplánuje schůzku na jindy, nebo musí s dítětem k doktorovi. Lepší pro mě proto je říct si, že bych měl pracovat aspoň X hodin denně. To se mi dodržuje výrazně lépe, i když ani to se nepovede vždy. Kontroluji proto i týdenní a měsíční součty odpracovaného času. Není to dogma, ale když v jednom období (den) jsem pod limitem, vím, že v rámci týdne už by to pak vycházet mělo a je třeba „naddělat“ si to jindy. K tomu mi pomáhá nástroj pro měření odpracovaného času (konkrétně Toggl), ke kterému se dostaneme v dalším díle.
Produktivní práce představuje zhruba 2/3 času, který si na práci vyhradíte.
Když jsem začal používat přesný „časoměřič“, přišlo brzy rozčarování — ukázalo se, že vlastně odpracuji mnohem méně, než jsem si myslel. Nástroje pro měření času jsou totiž „přísné“ a jsou schopny poznat čas neaktivity, tedy každou pauzu na WC, uvaření čaje, cigaretu, telefonát s maminkou… Měřič vidí, že nehýbete myší a nepíšete na klávesnici a nabídne tento čas smazat ze záznamu. Pokud na sebe budete přísní i vy a tento čas opravdu nebudete počítat, zjistíte, že ze dvou hodin u počítače jste doopravdy pracovali třeba jen hodinu a půl, což je poměrně frustrující. Někdy dokonce můžete i sledovat aktivitu v jednotlivých aplikacích, takže pak byste možná i viděli, kolik času u počítače jste strávili na Facebooku a super.cz, ale to já sám nepoužívám.
Podle mé zkušenosti to vychází opravdu tak, že produktivní práce jsou zhruba 2/3 času, který si na práci vyhradíte. To odpovídá i výzkumům ohledně toho, kolik práce lidé odvedou v zaměstnání. S tímto je tedy třeba při rozvrhování práce počítat.
Oddělení kontextů
Jako freelanceři často pracujeme souběžně na několika projektech, někteří (včetně mě) navíc k tomu mají zaměstnání. To ale způsobuje problém s „přepínáním kontextu“ — jak to udělat, abychom se mohli soustředit na ten jeden konkrétní projekt, který zrovna řeším? Pomáhá mi ty projekty není oddělené jen „v hlavě“, ale do určité míry i „fyzicky“ (i když se jedná jen o zobrazení na displeji).
Do určité míry používám oddělené mailové schránky — např. striktně odděluji poštu ze zaměstnání a ohledně projektů na volné noze. Tohle ale samozřejmě nejde dělat donekonečna, klienti vám všichni pochopitelně budou psát na stejný e-mail.
Důležitější jsou oddělené pracovní plochy. Ve Windows 10 je vedle tlačítka Start i jedno méně nápadné, které slouží pro správu pracovních ploch. Můžete vytvářet nové pracovní plochy, přesouvat do nich okna, a vybraným oknům nastavit, že se mají zobrazovat na všech plochách. Mezi plochami pak snadno můžete přepínat pomocí zkratky Ctrl+Win+šipka. Tento nástroj umožňuje všechna okna týkající se jednoho projektu (u mě typicky průzkumník, prohlížeč se záložkami k projektu, Dokument se zadáním projektu, vývojářské nástroje) na jedné ploše. Vidím tedy vše, co potřebuji k práci, ale nic jiného. Okno s hudebním přehrávačem a okno prohlížeče s maily mám zobrazené na všech plochách. Aby tohle dobře fungovalo, používám více oken prohlížečů, kdy v každém okně mám tematicky příbuzné záložky:
- soukromé věci (Facebook, YouTube a jiné prokrastinace);
- organizační věci (mailový klient, hlídání odpracovaného času, procesní řízení);
- samostatné okno pro každý projekt, na kterém pracuji.
Zálohování dat
Zatím jsem o data nepřišel, ale vím, že se tak může snadno stát — stačí nechat tašku s laptopem ve vlaku a s daty už se neshledáte. Snadno pak můžete zjistit, že cena dat je vyšší než cena samotného přístroje. A to ani nemusí jít o žádné zneužití, stačí když přijdete o data k neodevzdaným projektům. Přesně tomuto problému můžete předejít s využitím zálohování.
Osobně používám dva přístupy. Jednak důležitě věci ukládám „do cloudu“ — buď Google Disk, nebo One Drive (u zdrojových kódů pak GitHub). To má i další výhodu, totiž že můžete data snadno sdílet s někým jiným.
Dále využívám vestavěné zálohování ve Windows 10, které se jmenuje Historie souborů. Ta funguje tak, že v systému nastavíte cestu k externímu disku (buď v síti, nebo připojeného přímo k počítači) a Windows pak automaticky zálohují vybraná data na tento disk, takže jednak máte soubory uložené i jinde než ve vašem počítači a jednak Windows automaticky udržují historii souborů, takže se můžete i vracet v čase zpět ke starším verzím. V ostatních operačních systémech je tato funkce také běžně k dispozici, v macOS se jmenuje Time Machine.
Způsobů připojení toho disku pro zálohy je několik. Pokud máte klasické PC, můžete si koupit další harddisk a nainstalovat ho do PC. Pro notebooky je základ externí disk připojený pes USB. To je funkční řešení, ale pokud notebook často přenášíte a nemáte dokovací stanici, je poměrně nepohodlné, protože disk musíte pořád připojovat a odpojovat. Pokud máte doma Wi-Fi router s USB 3.0, můžete externí disk připojit do něj a nadílet ho v síti. To je dobré řešení, které sám používám. Připravte se ale na to, že externí disky nejsou stavěny na nepřetržitý provoz, takže a za pár let začnou „chrastit“ a „chroupat“ a jsou zralé na výměnu. Nejdražším řešením je koupě tzv. NAS (Network Attached Storage), což je plnohodnotný síťový disk, připravený na nepřetržitý provoz. Některé modely umožňují i připojení více pevných disků a tzv. zrcadlení — data v NAS jsou chráněna proti havárii jednoho z disků, protože oba obsahují stejná data. Nevýhodou je cena takových zařízení a to, že máte poloviční kapacitu úložiště (protože všechna data tam jsou dvakrát).
Když jakkoliv zálohujete na externí médium, nikdy soubor z původního umístění ve vašem počítači nemažte.
Pozor! Když jakkoliv zálohujete na externí médium, nikdy soubor z původního umístění ve vašem počítači nemažte! Pokud soubor pouze přesunete na externí disk, jen jste si uvolnili místo, ale k danému zvýšení bezpečí vašich dat nedošlo. I pokud NAS se zrcadlením, radši bych data nechal na více nezávislých zařízeních — prostě proto, že si je můžete omylem z NASu smazat a pak vám ani zrcadlení nepomůže. Na druhou stranu zvažte, jestli určitá data opravdu potřebujete zálohovat. Obří sbírky filmů a hudby pravděpodobně není třeba mít na disku v počítači, ale lze je plně přesunout na externí disk. Pokud o ně přijdete, slabší povahy to možná obrečí, ale vaše podnikání ani soukromý život to nejspíš nijak neohrozí.
Správa hesel
Zálohování nás chrání hlavně před nešikovností nebo náhodou. Správce hesel nás chrání přímo před zneužitím. Zde platí, že ve vašem podnikání jsou rizika zneužití pravděpodobně vyšší než v soukromém životě.
Aby se vám nikdo nenaboural do vašich účtů, je dobré používat silná hesla, která obsahují různé „paznaky“, čísla, jsou dlouhá a hlavně náhodná. Jenže taková hesla je těžké si zapamatovat. Proto je dobré používat správce hesel. Ten funguje jednoduše — vy si zapamatujete jedno složité heslo, a správce všechny ostatní. Správce hesel funguje jako doplněk v prohlížeči, kam se o spuštění přihlásíte a on vám pak vyplňuje hesla do formulářů na stránkách, na které se hlásíte. Osobně používám LastPass.
Berte telefony
Komunikace přes e-mail je mi mnohem příjemnější než přes telefon. Jednak kvůli tomu, že si pak nemusím pamatovat obsah rozhovoru, protože ho mám automaticky zapsaný, a jednak protože mám víc času na přemýšlení o tom, co píšu. Je totiž mnohem jednodušší z patra vysvětlit, co chci udělat než z patra říct, kolik to bude stát. Navíc telefonování obecně opravdu nemám rád.
Čas klienta je stejně drahý jako ten váš a vysvětlit svou potřebu po telefonu je pro ně mnohem pohodlnější a rychlejší.
V tomto případě se však vyplácí respektovat potřeby klientů. Z jejich pohledu chtějí aspoň okamžitou zpětnou vazbu typu „mám na zakázku kapacitu, má smysl řešit něco dalšího“. Navíc je jejich čas stejně drahý jako ten váš a vysvětlit svou potřebu po telefonu je pro ně mnohem pohodlnější a rychlejší. Někdy i klienti, kteří začali komunikovat přes mail, časem přejdou k telefonu, většinou kvůli tomu, že se dostávají do časové tísně. Pokud telefony nebudete brát, můžete tak přijít i o už rozjednanou zakázku.
Závěrem tedy — berte telefony, i z neznámých čísel. Samozřejmě občas volají různá call centra s nabídkou výhodné elektřiny nebo personalisté s nerelevantními nabídkami na full-time pozice, ale ten poměr je u mě docela vysoký ve prospěch těch užitečných hovorů.
Sledování nákladů a zisků
Je dobré udržovat si přehled o tom, jak se vám v podnikání daří a kolik co stojí. Obsáhlý článek o tomto tématu sepsal Vítězslav Válka. Já jen dodám, že se sledováním zisků i nákladů vám může dobře pomoci třeba Fakturoid, ale vystačíte si i s běžným tabulkovým procesorem (Excel, Google Spreadsheets).
Vzdělávání
Jako freelancer se snažím neustále posouvat vpřed. Na volné noze si člověk nemůže dovolit to, co se občas bohužel může stát v zaměstnání, kdy člověk „zamrzne“ na technologiích, které uměl v době nástupu, a dělá to takto už napořád. Na volné noze by mě „modernější“ konkurence rychle převálcovala. Zde uvedu několik zdrojů, které se dají použít pro zlepšování organizace a efektivity vašeho podnikání:
- Facebook skupina Podnikatelé a živnostníci;
- Blog na portálu Na volné noze;
- Nápověda používaných nástrojů — vyplatí se pročíst nápovědu nástrojů, které už používáte. V nápovědě můžete najít odkazy na další nástroje, se kterými umí spolupracovat, a tak vám usnadnit práci. Takto jsem třeba přes nápovědu Fakturoidu dozvěděl o nástrojích Integromat a Tooltee;
- Newslettery — zároveň je dobré přihlásit se k odběru novinek u vašich oblíbených nástrojích. Dozvíte se o nových funkcích, které můžete využít. Osobně se vždy přihlásím a v případě, že je newsletter příliš otravný nebo neobsahuje zajímavé informace, odhlásím ho.
To je z těch zásadních i méně zásadní věcí vše. Nashledanou u dalšího dílu tohoto seriálu, kde se budu věnovat tomu, jak si vlastně práci najít.
