O poder de times pequenos e talentosos VS times grandes e burocráticos

Participei de um projeto em um período da minha carreira muito desafiador, fiz parte do time responsável pelo portal de internet de uma das maiores holdings do Brasil naquele momento.

Tínhamos um prazo agressivo de três meses para colocar no ar o portal, existia uma expectativa muito grande em cima do projeto, isso fez com que o gerente responsável se sentisse pressionado para entregar o projeto.

Inicialmente o time necessário para entregar no prazo seria composto por dez pessoas, mas o gerente decidiu-se por alocar um time de vinte e cinco pessoas na intenção de garantir a entrega.

Ter mais pessoas que o necessário no time soou como uma garantia que o portal estaria no ar no prazo estipulado, se não antes! Mas na prática não foi isso que aconteceu.

Sofremos com problemas como:

• Necessidade de burocratização: eram necessárias muitas reuniões e muitos processos para que o time todo estivesse alinhado sobre o que deveria ser feito.
• Perda da produtividade: empregávamos maior parte do nosso tempo em realizar reuniões e alinhar expectativas do que desenvolver as atividades.
• Menor responsabilização: algumas pessoas do time não se responsabilizavam plenamente pelas demandas, o grande número de pessoas envolvidas criou uma zona de conforto, onde os profissionais “relaxaram” pela sensação de ter outras pessoas para garantir o resultado.
• Conflitos de entendimento: o time não permanecia em sinergia por muito tempo, os ruídos de comunicação eram constantes e isto impactava no resultado final de algumas atividades.

Quatro meses depois o projeto não havia sido entregue e tínhamos falhado com a expectativa do cliente.

Projetos grandes não necessariamente precisam de times grandes

Somente o líder do projeto tem real noção do número de pessoas e recursos necessário para se concretizar uma determinada tarefa.

Só ele tem controle de fatores como: número de entregas, prazos para lançamentos, complexidade das atividades, etc., sendo assim, somente ele tem noção do que é um time grande ou pequeno para uma demanda.

Esclarecido que o conceito de time pequeno é subjetivo, dependendo do feeling do responsável sobre questões como complexidade das tarefas a serem realizadas, podemos seguir em frente e falar sobre os pequenos times de pessoas talentosas.

As vantagens dos times pequenos de pessoas talentosas

Na FCamara trabalho em projetos com times que tem em média cinco pessoas talentosas, times deste número são uma quebra de paradigma do que é empregado por diversas outras consultorias do mercado, que optam por times maiores.

Mas este time menor apresenta vantagens muito interessantes em comparação aos times grandes como no cenário citado acima:

• Menor complexidade: um time reduzido torna o entendimento das atividades e alinhamento das expectativas muito mais simples, permitindo o time manter-se em sinergia com mais facilidade.
• Reação rápida perante a novos obstáculos: cada novo obstáculo que surge é superado rapidamente, graças ao alinhamento mais simples, o time é capaz de propor soluções a problemas de forma rápida e objetiva.
• Papeis bem definidos para todos do time: num time mais enxuto as responsabilidades são divididas de forma objetiva, os profissionais sabem qual sua função dentro do todo.
• Maior responsabilização: o time engaja-se mais pelo sucesso do projeto, pois as atividades são diluídas em um grupo menor de pessoas.

Times pequenos em sinergia são mais rápidos, com isso podem antecipar problemas frequentes em projetos de tecnologia.

Um time em sinergia com plena consciência do que está realizando não opta por aumentar o número de pessoas envolvidas, pois sabe que isso só aumentará as chances de tornar mais complexo algo que deveria ser simples, no caso deles o desenvolvimento do projeto.

Fuja de processos muito longos!

O tempo gasto para um processo ser realizado é um dos pontos críticos para o sucesso de um projeto, demandas muito longas que possuem processos muito burocratizados tem maior chance de falhar.

Thiago Lima em uma parte de seu artigo O guia básico da nova engenharia de software fala sobre a taxa de entrega de projetos grandes em comparação a projetos menores, resumindo de forma simples os dados interpretados:

“Dados do CHAOS MANIFESTO 2013 revelam que em se tratando de grandes projetos (> U$ 1 milhão) temos: 10% de chances de sucesso e 38% de chances de fracasso. No entanto, em projetos menores (< U$ 1 milhão) temos: 76% de chances de sucesso e 4% de chances de fracasso.”

Ao interpretar estes dados é possível associar o fracasso de projetos grandes ao fato deles se tornarem mais complexos de acordo com seu tamanho e investimento.

Isto acontece porque ao planejarmos um grande projeto temos como objetivo planejar o todo de uma vez. Em projetos de TI, que possuem um ecossistema dinâmico onde mudanças ocorrem de forma acelerada este objetivo é difícil de ser alcançado.

Quando penso em processos não burocráticos me lembro de uma parte do livro Incrivelmente Simples de Ken Segall, em determinada passagem descreve como Steve Jobs enquanto trabalhava na Apple tinha aversão a comitês de aprovação.

Para ele a ideia de seus projetos passarem muitos processos e aprovações até o lançamento, só fariam eles morrerem antes mesmo de nascer.

Em contrapartida ele fazia uso de um pequeno time que era responsável por resolver a maioria das questões envolvidas no projeto, assim todos os pontos de atenção que surgiam eram solucionados de forma mais rápida e objetiva.

Isto não quer dizer que o time se agarrava na primeira ideia que aparecia, quer dizer que eles tinham o poder de validar o valor agregado de uma solução mais rapidamente do que se existisse um processo muito longo.

Conclusão

Tomar ações rapidamente em situações adversas no decorrer de um projeto é extremamente importante, pois este poder de reação rápido garante que o prazo de entrega seja mantido e que o time continue engajado.

Trabalhar em times menores de pessoas talentosas me possibilitou obter uma performance maior em meus projetos, podendo assim entregar valor aos clientes em que atuo de forma mais rápida e perceptível.

Recomendo que você empregue este conceito nos seus times e em seus projetos, mensure os resultados obtidos, e acredito que após isso não optará por times grandes ou processos muito longos tão cedo.

Abraços e até a próxima!