Por que sua empresa precisa de uma política de frotas?

A gestão de uma frota cada mais vez vai além da logística. Entender o cenário em que a frota está inserida, fazer uma análise periódica para corrigir rumos e basear as decisões por indicadores estão na lista de tarefas do dia-a-dia desses gestores. Para auxiliar em todas essas frentes, é preciso criar uma política de frotas.

No entanto, o documento que regulamenta tudo relacionado à utilização e funcionamento da frota, desde a gestão de fornecedores até os procedimentos internos da empresa, ainda não é uma regra que todos costumam seguir. Apenas cerca de 10% das companhias tem uma política formatada e isso pode ser uma oportunidade de ter um negócio ainda mais rentável e diferenciado.

Mas afinal, por que esse documento é tão importante? Basicamente para clarear as regras do jogo e criar regras para orientar as atividades de um grupo, mesmo que isso signifique algumas limitações no dia-a-dia (como controle de velocidade, horário e práticas de abastecimento, por exemplo). Além disso, essas regras reforçam a questão da segurança jurídica nas empresas, uma vez que acaba sendo um guia que protege a companhia de passivos judiciais trabalhistas, cíveis e até criminais.

Ainda que pareça contraditório em um primeiro momento, essas regras acabam por dar mais liberdade aos condutores, assim como, qualidade de vida e segurança. Há alguns requisitos mínimos que devem constar nesse documento como proibição do uso de telefones celulares, obrigatoriedade do uso de cinto de segurança, controle de jornada de trabalho, treinamento de condutores e consulta do histórico de CNH. Para te ajudar a implantar uma política de frotas na sua empresa, listamos algumas dicas.

1-Várias mãos

Para começar a colocar a mão na massa é essencial o envolvimento de vários departamentos da empresa, ainda que ela seja de porte pequeno. Geralmente, os setores envolvidos são: o responsável pela gestão da frota, recursos humanos, o comercial (que geralmente se utiliza da frota), financeiro, setor de segurança e medicina do trabalho. Além disso, é aconselhável que todo esse processo de elaboração seja acompanhado e orientado pela assessoria jurídica da empresa ou por alguém com experiência na área. Ouvir os condutores também é interessante.

2-Prioridades

O documento servirá como padrão de conduta. Por isso, sempre pense nele de forma simples e de fácil entendimento, afinal ele está ali para descomplicar. Algumas questões devem ser prontamente respondidas na política de frotas. São elas:

-Qual a finalidade de cada veículo?

-Quais colaboradores serão elegíveis e poderão utilizá-los?

-Quais serão a regras gerais para a utilização do veículo?

-Quem será o responsável pelo pagamento de multas de trânsito e sinistros, bem como de que forma essa cobrança será realizada?

-Quais profissionais serão responsáveis pelo abastecimento dos veículos?

-Qual será a metodologia de controle de manutenções e abastecimentos da frota?

-O carro pode ser utilizado fora do horário de trabalho e em quais condições?

-Qual o intervalo entre as manutenções?

-O que é considerado mau uso?

3-Divulgação

A implantação da política de frota não deve acontecer da noite para o dia. É importante que os gestores realizem um trabalho de conscientização para que ao política seja absorvida e integrada gradativamente à cultura organizacional da empresa. Para isso é preciso promover uma grande divulgação do próprio documento, desde condutores e usuários até profissionais de alto nível hierárquico. Exigir a assinatura dos condutores é uma estratégia importante e os treinamentos são interessantes para divulgar o documento.

4-Constante atualização

A política de frotas não pode ser um documento definitivo. Se o tamanho ou a utilização da frota mudar, por exemplo, essas transformações devem ser refletidas em atualizações da política.

5-Fator pessoas

Lembre-se que quem colocará as regras em prática são os funcionários. Valorizar a mão de obra é fundamental para o sucesso da política de frotas. A questão da segurança deve ser uma das linhas condutoras para a definição das regras. O Brasil já é o terceiro país do mundo com mais mortes no trânsito. A cada ano, 60,7 mil pessoas morrem no país — número 42% superior aos Estados Unidos, país com uma frota consideravelmente maior que a nossa. Por isso, as políticas de frota devem conter o apelo de proteção à vida de funcionários e terceiros.

Mais que o controle e adequação da frota, uma política bem definida traz alguns benefícios além do óbvio. A padronização de comportamentos ajuda a manter mais segurança, o que ajuda a melhorar o perfil de risco e, em alguns casos, até dar uma economizada com o seguro. Além disso, ocorre também mudança de comportamento dos condutores que pode resultar em menor consumo de combustível e emissões de CO².

A ideia da política de frotas, além de padronizar os comportamentos e regras, é ser uma alavanca para um negócio competitivo.

E você, já se animou para implantar uma política de frotas na sua empresa?

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