Check list reunião 3.0

Fala turma bom dia tudo bem? Ultimamente tenho percebido que tudo acaba em reuniões, é preciso definir a cor da toalha para a mesa de convidados da festa da empresa e pronto se instaura a epidemia da reunião sem começo, meio e fim, daí resolvi montar esse post. Espero ajudar a vocês também.

Reuniões são necessárias e em alguns casos são um mal desnecessário. Então segue abaixo um check-list para ajudar a organizar sua próxima reunião. Veja se está completo ou se você incluiria algo mais:

1. Essa reunião precisa mesmo existir? Ou o assunto pode ser resolvido por telefone, whats app, e-mail e etc?

2. Qual é exatamente o objetivo da reunião? Temos uma agenda pré-definida, clara, objetiva e organizada, com não mais do que três temas?

3. Todo mundo precisa participar? Quem pode ficar de fora e porquê?

4. A que horas começa e a que horas termina? Pode haver atrasos? Haverá tolerância?

5. Todos os interessados foram avisados? Se não puderem vir vale a pena fazer o encontro?

6. Todos os envolvidos receberam com antecedência o material de leitura ou as informações necessárias para a reunião?

7. Temos um local adequado reservado só para a reunião? Ou a cada minuto seremos interrompidos?

8. Há material e equipamento necessários no local da reunião? Estão funcionando, inclusive com acesso à internet, caso necessário?

9. Ao final da reunião, foi feita uma ata, explicando cada tema da pauta? ( Se será feito algo, sabemos responder as perguntas seguintes: O quê faremos? quem fará? quando fará? quanto custará? onde será feito? Como será feito?por que será feito?)

10. A ata (ou resumo) foi enviada a todos os interessados e arquivada?

Veja se estas etapas são necessárias à sua reunião, creio que ao menos 06 dessas etapas são indispensáveis à qualquer reunião. Já está comprovado que reuniões bem planejadas são mais eficientes, eficazes e produtivas.

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