Trello ou l’art de bien s’organiser grâce aux listes

Pour faire évoluer son groupe de musique, il est parfois utile de s’appuyer sur de petits outils performants qui vont vous faciliter la vie. Et Trello est de ceux-là !

Trello, c’est quoi ?

Première chose à souligner, Trello est gratuit. Et vu ce qu’il offre, ce n’est pas négligeable.

Un groupe sans manager, tourneur ou assistante, c’est l’assurance que les musiciens, en plus de jouer et de composer, doivent s’occuper de tout le reste: paperasse administrative, recherche de concert, composition ou travail sur un morceau en particulier, etc. Et bien souvent, devant l’ampleur de la tâche, on oublie la moitié des choses à faire ou on a perdu le bout de papier sur lequel on avait noté les 2–3 trucs durant la repet. Pas facile d’y voir clair dans toutes ces choses à faire et de s’y retrouver.

Trello est un outil gratuit qui vous permet de vous organiser par listes. Grâce à des tableaux, vous aller créer des cartes qui vont remplir vos tableaux et vous saurez exactement ce que vous devez faire en priorisant les tâches, tout en les répartissant aux membres du groupes. Trello est utilisable à plusieurs, vous allez donc pouvoir partager les tableaux pour que vos camarades aient accès aux cartes et fassent les modifications qui s’imposent.

Je vous donne ci-après deux exemples concrets de l’utilisation de Trello dans un groupe de musique.

Exemple numéro 1: la recherche de concert

La recherche de concerts est une activité chronophage pour tous les groupes, et à moins d’avoir une personne dédiée à ça, c’est bien souvent les membres qui doivent démarcher les salles et faire connaître le groupe.

Grâce à Trello, vous allez pouvoir organiser cette activité et gagner du temps.

Vous allez créer un tableau, puis ajouter des listes: Lieux à démarcher, Salles contactées, Concert, Refusé…

Trello pour un musicien

A l’intérieur de ces listes, vous allez ajouter des cartes. Par exemple, dans la liste “Lieux à démarcher”, vous allez ajouter une carte portant le nom d’une salle. Votre carte se trouve donc dans la liste des lieux à démarcher. Et vous allez en rajouter autant que vous le souhaitez dans votre liste.

Le groupe fait son travail de démarchage et les réponses positives ou négatives commencent à tomber. Cliquez maintenant sur une des cartes et le popup de la carte s’ouvre.

Trello pour groupe de musique

Vous allez ici pouvoir écrire ce qu’il s’est passé lors de votre démarchage pour la salle et avoir ainsi un historique complet. Tous les membres du groupe auront ainsi accès aux commentaires et pourront eux-même en rajouter. Vous pouvez aussi joindre des pièces jointes (attention à la taille des fichiers, l’espace alloué en version gratuite est faible) et y faire plusieurs actions.

Une fois les réponses obtenues, vous pouvez classer vos cartes dans les autres listes en fonction des réponses. Il vous suffit de glisser les cartes dans les listes correspondantes. Vous aurez ainsi d’un seul coup d’oeil tout votre historique de démarchage et la possibilité de faire évoluer votre action de démarchage très facilement.

Trello for musician

Exemple numéro 2: la vie du groupe

La juste répartition des tâches n’est pas forcément une chose aisée dans la vie d’un groupe. Et penser à tout non plus.

Je vous livre ici un autre exemple de ce qui est possible de faire avec Trello.

Imaginez un groupe de 4 personnes qui composent ensemble en repet et qui chacune de leur côté, doivent faire différentes choses. Rien de plus simple ici que de créer une liste au nom de chaque membre et de créer des cartes qui sont des tâches à remplir. Cela peut aussi servir de pense-bête pour le groupe. N’oubliez pas de créer une liste où chacun ira déposer sa carte une fois la tâche accomplie.

Trello for a band

Evidemment, le but de cet outil n’est pas de se prendre la tête entre les membres si l’un d’entre eux aurait un peu trop tendance à affecter des tâches de manière arbitraire. Dans cet exemple, c’est purement un pense-bête. Et avec la fonction échéance (il suffit de cliquer sur la carte pour y accéder), plus de retard possible: chaque membre est averti lorsqu’une carte arrive à échéance.

Pour conclure

Comme vous le voyez, les possibilités sont infinies et vous pouvez créer des tableaux pour tout et pour rien. Cerise sur le gâteau: Trello est accessible sur smartphones et tablettes via une app gratuite qui vous permet de consulter les tableaux ou d’ajouter des cartes. Et pas d’excuse: depuis peu, la fonction offline est disponible, ce qui fait que même si vous n’avez pas de réseau dans votre local de repet, vous pourrez créer des cartes qui seront synchronisées une fois le réseau retrouvé.

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