Как все успевать, развиваться и не провтыкать свою жизнь
Примерно года три назад на меня свалилась куча дел с которыми нужно было справиться, при этом еще хотелось сохранить баланс, чтобы работа не поглотила з головой. Мне нужно было делать основную работу, готовить программу учебного курса и вести курс, ходить на тренировки, учить английский, общаться с друзьями и развлекаться, и, самое главное, отдыхать от этого. Нужно так же учесть, что я фрилансил и нужно было организовать свою работу. И в принципе мне удалось разработать простую систему. Не хочу вдаваться в теорию, я практик а не теоретик, хочу поделиться основными идеями и принципами. Это не догма, и не всем это может подойти, но кто знает, возможно именно тебе эта статья окажется полезной.
Теория
Тогда я еще не знал про модный сейчас GTD, и прочие методики личной эффективности, однако мне попалась информация про сферы человеческой жизни. Классно когда ты все успеваешь, например, по работе, но все эти успехи не приносят удовлетворения, и не имеют особого смысла, если в других сферах у тебя нет никакого движения.
Обычно, люди думают, что в жизни все случается как то само, деньги падают с неба или дарит богатый дядя, здоровье держится само, хорошие отношения выстраиваются сами по себе, успех выбирает случайного человека и сваливается на него, и так далее. Это детское видение реальности, от него нужно постепенно избавляться. Чуть подробнее в статье Про причинно-следсвенные связи.
Как утверждают психологи, существует восемь основных сфер человеческой жизни: семья, отношения, здоровье, финансы, карьера, рост и развитие, духовность и отдых. Нельзя сказать, что какая то из сфер важнее другой, они все являются пазлами из которых складывается гармоничная и интересная жизнь.
Коротко расшифрую, что входит в каждую сферу. Семья: дети, родители, родственники, близкие друзья. Отношения: близкий человек, партнер. Здоровье: энергия, самочувствие, здоровый образ жизни. Финансы: зарплата, расходы и доходы, и т. д. Карьера: профессия, навыки, коллеги, место работы и карьерный рост. Рост, развитие: обучение, книги, личные достижения, реализация творческого потенциала. Духовность: душевное состояние, эмоции, радость жизни, отношения со Вселенной (Богом). Отдых: хобби, путешествия, развлечения.
Во все эти сферы нужно направлять свою энергию, должно происходить движение в каждой из них, иначе начинаются перекосы и проблемы в жизни. Это значит, что в каждой сфере должен быть список задач и целей, для того, чтобы происходило развитие, чтобы был баланс и ваше колесо жизни котилось ровно. Названия этих сфер условны, и их можно подстраивать под себя.
Есть и другая концепция баланса в жизни которая сводится к 4м основным сферам (такой подход упрощает планирование, фокусировку и отслеживание ситуации).
Но жизнь такая штука, что в ней постоянно что-то происходит и этот баланс очень часто нарушается. Тем более, что голова постоянно забита разными мыслями, текущими рабочими задачами, и вообще информационным мусором, и просто невозможно держать все в голове, и при этом чувствовать себя спокойно. В итоге, начинаешь понимать, что многие проблемы в жизни случаются из-за неумения справляться с большими потоками информации, а также из-за неумения управлять своим умом и своим временем.
За день можно многое успеть, если заниматься делами по одному и по порядку. Если же вы выполняете по два дела за раз, то не закончите ни одно из них и за год. Пристальное и сосредоточенное на чем-то одном внимание — верный признак личности незаурядной. А спешка, волнение и суетливость — характерные черты человека легкомысленного и слабого.
Лорд Честерфилд (1694–1773)
Лучше двигаться медленно но постепенно приближаться к своей цели, получая удовольствие от процесса, чем надорваться в попытке достичь всё и сразу. В желании самосовершенствоваться главное обойтись без насилия по отношению к самому себе.
Работать по чуть-чуть но каждый день намного предпочтительнее, чем девять дней ничего не делать, а на десятый «взорваться» и без отдыха и перерывов на еду «пахать» 24 часа. Приучайте себя к мысли, что ваша дистанция — марафон. Вы не спринтер, который может быстро пробежать небольшой отрезок, но на большее его не хватает. Вы — стайер. Человек, который бежит неспешно, но постоянно и на долгие расстояния. Это выигрышная стратегия.
Книга которой нет
Подробнее с теорией о том как научиться справляться с делами можно в статье Джедайская техника пустого инбокса или как доводить дела до конца, еще лучше пройти Практический курс GTD. Самоучитель по тайм-менеджменту. Я же расскажу о том, как я сам справлялся с потоком дел и задач.
Инструменты
Важно понимать, что человек в один момент может эффективно выполнять только одну задачу, и это та задача на которой он сосредоточен здесь и сейчас. Многозадачности не существует, можно только быстро переключаться между задачами. Кроме того, чем чище голова, чем меньше она забита задачами и мыслями, тем эффективнее она соображает. Как компьютер, который может зависнуть если запустить огромное количество программ, так и человек, который взял на себя слишком много, начинает тормозить и тупить. Отсюда вывод: в голове лучше не хранить списки задач, расписание дел, план на год и тому подобное, в общем все то, что жрет ресурс и мешает сосредоточиться на текущем моменте.
Таким образом, нам нужно организовать внешнее хранилище (вне головы) списков задач по сферам и хранить там всю необходимую информацию. Для этого подойдет любой имеющийся простой таск-менеджер.
Каждый раз, когда нам в голову приходит некая мысль, или идея, мы ее добавляем в список задач в нужную сферу, если нужно добавляем напоминалку по времени. Не всегда эту задачу нужно будет выполнить потому, что через какое то время она может потерять свою актуальность, и это нормально, главное она не сидит у нас в голове и не жрет ресурсы. Имеет смысл завести отдельный список для идей в который сваливается все, что приходит в голову. Позже, после анализа, идеи превращаются в задачи или отправляются в мусорную корзину.
Важно понять: когда мы добавляем задачу в список мозг запоминает её, тем самым резервирует под нее ресурс, а когда мы отмечаем задачу как выполненную мозг освобождает этот ресурс. Делая физическое действие и отмечая выполнение задачи мы помогаем мозгу понять, что задача выполнена. Если этого не делать то мозг не всегда осознает сам факт выполнения задачи.
Прелесть списка еще и в том, что всегда можно просмотреть перечень уже выполненных задач и удивиться, сколько ты на самом деле всего успеваешь за день, месяц, год, а сколько всего можно успеть за целую жизнь?!
С этой точки зрения работа с почтой с помощью Inbox, вместо классического интерфейса Gmail, намного эффективнее потому, что таким образом письма превращаются в задачи.
Причина по которой многие люди мучаются, когда они не смогли справиться с задачей: мозг продолжает выделять для нее ресурсы, и чем больше таких нерешенных задач копится в голове тем сильнее человек тормозит. Поэтому так важно не брать на себя слишком много и доводить все дела до конца.
Далее, нужно организовать свое время таким образом, чтобы задачам в каждой сфере выделить время в день/неделю/месяц/год, и тем самым обеспечить движение в этих сферах. Для этого нам понадобится календарь.
Для каждой сферы создается календарь и отводится время под задачи, таким образом мы обеспечиваем гармоничное движение в каждой сфере. Обычно, для организации времени стоит отталкиваться от времени которое отводится на работу потому, что это время чаще всего фиксировано и вы на него не можете повлиять.
Если подумать, в детстве у всех был распорядок дня и расписание в детском саду, потом в школе, а потом в универе, благодаря чему многое удавалось успеть. Но когда человек взрослеет он думает, что все сложится как то само, он привык к тому, что ему кто-то делает расписание. В принципе, так оно и происходит, только этот кто-то составляя расписание учитывает свои интересы, а не твои.
Отдельно хочется отметить, что нужно отделять общие жизненные задачи от рабочих и, например, учебных, не стоит хранить их в общем списке. Для работы используются отдельные инструменты, которые заточены под специфические задачи и помогают лучше отслеживать движение по этим задачам.
Для учебных онлайн-курсов разрабатывается своя среда, которая позволяет отслеживать прогресс. Для других же сфер разработаны свои инструменты, например для учета финансов или для трекинга физической активности, главное не переборщить с ними.
Таким образом мы успокаиваем свой мозг, который понимает, что задачи записаны, под них есть выделенное и обозначенное в расписании время дня, в которое их нужно выполнять. Это дает чувство контроля и позволяет мозгу направить весь свой ресурс на решение задачи, над которой нужно думать в данный конкретный момент, это то самое состояние присутствия здесь и сейчас о котором говорят просветленные мастера.
И еще, нужно организовать некое внешнее хранилище информации и знаний, чтобы можно было всегда найти то, что может пригодиться. Чаще всего это технические статьи и прочий хлам, который не стоит держать в голове но который иногда нужно перечитывать.
Это не относится к стихам и литературе, которые рекомендуется периодически читать и учить на память для развития воображения, и вообще чтобы не становиться высокопродуктивным роботом.
Как использовать
Надеюсь, общая логика работы понятна: задачи собираются в пулы привязанные к определенным сферам, создаются календари для каждой сферы и отводится время в рамках которого будут выполняться задачи.
После этого в календаре отводится время под выполнение задач в каждой сфере. Таким образом мы успокаиваем свой мозг, который понимает, что для всех задач есть специально выделенное время, а если ничем не занято значит можно расслабиться и потупить.
Даже если возникнет неожиданное событие, которое нарушит расписание, по его окончании всегда можно вернуться к делам и нормальному распорядку дня, ведь у вас все записано. Главное не позволять мозгу париться если что-то пойдет не по плану.
Пример пула задач: мне часто приходят рассылки с различных обучающих онлайн-ресурсов и я добавляю интересные мне курсы в список “Обучение, развитие”, и если я сейчас уже прохожу какой либо курс значит этот курс будет следующим. Как только я заканчиваю один курс сразу перехожу к следующему, таким образом обеспечивается непрерывное обучение.
По сути, для организации жизни нужны два основных инструмента: таск-менеджер с пулом задач по сферам, и календарь в котором выделено и обозначено время под каждую сферу.
Важное дополнение. Позже я пришел к выводу, что списков должно быть два. Первый список используется для всех потенциально интересных дел, курсов, книг, идей и прочего. Для этого я использую Evernote, он как бы превращается в пул потенциальных задач.
Второй список содержит только актуальные задачи, те на которых нужно фокусироваться только в данный момент. Для этого я использую Wunderlist, но подойдет любой простой таск-менеджер. Тут не хранится какая либо информация или задачи которые нужно будет сделать когда-то, только то что нужно точно делать.
Почему так? Когда я добавлял все интересные курсы, книги и прочие задачи на будущее это начало меня сильно грузить, я видел это список бесконечных задач и это начало очень сильно напрягать, особенно когда вдруг в жизни что-то шло не так и приходилось сбиваться с привычного ритма. Поэтому, имея два отдельных списка ты становишься гибче и планируешь список задач исходя из реальной ситуации.
Расстановка приоритетов
Чтобы сортировать дела и расставлять приоритеты можно использовать принцип Эйзенхауэра, я сейчас присматриваюсь к нему и пробую совмещать со своими принципами.
Важно понимать, что силы и энергия не безграничны, поэтому в каждый конкретны отрезок нужно стараться фокусироваться максимум на трех важных задачах. По завершению каждой задачи делается обзор и назначается следующая критическая задача из любой сферы жизни.
Не срочные и важные у меня отмечены звездочкой, это те важные задачи на которых нужно сконцентрироваться в данный момент.
Постановка целей
В основе целей лежат ценности, мечты и желания. Цели дают направление и энергию, поэтому имеет смысл рассматривать эти инструменты в контексте движения к своим целям (смотрим список из целей 120 целей Джона Годдарда). Даже если у человека есть одна глобальная цель, она состоит из более мелких целей, которые могут изменяться и дополняться. Поэтому свой распорядок имеет смысл подгонять под различные периоды жизни. Для движения в некоторых сферах нужно ставить цели, для других же достаточно выполнять рутинные задачи, чтобы удержать состояние. Например, чтобы развиваться и расти нужно постоянно изучать что-то новое, а чтобы быть здоровым нужно, чистить зубы, делать простую зарядку, хорошо и регулярно питаться, и т. д. Схема следующая:
1. Прописываем цели на год.
2. Разбиваем цели на кварталы по 3 месяца, в конце квартала ставим новые цели.
3. Потом исходя из этих целей планируем задачи на месяц, неделю, из еженедельных задач пишем список конкретных дел на день.
Почему именно на квартал, или 90 дней? Потому, что именно за такой срок можно внедрить значительные изменения, не теряя сосредоточенности. В любых важных начинаниях срок намного короче 90 дней слишком мал, чтобы увидеть реальные успехи, а намного длиннее — слишком велик, чтобы четко видеть финишную линию.
Анализ результатов и баланс
Успешные люди, которые чего-то добились в этой жизни, советуют делать постоянный анализ достижений, того что получилось сделать и что не получилось, что-бы в будущем не ходить оп одним и тем же граблям. Советуют делать анализ дня, недели, месяца, года.
Анализ результатов позволяет сделать жизнь более осознанной, при этом важно фокусироваться на достижениях (подробнее об этом в статье Психология уверенности и удовлетворенности.). Схема следующая:
1. Промахи: список задач, которые не удалось выполнить.
2. Удачи: список задач, которые удалось выполнить для достижения цели.
3. Выводы: что нового узнали, разобрались, поняли, что надо изменить, чтобы сделать задачи, которые не получились.
4. Что чувствую: эмоциональное состояние, новые эмоции, что чувствую и как ощущаю.
5. Уровень энергии: оценить по ощущениям от нуля до десяти.
Кроме того, полезно в конце месяца проверить баланс по ключевым сферам, поставить баллы и отметить удовлетворенность.
Еженедельное подведение итогов хорошо тем, что можно понять, что удалось сделать из запланированного на неделю, что не удалось (и сразу же решить, как иначе в следующий раз поступить, чтобы задачи выполнялись), и поставить цели на ближайшую неделю. В конце квартала обязательно награждаем себя и хвалим за любые успехи!
Советы, лайфхаки
Все, что написано ниже, выведено в результате собственного опыта и проверено не один раз.
- Чтобы почувствовать изменения нужно попробовать использовать эти инструменты 3–6 месяцев, такой период гарантирует выработку привычки. Периодически могут происходить откаты, и это нормально, мозг сопротивляется нововведениям, как и любая система, поэтому нужно дать ему время привыкнуть.
- Чаще всего нет необходимости устанавливать жесткие дедлайны, но если какая либо задача должна быть выполнена точно в срок значит, возможно, для нее потребуется больше времени в день, что повлечет за собой реорганизацию графика, возможно прийдется временно пожертвовать некоторыми сферами.
- Часто списки задач перестают быть актуальными, поэтому нужно периодически их просматривать, приоритетные передвигать в очереди вверх, неактуальные удалять. Так же нужно подправлять расписание в календаре, когда не получается его придерживаться. Если реальный график не совпадает с планом мозг начинает беспокоиться.
- Если зашарить календарь для семьи или друзей они смогут увидеть когда вы заняты а когда у вас есть время для встреч. Так делает знаменитый барабанщик Доминик Фамиларо.
- Утром лучше разгонять ум и тело а к вечеру их затормаживать, такой режим намного более продуктивен и соответствует биоритмам. Как показала моя практика, обучение лучше переносить на утро, пока голова свежая, причем перед завтраком (иначе организм сосредоточится на переваривании пищи и будет сложнее сосредотачиваться на материале). Например, достаточно каждое утро в течение часа без напряга учить иностранный язык чтобы за год существенно поднять уровень. Еще я заметил, что если после обучения давать телу легкую физическую нагрузку знания откладываются лучше. Вечер же лучше посвятить только физическим нагрузкам и релаксу, а мозг не нагружать, иначе он становится активным и будет трудно уснуть.
- Чтобы хорошо себя чувствовать лучше встать пораньше, часов в 5–6, а чтобы легче было вставать нужно запланировать на утро активности (медитация, обучение, зарядка и т. п.). Многие люди утром долго валяются в постели а потом в спешке собираются и прибегают на работу с паршивым настроением. При этом, им еще понадобится некоторе время чтобы мозг полностью проснулся. А теперь представьте с каким настроем приходит человек, который, пока все спали, успел поучиться, сделать зарядку и хорошо позавтракать, и все это без спешки и с удовольствием.
- В определенные периоды времени приоритеты могут меняться, поэтому нужно периодически пересматривать сколько времени выделяется на ту или иную сферу и корректировать расписание.
- Чтобы хорошо себя чувствовать физически достаточно каждое утро делать легкую зарядку, или плавать, а вечером 3–4 раза в неделю делать что-то более активное (йога, танцы, TRX, плавание и т. д.), так же важно регулярно питаться 3–4 раза в день. Когда я провел в Индии 5 недель и занимался йогой 2 – 3 раза в день 6 дней в неделю, и при этом регулярно питался по расписанию, мое тело чувствовало себя прекрасно а на душе было светло и радостно.
- Книги которые хотите почитать, и фильмы которые хотите посмотреть лучше записывать в отдельные списки. В календаре можно выделить время для книг, или читать в свободное время.
- Иногда прокрастинируя по Интернету можно случайно увидеть рекламу какого нибудь товара и осознать, что тебе нужно его срочно купить, иначе жизнь твоя потеряет смысл. В такой ситуации нужно добавить его в список покупок и подождать недельку, обычно уже через несколько дней желание купить пропадает само.
- Многие разделяют работу и жизнь, мол вот я сейчас на работе помучаюсь а вечерком буду жить… Но если задуматься — работа это неотъемлемая часть жизни. Жизнь начинается когда ты родился и заканчивается когда ты умер, и не имеет значения, что ты делаешь в данный конкретный момент.
- Так же важно уметь сохранять гибкость. Даже если вы проспали и не успеваете сделать зарядку, или какая то задача отняла больше времени, всегда можно уложиться в расписание сократив время отведенное для следующей сферы, или перенести её на завтра. Нельзя становиться заложником своего же собственного распорядка, в жизни редко все идет четко по плану.
- Требуется определенное усилие, чтобы реорганизовать жизнь и распоряжаться своим временем более эффективно, но еще больше усилий нужно приложить для того, чтобы потом найденный оптимальный режим сохранить и сделать его привычным. Как я уже писал, это мозг сопротивляется нововведениям поэтому нужно дать ему время привыкнуть, главное никакого насилия по отношению к себе.
- По большому счету, не имеет значения чем ты занимаешься и что делаешь, важнее сосредоточиться на текущей задаче на сто процентов, полностью присутствовать в настоящем моменте, тотально чувствовать и осознавать, что ты делаешь, получать обратную связь от окружающего мира и адекватно её оценивать. Такого состояния реально достичь, и мне это периодически удается, но для этого нужно разгружать свой мозг.
- Не стоит ждать, что сначала появится энергия а потом ты начнешь что-то с ней делать и ставить цель. Все совсем наоборот, сначала ты ставишь цель и потом появляется энергия. Так устроен мозг: сначала он должен понять зачем что-то делать а потом выделить для этого энергию. Если энергии нет значит цель тебя не мотивирует, хоть убейся.
Послесловие
Эта статья не дает готового рецепта как на 100 процентов сохранить баланс, достичь успеха и оставаться счастливым, это лишь один из инструментов организации своего времени, который мне помог много чего успеть в определенный жизненный период. Чтобы понять работает это для вас или нет нужно попробовать. Это не средство для контроля жизни, это скорее средство для управления умом. Любая система может помочь стать намного эффективнее, а может стать костылем, если вы движетесь совсем не туда куда хочет душа, нужно всегда внимательно слушать себя.
И еще: выработать привычку и следовать какой-то своей системе (например этой) можно если достаточно много энергии и нет постоянного стресса, и все базовые потребности более-менее решены (с деньгами, жильем, работой), иначе прийдется постоянно закрывать эти вопросы и придерживаться системы будет оооочень трудно (проверено на себе).
