Import Master Data & Skenario O2C

Alifio Fathan Haryanto — 2106653483 — Konfigurasi ERP — Tugas Individu 9

Hai teman-teman, disini saya akan memberikan tutorial terkait import master data yang terdiri atas 12 file excel dan melakukan skenario Order to Cash (O2C). Selamat menyimak!

Berikut adalah skenario dari import master data.

Import master data dilakukan secara berurutan sesuai skenario sebagai berikut.

1. Import Master Data COA
   Link video : https://youtu.be/gWwtWlqnjUg?si=KrkmiNlIH-R0fgHd

• Buatlah terlebih dahulu database pertama dengan nama “Database1-TugasMasterData” dengan menekan tombol “Create Database”. Pastikan konfigurasi country dan demo data tidak dilakukan. Setelah itu, masuklah ke database tersebut sebagai admin dan aktifkan modul Accounting, Purchase, Sales, Inventory, dan Contacts. Jangan lupa untuk mengubah currency ke “IDR” pada setting modul Accounting.
• Pada modul Accounting, klik “Configuration” -> klik“Chart of Account” -> klik “Favorites” -> klik “Import Record” -> klik “Upload File”. Masukkan file excel master data COA. Lakukan percobaan dengan klik “TEST” untuk melihat apakah ada error atau tidak ketika master data di-import. Jika sudah terdapat status “Everything seems valid”, klik “IMPORT”. Import master data COA pun telah berhasil.

2. Import Master Data Bank

Link video : https://youtu.be/gJf0zgnyTbE

• Berpindahlah ke modul Contacts. Klik “Configuration” -> klik “Banks” -> klik “Favorites” -> Klik “Import Records” -> Klik “Upload File”. Masukkan file excel master data bank. Lakukan percobaan dengan klik “TEST” untuk melihat apakah ada error atau tidak ketika master data di-import. Jika sudah terdapat status “Everything seems valid”, klik “IMPORT”. Import master data Bank pun telah berhasil.

3. Import Master Data Bank Account

Link video : https://youtu.be/IrvYI4EA0ic

• Masih pada modul Contacts, klik “Configuration -> klik “Bank Accounts” -> klik “Favorites” -> Klik “Import Records” -> Klik “Upload File”. Masukkan file excel master data bank account. Lakukan percobaan dengan klik “TEST” untuk melihat apakah ada error atau tidak ketika master data di-import. Jika terdapat error “Value Can’t be Matched”, pilih “Create New Values”. Klik “TEST” lagi. Jika sudah terdapat status “Everything seems valid”, klik “IMPORT”. Import master data bank account pun telah berhasil.

4. Import Master Data Journals

Link video : https://youtu.be/fcyvO5WxBVE

• Pindahlah ke modul Accounting, klik “Configuration” -> klik “Journals” -> klik “Favorites” -> Klik “Import Records” -> Klik “Upload File”. Masukkan file excel master data journals. Lakukan percobaan dengan klik “TEST” untuk melihat apakah ada error atau tidak ketika master data di-import. Jika sudah terdapat status “Everything seems valid”, klik “IMPORT”. Import master data journals pun telah berhasil.

5. Import Master Data Beginning Balance

Link video : https://youtu.be/2ir1D4d5VHQ

• Masih pada modul Accounting, klik “Accounting” -> klik “Journal Entries” -> klik “Favorites” -> Klik “Import Records” -> Klik “Upload File”. Masukkan file excel master data beginning balance. Lakukan percobaan dengan klik “TEST” untuk melihat apakah ada error atau tidak ketika master data di-import. Jika sudah terdapat status “Everything seems valid”, klik “IMPORT”. Import master data beginning balance pun telah berhasil.

6. Import Master Data Vendor

Link video : https://youtu.be/VKEovOPcsCY

• Sesuai soal, buatlah terlebih dahulu database kedua dengan nama “Database2-TugasMasterData” dengan menekan tombol “Duplicate” pada “Database1-TugasMasterData”. Pastikan konfigurasi country dan demo data tidak dilakukan. Pada database kedua, login sebagai admin.
• Masuklah ke modul Accounting, klik “Vendors” pada navbar -> klik “Vendors” pada dropdown -> klik “Favorites” -> Klik “Import Records” -> Klik “Upload File”. Masukkan file excel master data vendor. Lakukan percobaan dengan klik “TEST” untuk melihat apakah ada error atau tidak ketika master data di-import. Jika sudah terdapat status “Everything seems valid”, klik “IMPORT”. Import master data vendor pun telah berhasil.

7. Import Master Data Customer

Link video : https://youtu.be/XXxDX90-FFY

• Masih pada modul Accounting, klik “Customers” pada navbar -> klik “Customers” pada dropdown -> klik “Favorites” -> Klik “Import Records” -> Klik “Upload File”. Masukkan file excel master data customer. Lakukan percobaan dengan klik “TEST” untuk melihat apakah ada error atau tidak ketika master data di-import. Jika sudah terdapat status “Everything seems valid”, klik “IMPORT”. Import master data customer pun telah berhasil.

8. Import Master Data Product Category

Link video : https://youtu.be/wi3i3NjSd3Q

• Pindahlah ke modul Inventory, kemudian klik “Configuration” -> klik “Product Categories” -> klik “Favorites” -> Klik “Import Records” -> Klik “Upload File”. Masukkan file excel master data product category. Lakukan percobaan dengan klik “TEST” untuk melihat apakah ada error atau tidak ketika master data di-import. Jika sudah terdapat status “Everything seems valid”, klik “IMPORT”. Import master data product category pun telah berhasil.

9. Import Master Data Virtual Loss

Link video : https://youtu.be/81CrFezBhkI

• Masih pada modul Inventory, kita perlu untuk melakukan konfigurasi terlebih dahulu. Klik “Configuration” -> klik “Settings” -> ceklis “Storage Locations” -> klik “Save”.
• Sekarang kita dapat mulai melakukan import master data virtual loss. Klik “Configuration” pada modul Inventory -> klik “Locations” -> klik “Favorites” -> Klik “Import Records” -> Klik “Upload File”. Masukkan file excel master data virtual loss. Lakukan percobaan dengan klik “TEST” untuk melihat apakah ada error atau tidak ketika master data di-import. Jika sudah terdapat status “Everything seems valid”, klik “IMPORT”. Import master data virtual loss pun telah berhasil.

10. Import Master Data Unit of Measure (UoM)

Link video : https://youtu.be/cZW7cG7x5DY

• Kita perlu melakukan konfigurasi terlebih dahulu. Klik “Settings” pada Odoo -> klik “Activate the Developer Mode”.
• Masuk ke modul Inventory -> klik “Configuration” -> klik “Settings” -> ceklis pilihan “Units of Measure” -> klik “Save”.
• Sekarang kita dapat mulai melakukan import master data unit of measure (UoM). Berpindahlah ke modul Sales, klik “Configuration” -> klik “Unit of Measure -> klik “Favorites” -> Klik “Import Records” -> Klik “Upload File”. Masukkan file excel master data unit of measure. Lakukan percobaan dengan klik “TEST” untuk melihat apakah ada error atau tidak ketika master data di-import. Jika sudah terdapat status “Everything seems valid”, klik “IMPORT”. Import master data unit of measure pun telah berhasil.

11. Import Master Data Master Product

Link video : https://youtu.be/UFjjW5WDNeE

• Pindahlah ke modul Inventory. Klik “Products” pada navbar -> klik “Products” pada dropdown -> klik “Favorites” -> Klik “Import Records” -> Klik “Upload File”. Masukkan file excel master data master product. Lakukan percobaan dengan klik “TEST” untuk melihat apakah ada error atau tidak ketika master data di-import. Jika sudah terdapat status “Everything seems valid”, klik “IMPORT”. Import master data master product pun telah berhasil.

12. Import Master Data Stock Inventory

Link video : https://youtu.be/Osvrq25qqYI

• Pada modul Inventory, klik “Operations” pada navbar -> klik “Inventory Adjustments” -> klik “Favorites” -> Klik “Import Records” -> Klik “Upload File”. Masukkan file excel master data stock inventory. Lakukan percobaan dengan klik “TEST” untuk melihat apakah ada error atau tidak ketika master data di-import. Jika sudah terdapat status “Everything seems valid”, klik “IMPORT”. Import master data stock inventory pun telah berhasil.

• Klik “Configuration -> klik “Product Categories” -> Ubah stock journal setiap product categories ke inventory valuation -> klik “Save”.
• Kembalilah ke inventory adjustments pada operations, klik “Apply All” -> “Apply”.

Skenario import master data pun telah selesai dilakukan. Sekarang, kita akan melakukan skenario O2C dari data yang telah diimport sebelumnya.

SKENARIO ORDER TO CASH (O2C)

Link Youtube : https://youtu.be/mf84UW7dkGM?si=xJfTHp09xbvYUnTj

Berikut adalah langkah-langkah dalam menjalankan skenario O2C.

• Login ke “Database2-TugasMasterData” sebagai admin. Pergi ke Settings -> klik “Users & Companies” -> klik “Companies”. Buat company PT Kue Utama yang merupakan customer dari PT Makmur Sejahtera. Kemudian, pergi ke menu users dan buatlah akun accounting, sales, dan warehouse. Berikut adalah username dan password dari masing-masing user.

— > SALES

email: seli@gmail.com

password: seli

— > WAREHOUSE

email: wika@gmail.com

password: wika

→ ACCOUNTING

email: arif@gmail.com

password: arif

• Sekarang, buatlah database baru (ketiga) bernama “Database3-TugasMasterData” dengan menekan tombol “Duplicate” pada “Database2-TugasMasterData” sebelumnya. Pastikan konfigurasi country dan demo data tidak dilakukan.
• Login ke database ketiga (Database3-TugasMasterData) dengan akun sales. Masuklah ke modul Sales -> klik “New” pada Quotations. Isilah field sesuai dengan skenario. Jika sudah, klik tombol “Send By Email”. Status quotation akan berubah menjadi “Quotation Sent”. Lanjutkan dengan menekan tombol “Confirm”. Quotation akan berubah menjadi sales order.

• Sekarang, login dengan akun Warehouse pada browser lain. Masuklah ke modul Inventory -> klik tombol “1 To Process” pada delivery orders -> Masuk ke delivery orders dengan source document S00001 -> klik “Validate” -> klik “Apply”. Status delivery order akan berubah menjadi done.

• Kembalilah ke akun Sales dan masuk ke Sales Order S00001. Klik tombol “Create Invoice” -> klik “Create and View Invoice”. Akan terbuat invoice yang masih berstatus draft.

• Berpindahlah ke akun Accounting dengan membuka Odoo pada browser lain. Masuklah ke modul Accounting -> klik “Customer Invoice” -> Masuk ke invoice yang ter-generate -> klik “Confirm”. Status invoice akan berubah menjadi posted.

Klik “Send & Print” untuk mengirim invoice.

• Klik tombol “Register Payment”. Pastikan journal-nya adalah Bank. Kemudian, klik tombol “Create Payment”. Status invoice pun akan berubah menjadi paid.

Jika invoice dibuka dari akun Sales, maka statusnya akan berubah juga menjadi paid.

Link ketiga database :

https://drive.google.com/drive/folders/1nsL_ni6vNLiOi0pjrG9FOAPh7cxq02zw?usp=sharing

Tutorial master data & O2C pun selesai.

Demikian tutorial Tugas Individu 9 Konfigurasi ERP ini saya sampaikan. Semoga bermanfaat :)

#universitasindonesia #fasilkomui #uierp5 #erp #odoo #odooindonesia #Dr.Ir.Agung Terminanto,MBA. #ptctecherpindonesia #ctecherp #enterpriseresourcesplanning