О встречах

С волнения не уснешь.
Утро раннее.
Мечтой встречаю рассвет ранний:
«О, хотя бы
еще
одно заседание
относительно искоренения всех заседаний!»
Владимир Маяковский.

После моих заметок о преимуществах почты над встречами, звонками и instant messaging меня наверняка считают противником встреч. Это не так. Попробую изложить свой подход к встречам, что я считаю эффективным и правильным. Но сначала всё-таки расскажу о вреде встреч. А потом расскажу, как сделать так, чтобы встречи приносили пользу.

С внутренними встречами нужно бороться изо всех сил. Иначе возникает такое явление, как инфляция внутренних встреч, когда под благовидными предлогами (нам нужно лучше работать вместе, так быстрее обсудить все вопросы и т.д.) количество внутренних встреч и участников в них будет расти, расти и расти, пока не заполнит полностью календари всех сотрудников. И в итоге все сотрудники всё рабочее время проводят в бесконечных встречах, не общаясь с заказчиками и партнёрами, не выполняя никакой продуктивной деятельности. Лучше Маяковского не расскажешь, поэтому рекомендую освежить в памяти его знаменитое стихотворение “Прозаседавшиеся”, вынесенное в эпиграф.

Если постоянно не бороться с обилием внутренних встреч, они поглотят абсолютно всё время и эффективность труда снизится до нуля. И роль руководителя — бороться с этим изо всех сил. Особенно с постоянными встречами по “планированию”, различными обсуждениями “стратегий” и прочими поедателями времени, которыми так любят заполнять календарь некомпетентные сотрудники. Как показано на картинке. Есть три способа бороться с этим:
 — Ограничить количество встреч является введение максимального лимита на внутренние встречи. Например 6 часов в неделю
 — Отменить все встречи, несоответствующие правилам ниже
 — Не назначать регулярные встречи, например 2 часа в неделю по понедельникам так называемая “летучка” (более бесполезного времяпровождения не бывает). Потому, что когда регулярная встреча назначена, всегда находятся вопросы, которыми можно её заполнить.

Хорошая встреча, как и хорошее произведение искусства, подчиняется правилу Экзюпери:

“Совершенство достигнуто не тогда, когда нечего добавить, а тогда, когда нечего убрать”

Есть три основных правила встреч:
1. Половину встреч можно спокойно отменить и ничего плохого не случится.
2. Любую встречу можно сделать в два раза короче.
3. В любой встрече может быть в 2 раза меньше участников.
 
Но что делать, если встреча неизбежна? Как извлечь из неё максимальную пользу? Есть несколько правил:

1. У любой встречи должен быть очевидный организатор. Человек, который отвечает за встречу.

2. Организатор должен потратить время на подготовку к встрече. Чем лучше встреча будет подготовлена — тем больше пользы она принесёт. Одна минута, потраченная организатором встречи на подготовку, сэкономит минимум пять минут встречи. Что даст существенную экономию времени, если помножить их на число участников.

3. У встречи должна быть понятная цель. И эта цель должна быть понятна всем.

4. Встречи могут быть трех видов:
a. Информационные, когда цель — донести какую-то информацию до участников. Такие встречи лучше сразу отменить и заменить рассылкой информации по почте.
b. Для обсуждения какого-то вопроса и выработки вариантов решений (мозговой штурм). Такие встречи лучше сразу сократить до 2–3 человек максимум, так как при большем количестве участников мозговой штурм стремительно теряет эффективность.
c. Выбор и утверждение какого-то варианта решения. На таких встречах среди участников должны быть только те, кто действительно влияет на принятие решения.
Естественно может быть и комбинация этих вариантов. Но, за исключением простых вопросов, лучше на одной встрече не делать и постановку задачи, и обсуждение, и принятие решений. Почему? Потому, что нужно же когда-то и думать! А для этого нужно задачу загрузить в подсознание и дать ему поработать.

5. Перед встречей крайне полезно всем заранее разослать материалы для подготовки к встрече, чтобы все были в контексте обсуждаемого вопроса.

6. Каждый участник встречи должен понимать, зачем он на этой встрече. На встрече у каждого должна быть роль и лишних людей не должно быть.

7. У встречи должен быть понятный ожидаемый результат. В зависимости от типа встречи (см. п.4) это может быть донесённая до участников информация, список вариантов решения, принятое решение. Ожидаемый результат должен быть понятен участникам заранее.

8. Встреча должна начинаться и заканчиваться вовремя. Опоздание как с одним, так и с другим — прямой удар по эффективности. Причём помноженный на число участников.

9. У встречи должна быть повестка (если обсуждается больше одного вопроса). Чем короче встреча — тем лучше. По закону Мерфи любая встреча займёт всё отведенное ей время. Запланировали час — потратите час. Запланировали два — потратите два. Если вопрос нельзя обсудить за 15 минут, его нельзя будет обсудить и за час и за два.

10. После встречи обязательно должен быть разослан протокол встречи (как минимум в виде списка принятых решений). За это отвечает организатор (как, впрочем, и за выполнение всех остальных правил).

11. На встрече все участники должны быть вовлечены во встречу, а не заниматься своими делами параллельно (читать почту, играть в телефоне, разговаривать друг с другом). Это самое трудное для реализации правило. Но! Если встреча организована правильно, на ней нет лишних участников и она не затянута по времени, это правило обеспечивается само собой. Если встреча организована неправильно, то пытаться обеспечить это правило насильно, заставляя закрывать ноутбуки и убирать телефоны — значит расписываться в собственной некомпетентности. Всё равно не поможет. На затянутой встрече с непонятными участниками люди найдут способ отвлечься.

12. Во время встречи нельзя отвлекаться. Даже если вдруг зазвонил телефон. Если, конечно, вы — не оператор атомной станции или не врач скорой помощи. Но если вы оператор или врач на дежурстве — зачем вы пришли на встречу?

Если соблюдать этот простой набор правил, то встречи будут и полезными, и интересными, и не будут занимать слишком много времени. И задача руководителя — не покладая рук бороться с засильем внутренних встреч, а те, которые побороть не получается — делать полезными и эффективными.

Встречайтесь правильно!

One clap, two clap, three clap, forty?

By clapping more or less, you can signal to us which stories really stand out.