О переключении контекста и эффективности

Заметка о том, как успевать в несколько раз больше за то же время

Я поделился своими мыслями об управлении временем. Уже само измерение того, на что вы тратите время очень сильно повышает эффективность его использования. Но можно пойти дальше.

Я много лет руководил людьми, занимающимися интеллектуальным трудом: программистами, евангелистами, маркетологами, продавцами. И на основании своего опыта могу уверенно сказать, что производительность двух людей, занимающихся одной и той же работой, может отличаться в десятки раз. Я никогда не руководил землекопами, возможно, и в этой индустрии дело обстоит так же — не знаю. Но про интеллектуальный труд могу говорить уверенно.

Более того, производительность труда одного и того же человека, занимающегося творческим трудом, в разные моменты времени может отличаться на порядки. Этому есть объяснение, об этом в отдельной заметке, основанной на теории открытий Пуанкаре (того самого, гипотезу которого доказал Перельман). Поэтому я уверенно могу утверждать, что эффективность интеллектуального труда можно изменять и улучшать очень сильно. Это одна из причин, почему устанавливать какой-либо контроль рабочего времени абсолютно глупо, как и измерять сложность задачи в человеко-часах. Ровно так же глупо работать ДОЛЬШЕ. Нужно стремиться работать не ДОЛЬШЕ, а ЛУЧШЕ. И чем больше вы перерабатываете — тем хуже ваша эффективность. Замкнутый круг. Как работать лучше?

Одним из самых сильных факторов, негативно влияющих на производительность труда, является переключение контекста. Что это такое? Это когда вы занимались чем-то одним, а потом переключились на что-то другое. Мозгу нужно время “загрузить” данные новой задачи, освоиться с ними, вспомнить принципы и правила. По исследованиям, на переключение с одной задачи на другую требуется не менее 15 минут.

Можно провести аналогию с трудом физическим. Чтобы переключиться с копания ямы на покраску забора, тоже нужно время: почистить и сложить инструменты для копания, огородить яму, чтобы в неё никто не упал, достать краску и кисти, подготовить стремянку и так далее. Поэтому в труде физическом мы вряд ли будем каждые 10 минут переключаться с ямы на забор и обратно.

А вот в труде интеллектуальном мы почему-то делаем это сплошь и рядом: начали заниматься чем-то одним, потом переключились в другое окно и продолжили заниматься чем-то другим, потом взяли телефон и ответили на сообщения там, потом ответили на звонок, потом к вам подошёл коллега и спросил “ты не занят?” и так далее. Проследите за собой — сколько раз в течение часа вы переключаетесь с одной задачи на другую? И каждое такое переключение выбивает вас из колеи и требует времени освоиться с новой задачей.

Поэтому, если хотите побороть нехватку времени и повысить свою эффективность, есть простой (но тяжелый) способ — максимально избавиться от переключений контекста. Как это делаю я:

• У меня отключены все нотификации о приходе новых сообщений электронной почты. Я сам решаю, когда я хочу и могу проверить почту, не отвлекаясь на мигающий конвертик в углу экрана.

• У меня отключен звук и даже вибрация на телефоне. Я, к счастью, не на атомной станции работаю, поэтому вряд ли могу кому-то потребоваться настолько срочно. Мои контрагенты к этому уже привыкли. Когда у меня есть время, я проверяю неотвеченные вызовы и перезваниваю. И невежливо спрашиваю: “Случилось что-то срочное? Если нет, давай по почте?” Конечно же, речь идёт о рабочих контактах, а не близких.

• Поскольку у меня отключен звук на телефоне, так же асинхронно я отвечаю на сообщения в различных instant messengers. Причём мои контрагенты знают, что на почту я отвечаю всегда и очень быстро, поэтому мне не надо напоминать об этом и нет необходимости меня беспокоить в Skype, например.

• В рабочем Skype for Business у меня установлен статус “Please use Skype only for URGENT messages. Otherwise email is the best”. Не очень вежливо? Да, возможно. Но зато эффективно. Когда кто-то мне пишет, невзирая на предупреждение, мой первый вопрос всегда такой: “Это что-то срочное? Если нет, давай по почте?” Ещё один плюс такого подхода — когда люди пишут по почте, они как правило, думают больше.

• Ну и самое главное — самодисциплина. Даже если отключить все нотификации, но при этом каждые пятнадцать минут проверять ленту фейсбука — это не поможет.
 
Попробуйте. Рекомендую — работает очень хорошо. Производительность труда повышается в разы, если не на порядки.

На этом наша редакция прощается с вами и уходит на новогодние каникулы. До новых встреч в эфире. С наступающими!