О правилах совместной работы

Когда я руководил российской командой евангелизма (которая тогда называлась DPE), я написал небольшой список правил совместной работы. Потом его много раз у меня просили коллеги для того, чтобы воспроизвести у себя. Возможно, он кому-то пригодится. Привожу его без изменений, поэтому не удивляйтесь увидеть что-то очень специфичное для Microsoft.

Далее цитата:

Уместно вспомнить о некоторых правилах жизни в офисе, а также о правилах рабочего этикета, которые приняты у нас в DPE. Прошу неукоснительно им следовать для общего удобства.

На мой взгляд напоминать об этих правилах это все равно что напоминать о необходимости чистить зубы по утрам, но, тем не менее, все еще приходится встречаться в DPE со случаями нарушения этих правил, поэтому я взял себе за труд перечислить самые базовые для того, чтобы они не забывались:
 
1. Рабочее время.
a) Рабочее время у большинства сотрудников DPE, в соответствие с трудовыми договорами, ненормированное. Тем не менее есть принятые рабочие часы (с 9 до 18). Поскольку кто-то предпочитает начинать рабочий день в 8, кто-то в 10, в DPE устанавливается рабочие часы по умолчанию: с 10 до 17, когда большинство рабочих графиков пересекается. В это время все окружающие вправе ожидать от вас вашего нахождения в офисе (для проведения встреч, звонков). За пределами этого времени каждый устанавливает свои рабочие часы самостоятельно (по согласованию с руководителем). Отсутствие в офисе с 10 до 17 должно быть заблаговременно отражено в календаре.

b) По договоренности с менеджером допустимы другие часы работы (например с 11 до 20), но это должно быть отражено в календаре. Например, вы приходите на работу к 11:00. В этом случае в календаре должно быть отмечено отсутствие на рабочем месте до 11 утра, чтобы никто не приглашал вас на встречи и не рассчитывал на ваше присутствие в офисе в это время. Хотя, поскольку нормальное рабочее время у нас с 10 до 17, будьте готовы принять встречу и на 10 утра и изменить свой график.

c) По договоренности с менеджером допустима и работа из дома. Это так же должно быть отмечено в календаре. В дни и часы, когда вы работаете из дома, все вправе рассчитывать видеть вас в онлайне, назначать встречи в Lync, звонить, писать и ожидать ответа в разумные сроки. В эти дни в рабочее время вы должны быть всегда доступны по Lync, быть онлайн и обеспечить хорошее качество связи для проведения online meetings. Если вы совмещаете работу из дома с внешними встречами, это также должно быть отмечено в календаре.

2. Электронная почта.
a) Электронная почта является основным средством общения в DPE между сотрудниками, с коллегами из других подразделений, с внешним миром.

b) Максимальны сроком ответа на письма является 2 бизнес-дня (если автор письма не запрашивает иное), нормальным — в течение 1-го рабочего дня. Безусловно, никто не ожидает ответа в выходные, время выходных вычитается из срока ответа (то есть на письмо, полученное в 12 дня в пятницу вполне нормальным является ответить до 12 дня понедельника, что и составляет 1 бизнес-день). Если вы не успеваете ответить в срок обстоятельно, хорошим тоном будет написать краткий ответ, где будет указано, когда вы сможете ответить на письмо.

c) Если вы находитесь в командировке или в отпуске и не можете выдерживать допустимый срок ответа, не забывайте устанавливать OOF message. При этом крайне желательно и в командировке находить возможность минимум раз в день (а лучше 2 раза) проверять почту и отвечать на срочные запросы
.
d) После отпуска или длительной командировки без доступа к почте допустимо отвечать на накопившиеся письма в течение нескольких дней (не более недели).

e) Крайне желательно при выполнении чьей-то просьбы отвечать именно на то же письмо, где эта просьба была сформулирована, а не создавать новое письмо. Это сильно облегчит поиск вашего ответа.

3. Календарь.
a) Календарь каждого сотрудника должен всегда находится в актуальном состоянии. Если в течение рабочего времени в календаре не отмечено, что вы на встрече или в командировке, все вправе рассчитывать на то, что вы на рабочем месте. Или дома (в онлайн), если отмечено, что вы в это день работаете из дома.

b) Календарь должен быть доступен на чтение как минимум всем сотрудникам DPE. А лучше всего Microsoft Russia или вообще всем. Если вам необходимо запланировать конфиденциальную активность или встречу — поставьте флаг private.

4. Встречи.
a) Лучшим способом обсуждения рабочих вопросов является электронная почта. Встречу стоит назначать только в том случае, если очевидно, что иначе этот вопрос не обсудить и не решить. Чем короче встреча — тем лучше. Чем меньше на ней участников — тем лучше.

b) Встречи нужно планировать минимум за рабочий день до момента встречи. Участники должны явно принимать или отклонять встречу и отправлять accept или decline организатору. Если от приглашенного участника в течение рабочего дня не поступило никакого ответа (ни accept, ни decline, ни OOF), организатор встречи вправе предполагать, что приглашенный встречу принял.

c) Для встреч длительностью более 30 минут наличие четкой повестки встречи (из которой понятно, зачем собираться более, чем на 30 минут) — обязательно. Если вас пригласили на встречу длиннее 30 минут без повестки — смело отправляйте Decline.

d) Аналогично для встреч более с более, чем тремя участникам — необходимо наличие повестки, объясняющей это. Если вас пригласили на встречу с более, чем тремя участниками без повестки — смело отправляйте Decline.

e) Опаздывать на встречи категорически нельзя. Для этого лучше уйти на 3 минуты раньше с предыдущей встречи (о чем заранее предупредить участников). А еще лучше планировать встречи длительностью не 1 час, а 45 минут и не 30, а 20 минут, чтобы оставлять резерв. Помните, что опаздывая, вы крадете суммарно время всех участников встречи.

f) Внешние встречи всегда имеют приоритет над внутренними. Предпочтительными днями для внутренних встреч являются понедельник и вторник. Остальные дни лучше освободить для командировок и встреч вне офиса.

g) При организации встречи крайне желательно указывать ее цель (если это в явном виде не следует из названия встречи) и, по возможности, сопровождать материалами для подготовки — либо в самом приглашении, либо в соответствующем письме, рассылаемом предполагаемым участникам. После встречи крайне желательно высылать notes с четко указанными Action items, о которых договорились на встрече.

h) Обязательно необходимо писать и присылать коллегам notes с внешних встреч. Это крайне важно, т.к. для наших заказчиков и партнеров мы все представляем не себя лично, а компанию Microsoft, поэтому коллеги должны быть в курсе происходящего, в т.ч. и для того, чтобы впоследствии иметь возможность сделать follow-up.

5. Обязательность.
a) Accountability является одним из Microsoft Values. Все принятые задачи нужно выполнять в срок. Если какую-то задачу выполнить в срок не удается, об этом нужно заблаговременно сообщить и договориться о новом сроке выполнения и обозначить необходимые дополнительные ресурсы (если это требуется). Недопустимым является невыполнение задачи в срок и оповещение об этом уже после deadline.

b) Правило выше относится ко всем задачам, включая обязательные FRI, установку commitments, MYCI и т.д.

6. Рабочая обстановка.
a) Помните, что мы работаем в open space. Ваши коллеги решают не менее важные задачи, чем вы. Помните об этом и не создавайте лишнего шума: не ставьте слишком громкий звонок телефона, не забывайте его на рабочем месте, для длительных звонков отходите от рабочего места и т.д.

b) Категорически не рекомендуется проводить конф-коллы на рабочем месте — для этого следует использовать переговорные комнаты или специальные «телефонные будки», которых в нашем офисе 2 штуки. Аналогично с телефонными разговорами — если разговор предстоит дольше пяти-десяти минут и вы не готовы разговаривать тихо, потрудитесь отойти в переговорную или свободное пространство офиса.

7. Офисное пространство.
a) В офисе должен быть порядок. У нас достаточно шкафов и тумбочек, поэтому просьба не оставлять ничего лишнего на шкафах, на тумбочках, в проходах, на столах. Все оставленное не на месте будет периодически выкидываться.

b) Для Car Eligible сотрудников DPE принята clean desk policy. В ваше отсутствие в офисе на вашем столе должно быть чисто, чтобы любой человек мог с комфортом разместиться на вашем месте.

c) Рабочее место считается свободным, если оно не занято до 10:00. Пришли позже — выбирайте из свободных мест.

Like what you read? Give Alexander Lozhechkin a round of applause.

From a quick cheer to a standing ovation, clap to show how much you enjoyed this story.