О приоритизации

Всякая деятельность, если ею заниматься сосредоточенно, возбуждает человека (хотя потом приходит естественная и благотворная усталость), в то время как всякая несосредоточенная деятельность нагоняет на него сон — и в то же время не дает ему уснуть ночью.
Эрих Фромм

Оказывается, слово “приоритИзация” пишется через И. Не знал. Всегда думал, что проверочное слово — приоритЕт. Когда-то мне рассказывали лингвистическую байку, которая, вполне возможно, и не имеет отношения к действительности. Что слово приоритет на латыни могло быть только в единственном числе. Что не может быть нескольких приоритетов, приоритет может быть только один. Что-то в этом есть, даже если это и неправда.

В карьере любого толкового сотрудника наступает однажды момент, когда ожидания от него превышают его возможности. Рано или поздно это наступает у каждого (подчёркиваю — толкового) сотрудника. И в этот момент он с ужасом для себя понимает, что он уже “не молодец” и не может сделать всё, что от него ожидается. Сначала он пытается хвататься за всё, жертвует сном и личной жизнью, но в итоге, может чуть позже, но проигрывает в этой схватке. Потому, что ожидания растут всё равно быстрее.

И тогда наступает время приоритизации. Правильная приоритизация — это когда вы от чего-то отказываетесь, а не что-то добавляете. Отказываться от чего-то очень болезненно. И в этом — основная трудность приоритизации. Но проблема в том, что если вы не решаетесь от чего-то отказаться явно, то отказаться всё равно придётся (неявно), только это решение будет принято не вами, а за вас.

В своё время врач Пирогов произвёл революцию в военно-полевой медицине. Во время Крымской войны он предложил сортировать раненых на подходе и опытному врачу решать, что с ними делать дальше. До этого всех раненых лечили в порядке поступления. И пока не заканчивали с поступившими ранее, поступивших позднее даже не осматривали порой.

Пирогов предложил сразу определять серьёзность ранения и тут же решать, что делать с больным дальше: отправлять на операцию сразу, откладывать в стороны, пытаться переправить в тыл, или… или оставлять умирать, так как помочь ему уже было нельзя. До Пирогова, руководствуясь гуманистическими принципами, пытались помочь всем.

Жестоко получилось? Да. Но в итоге с таким “жестоким” подходом Пирогову удавалось помочь и вылечить большее количество раненых, чем его “гуманным” коллегам.

Так же и в приоритизации задач: пытаясь помочь “всем” задачам мы тратим силы и время на те, которым всё равно суждено “умереть” и в итоге делаем меньше, чем могли бы, если бы сразу приняли тяжёлое, волевое и честное решение, что получится сделать, а что нет. Это очень непросто. Но поверьте, Пирогову было ещё сложнее.

Второй важный принцип приоритизации заключается в том, что далеко не все задачи нужно делать с полной отдачей. Считается, что 80% результата достигается за 20% усилий. На своём опыте могу только подтвердить это утверждение. Перфекционисту (а все успешные люди — перфекционисты) трудно принять, что какая-то задача будет решена не блестяще. Тем не менее, выбирая между решением задачи и провалом, лучше выбрать 80%, а не 0%.

Но важно самому принять это решение, а не положиться на судьбу. Поэтому, когда передо мной стоит 10 задач и я понимаю, что все их сделать не смогу, я в начале пути принимаю решение и делю задачи на 3 кучки:

• Те, которые я делать НЕ буду,
 • Те, которые я сделаю на 80%, потратив 20% усилий,
 • Те, которые я сделаю лучше всех.

Мне жаль отказываться от каких-то задач. Мне не нравится делать какие-то задачи без максимальной отдачи. Но я понимаю, что если попытаюсь сделать все 10, то я, скорее всего, не сделаю и пяти. Причём какие именно пять будут сделаны — решу не я, это как-то само собой случится. А вот если я с самого начала пожертвую тремя, то 7 я точно сделаю. И это будут те 7, которые выберу я сам.

И искусство состоит в том, чтобы в каждый момент времени правильно определить, как распределить задачи по этим кучкам. И этого никто лучше нас самих не знает. При этом важно не сделать одну типичную ошибку: перепутать срочность и важность. Очень часто мы в первую очередь делаем не то, что важно, а то, что срочно. Это неправильно. Выделять время нужно на важное, но не на срочное.

В этом помогает хороший способ — распределить все поступающие задачи на четыре кучки по двум осям — важности и срочности.

• Важные и срочные задачи сделать самому и сразу
 • На важные, но несрочные задачи выделить время
 • Срочные, но неважные задачи лучше или не делать вообще, или передать кому-то другому, или сделать с минимальными усилиями (потратив 20% усилий и получив 80% задач)
 • Несрочные и неважные задачи лучше сразу честно не делать вообще

Выделяя время на задачу, стоит помнить, что важно не столько выделенное время, сколько фокус. На одну и ту же задачу может потребоваться 10 минут, если вы будете в правильном настроении, с необходимыми силами, и, самое главное, хорошей концентрацией! А если будете отвлекаться, будете уставший и неготовый к задаче, то может не хватить и часа. Кстати, правильный уровень стресса тоже помогает. Если только он не мешает работать. Поэтому я часто спокойно откладываю важную задачу на последний момент, так как знаю, что приближающийся срок меня здорово мотивирует. Не забывайте и про то, что думаем мы в подсознании (чаще всего во сне), поэтому отложив задачу на следующее утро, мы выиграем во времени.