Devenir un Ninja de la productivité personnelle avec la GTD

De nos jours, il est très difficile de rester productif, alors qu’on doit faire face quotidiennement à un flux important d’information. Plusieurs méthodes ont fait leur apparition dans l’objectif de vous permettre de tirer d’avantage de notre journée , tout en respectant tous les engagements par rapport à nos divers domaines de responsabilités : travail, famille, amis, … .

L’une des principales méthodes est « Getting Things Done » ou GTD , qui a été mise en place par un Gouru de la productivité : David Allen.

Réaliser plus avec une meilleure organisation:

la clé de la GTD est de créer un environnement de concentration parfait, qui vous permet de vous focaliser sur une seule chose à la fois. ainsi donc, et pour faire face à toutes les perturbations , la GTD vous introduit un concept très simple, qui est la « boite de réception » ou bien l’INBOX.

La boite de réception est le lieu ou vous pouvez mettre toutes les choses qui peuvent interférer avec votre flux de travail. ainsi, si vous êtes entrain de travailler sur un truc bien particulier,et que vous recevez un mail necessitant une action , ou contenant des informations, alors et au lieu de le traiter tout de suite avant de revenir à votre tâche, vous pouvez ajouter une note dans votre inbox concernant cet email et continuer votre tâche. Quand vous aurez plus de temps, vous pouvez revoir tous les élements que vous avez mis dans cette boite de réception, pour décider quoi en faire par la suite.

pour chaque contexte, son action:

Un autre point fort de la méthode GTD est l’introduction de la notion de contexte. Un contexte, est le lieu ou le temps dans lequel il vous est possible de faire des actions bien définies. Vous pouvez définir un contexte pour une action, et plus tard, quand vous voulez choisir celle sur laquelle vous voulez travailler, vous pouvez choisir sur la base du contexte le mieux adapté pour votre situation. comme exemple, lorsque vous êtes en voiture, ou que vous êtes entrain d’attendre le tramway, ou le metro, et vous voulez avancer sur votre liste de tâches, vous pouvez sortir toutes celles dont le contexte est « téléphone ». Ainsi, même en étant en voiture (et biensûr sous reserve de disposer d’un kit main libre pour votre téléphone) vous pouvez toujours appeler des personnes et en même temps avancer sur votre liste de tâches.

Agenda ou prochaine action?

Dans les listes de tâches classiques, on choisi généralement de définir des dates d’échéance, même si ces dates pourraient ne pas être obligatoires et ne reflètent que notre souhait pour le jour où on veut faire ces tâches. Cette pratique peut avoir un impact négatif sur notre productivité, et peut même nous faire perdre confiance dans notre système, surtout, si on n’arrête pas de reporter les actions de la liste de ce qu’on projetait de faire tel jour, sans réussite. La GTD propose alors une solution très efficace: faire la différence entre date d’échéance et date de réalisation, et ne les définir que lorsqu’il est absolument nécessaire de le faire.

Pour La date de réalisation, celle-ci ne pourrait être définie que pour les actions qui doivent être faites dans une date précise, ni avant, ni après, comme assister à un séminaire, ou un rendez-vous. Alors que La date d’échéance ne doit être définie lorsque la réalisation de la tâche en question n’a aucun sens après ce délai, mais vous pouvez toujours la réaliser avant, comme par exemple payer une facture, ou confirmer une réservation qui risque de s’annuler après un délai.

Pour toutes les autres types de tâches, la GTD vous propose de définir les « Prochaines actions » , ou Next Action. Dans le cas d’une tâche simple avec une seule action, celle ci sera la Next Action, mais quand il s’agit d’une tâche complexe nécessitant plus d’une action (appelée projet dans le jargon de la GTD), il faut définir la première action à faire, et l’appeler Next Action. Ceci étant, les prochaines actions ne contiennent pas de dates, et vous pouvez les réaliser dès que vous en aurez l’occasion. Ceci vous évitera alors de les reporter à chaque fois , tout en vous permettant d’avoir un système très flexible.

Le système GTD au complet :

Pour mettre en place tous les éléments que nous venons d’évoquer, David Allen propose les étapes suivantes:

La collecte :

c’est l’étape qui définit quoi faire face aux différents évenements auquel on doit faire face. Un mail, un appel téléphonique, une brochure publicitaire qui contient quelque chose qui peut vous interresser, ou même si vous vous rappelez de quelque chose que vous devez faire ou si vous avez une idée sur un sujet quelconque qui vous intéresse. tous ces élements doivent être regrouper dans votre boite de réception. l’essentiel à ce stade est de se focaliser sur ce que vous êtes entrain de faire, et d’éviter de vous distraire par tous ces éléments.

le traitement de la boite de réception/l’organisation:

Durant cette étape vous devez vider votre boite de réception en analysant les éléments que vous avez collecté un par un, et de décider quoi en faire. un élément de l’inbox peut être:

• une information que vous devez garder, et donc vous pouvez la ranger avec le dossier de référence,
• Un élments inutiles que vous pouvez vous en débarassez
• Un élement actionnable, dans ce cas il faut déterminer s’il s’agit d’une tâche complexe, qui nécessite plusieurs actions, que la GTD appelle projet, ou s’il s’agit d’une tâche simple. Dans le cas d’un projet, il faut définir la première action qui doit être faite. par la suite, vous devez estimer le temps de réalisation des prochaines actions. Si celle ci necessite moins de deux minutes, alors il faut la faire tout de suite sans attendre. Sinon, vous aurez la possibilité de la déleguer, de la planifier pour un jour bien défini si nécesaire, ou de la mettre sur la liste des prochaines actions.

Le maintien du système :

Pour vous assurer que votre système continue de fonctionner de la manière la plus optimale possible, vous devez faire des révisions régulières de vos projets et actions. Dans la GTD on vous propose de faire une révision hebdomadaire durant laquelle vous allez revoir vos différents dossiers, vos projets, vos tâches, pour vous assurez que vous ne gardez que les éléments pertinents.

Pour conclure :

J’ai essayé de vous donner un aperçu de cette méthode révolutionnaire de productivité personnelle. Pour en savoir d’avantage, vous pouvez lire le livre de David Allen dans lequel il expose cette technique : Mieux s’organiser pour réussir.

Vous pouvez également utiliser l’une des applications qui reposent sur cette méthode pour vous en permettre la mise en place dans votre cas. Les outils que je recommande fortement sont : Omnifocus, qui existe sur mac et sur iphone et ipad, et 2do qui existe en plus de mac, iphone et ipad, sur android aussi. D’autre outils vous permettront plus ou moins de mettre en place un système GTD pour la gestion de vos tâches, comme toodledo, ou todoist. Dans des prochains articles, je vais essayer de vous montrer comment utiliser omnifocus pour appliquer le système GTD.

Prochaines actions :

Essayer maintenant de lire le livre Mieux s’organiser pour Réussir. Si vous ressentez que vous pouvez en tirer d’avantage de votre journée, alors ce livre va vous changer la vie.